“Nu ik je toch zie…”
Voor degenen die gewend waren regelmatig op dezelfde locatie als teamgenoten te zitten, is er een belangrijke meerwaarde van samenwerken weg. De mogelijkheid om elkaar spontaan wat te vragen of even een ad hoc-brainstorm te doen, heb je niet als je op afstand werkt. Soms is iemand zien net dat zetje dat je geheugen nodig had om je aan een gezamenlijke taak te herinneren “Nu ik je toch zie…” Als ontvanger van allerlei ad hoc-vragen kan het je natuurlijk behoorlijk van je geplande werk afhouden. Als je op afstand werkt, is het daarom handig voor een aantal mensen een bespreekpuntenlijst te maken.
Maak een bespreekpuntenlijstje
Het is typisch zo’n eenvoudige gewoonte die stiekem erg goed werkt: voor collega’s, partners, accounts, teams of bijvoorbeeld een terugkerende vergadering een bespreekpuntenlijstje maken. Elke keer dat je een vraag of kwestie te binnenschiet, voeg je die aan die lijst toe. Wordt de lijst lang, dan spreek je af en heb je meteen een agenda. Heb je een regelmatige dagstart samen, wat op afstand nog waardevoller is dan wanneer je bij elkaar zit, dan bespreek je jouw punten. Of je plant in de dagstart een afspraakje met iemand als het wat ingewikkelder is.
Waar maak je jouw bespreekpuntenlijst?
Een bespreekpuntenlijst maak je door bijvoorbeeld een label te maken voor bepaalde personen of teams in je mail, takenmanager of notitieprogramma. De meeste software heeft de mogelijkheid een tag, label, categorie of iets dergelijks toe te voegen. Eventueel deel je die lijst met de ander(en) door er een gezamenlijke agenda-item van te maken of een gedeelde lijst in je takenmanager of notitieprogramma. Mocht je niet de juiste software hebben, dan kun je ook in je notities de naam van mensen en teams consequent met een x of een vreemd teken typen, bijvoorbeeld Fredx of @Sales. Als je dat zoekt, krijg je alleen jouw labels. Zoek op dat label als je een gesprek voorbereid of wil overzien wat er speelt in die samenwerking.
Wat zet je op je bespreekpuntenlijst?
Op zo’n lijst kan alles: een concrete vraag, een thema, een mailtje, een aarzeling die je rond een bepaald project hebt. Vaak is zo’n bespreekpunt niet in één keer afgehandeld, maar volg je een tijdje de ontwikkeling. Zo kan wat frictie in een project besproken worden en neemt een aantal mensen acties en doe je een week erna een vervolgbespreking. Vragen als “Hoe was het gesprek met Penske gegaan?” of “Hoe staat het ervoor met het project voor Vandelay?” is concreet genoeg.
Een bespreekpuntenlijst werkt ook als trigger
Bekijk regelmatig de lijst met namen en sta bewust stil bij de vraag of er iets speelt, iets je aandacht heeft in die specifieke samenwerking. Vaak kan bewust naar een naam kijken ertoe leiden dat je geheugen zaken tevoorschijn haalt. Opeens herinner je dat iemand een belangrijk gesprek met een klant had of een voorstel zou maken en jou zou sturen. Of wil je simpelweg een compliment maken voor de samenwerking van de afgelopen week.
Versterk je workflow!
Als je de bespreekpuntenlijst nog niet gebruikt is het nu, als je meer op afstand werkt, een handige toevoeging aan je workflow. Het is echter ook waardevol als je elkaar weer vaker ziet om elkaar niet voortdurend te storen als jou iets te binnenschiet en daar een primaire reactie van iemand anders op te krijgen die eigenlijk met heel iets anders bezig was.
Door niet-urgente punten op te sparen en een geschikt moment te gebruiken om alles systematisch aan te pakken, heb je betere gesprekken en is het minder een onderbreking voor de ander. In sommige bedrijfsculturen heerst een sfeer van onmiddellijkheid waardoor alles urgent en ad hoc is en niet-urgent werk, lange termijnklussen en ander gepland werk vaak naar achteren schuift. Met bespreekpunten verminder je zo’n cultuur van onmiddellijkheid.
Zoek eens uit waar jij je bespreekpunten bij kunt houden en maak eens een lijstje met de voor jou belangrijkste personen.
