Ik ben er even niet
Je hebt input van Fred nodig voor een analyse die je maakt.
Hè, out of office…. Wat nu? En meer dan dat hij over 3 weken terug is, weet je niet. Balen, want nou kan jij ook niet verder met je werk.
Als Fred terugkeert, is jouw e-mail lang niet de enige in zijn mailbox.
Je bent vast niet als eerste aan de beurt in de verzameling e-mails waarvan sommige al opgelost zijn en andere niet. Wat mag je daar nog van verwachten?
Een duidelijk afwezigheidsbericht helpt de afzender en de ontvanger.
Hoe zou het zijn als jij een afwezigheidsbericht stuurt, waarin voor de ontvanger precies duidelijk is wat de (on)mogelijkheden zijn om nog tijdens jouw afwezigheid verder geholpen te worden? Dat er bij hen geen twijfel is over de actie die ze kunnen ondernemen? Dat maakt het voor jou ook makkelijker om tijdens je vakantie onbereikbaar te zijn en na je vakantie je inbox weer leeg te maken.
Wie is er wél?!
De meeste mensen denken niet echt na over hun afwezigheidsbericht of ze doen dat niet tijdig genoeg.
Na al het werk dat je nog afgerond hebt, is het een van de laatste dingen die je instelt vlak voor je vertrekt. Geen wonder dat het dan niet het meest briljante bericht wordt. Het is als een bordje op de deur van de winkel “Wegens vakantie gesloten” dat de bediende omdraait bij vertrek.
Voor wie schrijf je dit bericht eigenlijk?
Denk na over je afwezigheidsbericht, zodat ontvangers ervan precies weten wat ze moeten doen.
- Voor wie schrijf je dit bericht? Met andere woorden: welke groepen mensen sturen jou
e-mails en wat moeten die wel of niet weten over jouw afwezigheid? In de meeste e-mailprogramma’s kan je verschillende berichten instellen voor afzenders binnen en buiten je organisatie.
- Wees duidelijk. Wat wil je dat de lezer doet of weet? Het is wel helder dat jij er even niet bent. Maar voor de ontvanger van je bericht is het handig als duidelijk is wat er tijdens of na je afwezigheid met de e-mail gebeurt. Ook mogelijkheden om elders een vraag te stellen, boodschap door te geven of klacht in te dienen kunnen handig zijn.
- Welke toon klopt bij jouw bericht? Afhankelijk van je functie en het soort e-mails dat je krijgt, pas je de toon aan. Komen er op jouw e-mailaccount mogelijk klachten binnen, dan is een vrolijk bericht dat jij lekker weg bent een toon die niet past bij waar de ontvanger zit. Wat past bij jou, je functie en je organisatie?
- Wat doe je met andere kanalen waarop je bereikbaar bent? Als je een aparte werktelefoon hebt, laat je die dan thuis of gaat ‘ie mee? Je privé e-mailadres? Pas je je status op apps als WhatsApp of Telegram aan? Ben je voor je werk ook actief op Twitter, Facebook, Instagram? Wat doe je daarmee? De standaardregel is ‘niet op social media laten weten dat je op vakantie bent’ (want iedereen kan meelezen). Kan iemand het overnemen als het per se bijgehouden moet worden?
- Een discussiestarter… Steeds vaker horen we out of office berichten met als strekking ‘dit bericht wordt verwijderd, je kunt tijdens mijn afwezigheid terecht bij (…).’ Het idee is dat de ontvanger na de vakantie uit de vele e-mails niet wijs wordt, dus liever alles verwijdert. En de verzender wordt sneller geholpen door nu iemand anders te benaderen. Als dat geen optie is, dan is de vraag de e-mail opnieuw te sturen na terugkeer van de ontvanger. Een idee?
Schrijf een duidelijk afwezigheidsbericht door tijdig na te denken over publiek, inhoud en toon ervan.
Meer instructies en tips vind je in de complete Out of Office checklist. Die checklist is onderdeel van de Meereffect vakantiebooster.
