Ad hoc werken lijkt flexibel, maar ondermijnt je productiviteit. Ontdek hoe je met een slim systeem zoals GTD of Slimmer Werken weer grip krijgt op je dag.
Waarom ad hoc werken je productiviteit ondermijnt
Snel even iets tussendoor oppakken. Een vraag direct beantwoorden. Die ene mail ‘nu toch maar gelijk doen’. Het klinkt daadkrachtig, maar wat als al die ad hoc-acties samen zorgen dat je niets écht afkrijgt?
Ad hoc werken voelt soms nodig. Je wil snel reageren, behulpzaam zijn, beschikbaar zijn. Maar het is vaak niet meer dan een reflex. Een prikkel komt binnen – mail, collega, appje – en je reageert. Zonder stil te staan bij wat er op dat moment eigenlijk belangrijk is. En precies dat ondermijnt je effectiviteit.
Wat is ad hoc werken eigenlijk en waarom is het niet handig?
Ad hoc betekent letterlijk: voor dit specifieke geval. In de praktijk betekent het: zonder plan, direct reageren op wat er nu gebeurt. Klinkt efficiënt, maar als dat jouw standaardwerkwijze wordt, ben je vooral bezig met brandjes blussen. Het is een valkuil. Hier is waarom:
- Je brein schakelt voortdurend tussen taken. Daarmee verlies je tijd en focus.
- Je werkt reactief, niet proactief. Je laat je dag bepalen door anderen.
- Je mist overzicht. Wat was ook alweer je belangrijkste taak vandaag?
- Je voelt je aan het eind van de dag druk, maar niet voldaan.
Tussen impuls en actie zit winst
Tussen de impuls (ik zie een mail) en de actie (ik beantwoord hem) zit een keuzemoment. En dat moment is goud waard. Door heel even stil te staan, kun je:
- Bewust kiezen of je dit nu gaat doen of later
- Bedenken of dit eigenlijk wel belangrijk is
- Beter plannen wanneer je dit gaat oppakken
Dit is de essentie van slimmer werken: niet minder doen, maar bewuster doen. En dat lukt beter met een systeem dat je helpt organiseren en prioriteren.
Hoe voorkom je ad hoc werken?
Je hoeft niet je hele karakter te veranderen. Met een paar slimme gewoontes voorkom je al veel impuls-reactiegedrag. Denk aan:
1. Wees niet beschikbaar voor onderbrekingen. Verzamel eerst, beslis later
Zorg ervoor dat je zo min mogelijk gestoord wordt. Zet meldingen en appjes uit, maak afspraken met collega’s over wanneer je elkaar aanspreekt en wanneer niet. Zorg dat er niet automatisch nieuwe mail binnenkomt. Op deze manier zijn er geen impulsen die je moet leren managen.
2. Maak bewuste keuzes
Plan vaste momenten om je inbox of takenlijst door te nemen. Vraag jezelf af:
- Wil ik hier iets mee?
- Wanneer is het beste moment?
- Is dit iets voor mij of voor iemand anders?
3. Groepeer je acties
Door vergelijkbare taken te bundelen (bijv. bel-taken, leestaken, overlegpunten met Hilde), werk je efficiënter. Je schakelt minder en blijft langer in dezelfde focusmodus. Je brein houdt van ritme. Door taken te groeperen, blijf je in dezelfde denkmodus en dat werkt een stuk efficiënter.
4. Plan op jouw ritme
Gebruik je energie slim. Plan focuswerk in de ochtend als je scherp bent. Bewaar routineklusjes voor later op de dag. Zo werk je niet alleen efficiënter, maar ook effectiever.
Een voorbeeld uit de praktijk
Stel: je krijgt een mail met een vraag die je niet direct kunt beantwoorden. In plaats van meteen te reageren of het te laten liggen, zet je het op je “Bespreken met Hilde”-lijst. Tijdens jullie vaste overlegmoment loop je de lijst door. Geen losse flodders meer, maar gestructureerde communicatie. Hoe mooi is dat?
Voorkom reflex-denken: werk met een systeem
Zonder systeem bepaalt de waan van de dag je agenda. Je inbox, je collega’s, je telefoon – allemaal trekken ze aan je aandacht. Maar met een systeem – zoals GTD of Slimmer Werken – heb jij de regie:
- Je verzamelt alles wat je aandacht vraagt
- Je beslist wat ermee moet gebeuren
- Je organiseert het logisch
- Je reflecteert regelmatig op je planning
- Je voert uit wat op dat moment het beste past
En nee, je hoeft geen perfect systeem op te zetten. Begin klein. Maak bijvoorbeeld vandaag nog een lijstje met taken die je vaak ad hoc oppakt. En bedenk wanneer je die voortaan slim kunt plannen.
Conclusie: ad hoc is geen strategie
Ad hoc werken lijkt flexibel, maar is vaak gewoon ondoordacht. Het maakt je dag druk, maar niet productief. Door tussen impuls en actie even stil te staan – en slim te organiseren – krijg je rust, overzicht én resultaat.
Wat kun je nu doen?
Pak een notitieboekje of open je takenapp en maak drie lijsten:
- Dingen die je moet bespreken met collega’s
- Bel-taken die je nog moet doen
- Leestaken of documenten die je moet bekijken
Plan één moment vandaag om één van die lijsten af te werken. Zo zet je de eerste stap van ad hoc naar aandacht.
Meer lezen? Hoe je overzicht houdt bij ad hoc werk
