“Koffie doen?”
Een open vraag is zo gesteld in een e-mailtje. Maar beantwoorden kost heel veel tijd.
Je krijgt ze vast ook weleens: een collega of een klant zit ergens mee vast en mailt jou een compact mailtje. Bijvoorbeeld ‘De aanpak die we in het vorige gesprek bespraken, werkt niet. Wat doe ik verkeerd?’ Of soms een wat opener voorstel van iemand uit jouw netwerk om eens koffie te doen binnenkort. Waar, wanneer, waarover? Zo’n mailtje beantwoorden betekent nog een paar keer op-en-neer mailen voor de broodnodige context.
Als je veel via e-mail samenwerkt, komt er ook weleens een opdracht naar jouw kant. Soms zijn die niet erg concreet.
“Kun jij eens iets op papier zetten over ons nieuwste product?” Natuurlijk kan dat. Als je dan zo’n mail beantwoordt, is de kans groot dat je net niet helemaal aan het verzoek voldoet. Jij komt met één lekkere compacte alinea, terwijl de ander dacht aan een tekst voor de website of voor de pdf met het productoverzicht. Moeite voor niks gedaan. Met alle frustratie van dien.
Stel je voor dat je een erg overzichtelijk e-mailbeleid hanteert: e-mails met open vragen zijn onderwerp voor een gesprekje en krijgen geen inhoudelijk antwoord. Duidelijk en bijzonder efficiënt.
E-mail is snel en makkelijk, dat is een voor- en nadeel
Samenwerken via e-mail heeft veel voordelen, maar is ongeschikt voor complexere zaken.
E-mail is snel, goedkoop, werkt ook als je elkaar niet live kunt spreken, en kan zo’n beetje overal vanaf elk apparaat. Maar voor complexere zaken is het ongeschikt. Voor complexere zaken mis je de mogelijkheid op elkaar te reageren; de interactie die nodig is om tot nuances te komen. De rijkheid die je in gesprekken hebt van intonatie, gezichtsuitdrukkingen en pauzes ontbreekt. Voor een praktische vraag onnodig, maar voor iets dat ingewikkeld is of bijvoorbeeld gevoelig ligt, is dat wezenlijk voor vlotte interactie.
Als je iemand een verzoek doet of opdracht geeft, kan het voor jou helder zijn wat er nodig is, maar is het voor de ontvanger duidelijk?
Je hebt behoefte aan iemand die aan de collega’s die pas in dienst zijn, iets vertelt over jouw afdeling. Dat kan Fred wel doen! Even een mailtje naar Fred. Maar hoeveel informatie heeft Fred nodig om hier mee aan de slag te kunnen? Maak je een hele lange e-mailbriefing of stuur je een korte opdracht? Of iets ertussenin?
Te lang, dan bespreken
Je kunt een aantal acties nemen om die lange en open e-mails aan te pakken.
- Hanteer een overzichtelijk e-mailbeleid: e-mails die een heldere vraag bevatten en kort te beantwoorden zijn, beantwoord je. Langere e-mails, complexe zaken, open vragen? Daarvan maak je een bespreekpunt. Je maakt geen uitgebreide antwoorden met scenario’s en raakt niet verzeild in allerlei op-en-neer e-mails om te verhelderen wat er nu precies aan de hand is.
- Bespreek dit e-mailbeleid in teams of projectgroepen waarmee je veel werkt en stel iedereen voor hetzelfde te doen. Daarmee wordt e-mailcorrespondentie voor snelle antwoorden of om zaken te agenderen. Misschien is dat een mooie aanleiding om het e-mailgebruik eens te stroomlijnen en te bespreken wat slimme afspraken zijn voor een e-mailetiquette.
- Laat de verzender weten dat je het punt wil bespreken. Stel een moment voor. Een antwoord als “Goed punt. Bespreken we later vandaag” of “We zien elkaar vrijdag. Laten we dit dan even bespreken”. De ander weet wat de status is en kan erop vertrouwen dat de kwestie snel genoeg vervolg krijgt.
- Maak een standaardmailtje met deze tekst en zorg dat je dat automatisch kunt versturen. Dat kan bijvoorbeeld door er een Snelle stap in Outlook van te maken of een “ingeblikte e-mail” in Gmail. Of gebruik een programma als Fingertips, waarmee je met een afkorting een hele tekst tevoorschijn tovert.
- Houd voor personen die je vaak ziet, terugkerende besprekingen of teams een bespreekpuntenlijst bij. Dan kun je zaken die jou te binnenschieten, die uit gesprekken komen of die via de mail binnenkomen, organiseren rond de betreffende personen of teams of vergaderingen. Zie je iemand waarvoor je een lijstje hebt of bereid je een gesprek met iemand voor, dan pak je jouw bespreekpuntenlijst erbij. Die personen zijn dan in Getting Things Done-termen een context.
- Werk je veel samen met iemand? Maak dan een terugkerende agenda-afspraak waar je beide punten in noteert. Dan heb je een parkeerplaats en zie je beide welke zaken je nog op te lossen hebt.
Maak vandaag nog je standaardmailtje om aan te kondigen dat de ontvangen lange e-mail gepromoveerd is tot bespreekpunt.
