Idee? Hebbes!

dreamstime_xs_7654992[1]Als kenniswerker komt er veel stuff op je af: taken, invallen, projecten waar je iets mee wilt. Of je nu het laatste pak melk uit de koelkast pakt en je dus melk moet kopen, of aan je whiteboard allerlei acties bedenkt: het is allemaal stuff. Waar laat je dat allemaal? Wat zeker niet werkt, is het proberen te onthouden of het zoveelste lijstje starten.

Hoe zou het zijn als je een aantal vaste verzamelgewoontes had, die jou helpen om, waar je ook bent, vast te leggen wat je maar wilt zonder verder nadenken? Dat doe je met middelen die je lekker vindt werken en waarvan je 100% zeker weet dat je ze weer gaat terugzien. Geen idee gaat verloren en geen actie ontsnapt aan je aandacht, terwijl je hoofd lekker leeg blijft.

Geen knoop in je zakdoek

  • Al het interessants dat je hoort, proberen te onthouden is geen oplossing. Met veel oefening kán je je geheugen trainen, maar dat kost zoveel inspanning. En wat is de kans dat jou precies op het goede moment die ene quote of die ene actie weer te binnenschiet? Meestal schieten acties je te binnen als je er nét even geen actie op kunt nemen of als het te laat is.
  • Het is ook zonde van je denkkracht om te proberen van alles te onthouden. Uit onderzoek blijkt dat het moeilijker is om beslissingen te nemen of creatief te denken naarmate je meer aan je hoofd hebt. Kortom, gebruik je hoofd om over zaken na te denken en niet om aan dingen te denken.
  • Als kenniswerker krijg je op allerlei plaatsen en momenten ideeën en besluit je tot acties. Je moet bedenken hoe je voor al die plaatsen en tijdstippen iets hebt, waar je je ideeën, doelen, taken, etc. kunt dumpen. Er moeten overal “emmertjes” staan die je kunt vullen. En die emmers mogen niet “lek” zijn, want dan gaat je hoofd je weer aan van alles herinneren op momenten dat je het eigenlijk niet kunt gebruiken.

Overal emmertjes

Wat je als kenniswerker nodig hebt, is een aantal verzameltools. Dat zijn die spullen die jou gaan helpen om wat je aan nuttigs hoort of bedenkt vast te leggen. Dat kan een mooi notitieboekje zijn of een app op je smartphone. Het is nodig om voor alle plaatsen waar stuff op je afkomt, te bedenken hoe je daar stuff gaat vastleggen.

Niet te veel en niet te weinig

  • Voor die verzameltools geldt dat je er niet teveel moet hebben. Je moet immers die verzamelplaatsen legen en de stuff verwerken, dusdanig regelmatig dat je de verzameltools gaat vertrouwen. Heb je teveel tools, dan ga je er misschien een aantal vergeten te legen en dat ondermijnt je vertrouwen in die verzamelplaatsen, waardoor gedachten langzaam weer terugkeren in je hoofd. Daarnaast wil je, als je iets wilt noteren, niet nadenken waar je dat ook alweer gaat doen, maar automatisch dat ene kaartje pakken of de juiste app starten. Gewoonten besparen denkkracht.
  • Voor die verzameltools geldt aan de andere kant dat je er niet te weinig moet hebben. Als het whiteboard op je werkplek jouw externe geheugen is, is dat lastig als je onderweg bent of in een vergadering zit. Zorg dat je voldoende verzameltools hebt om op alle plaatsen waar je aan de slag bent, makkelijk stuff kwijt te kunnen. Zit je veel in gesprekken of in de auto, dan is dat iets om rekening mee te houden bij het kiezen van verzameltools.
  • Ga na waar stuff op je afkomt en wat je kunt gebruiken om daar stuff te verzamelen.

Gebruik tools die je graag en makkelijk gebruikt, zodat je snel kunt verzamelen:

  • Papier is een klassieker, waar veel kenniswerkers graag mee werken. Het vraagt weinig onderhoud en is snel te gebruiken. Daarnaast vinden veel kenniswerkers bepaalde notitieboeken of pennen ook nog eens erg fijn werken.
  1. Een klein notitieblok is een handige manier om snel ideeën of taken vast te leggen.
  2. Als je graag een boekje gebruikt, zijn de beroemde Moleskins al jaren een oplossing. Boeken met harde kaften in diverse formaten en met diverse papiersoorten, die aantekeningen maken makkelijk maken. Voor de degenen die digitaal willen werken heeft Moleskin samen met Evernote een notitieboek gemaakt: op papier verzamelen en digitaal verwerken.
  3. Notes Usem-kaartjes zijn kaartjes op creditcard-formaat die in een bakje of een klein houdertje makkelijk mee te nemen zijn. Ze schrijven erg plezierig en zijn makkelijk te bewaren of aan iemand anders mee te geven. Met enkele kaartjes in je agenda en je portemonnee en een kleine pen kun je snel verzamelen.
  • Iets inspreken kan op veel plaatsen en soms ook handsfree, wat vooral voor automobilisten een wezenlijke voorwaarde voor verzamelen is.
  1. Bel jezelf en spreek iets in. Je voicemail laat duidelijke sporen na.
  2. Gebruik een memorecorder of de memorecorder app van je smartphone. Veel smartphones laten je de opname doorsturen, zodat je er een gewoonte van kunt maken na het inspreken het bericht toe te voegen aan je mailbox. Sommige apps, zoals Mindtoss of Evernote, laten je spraaknotities inspreken en naar een vaste inbox sturen.
  3. De spraakcommando-functie van je smartphone kan je helpen een bericht naar jezelf te sturen of een herinnering vast te leggen.
  • Apps en programma’s kunnen helpen om te verzamelen, zoals mails naar jezelf of lichte notitie-apps die je helpen dat snel te doen. Dan hoef je niet je mail of Evernote te starten. Denk aan Drafts, Jotter, Captio, afhankelijk van het platform waar je op zit.
  1. Fingertips laat je zonder Outlook te openen taken toevoegen.
  2. Aan je desktop kun je met Fingertips taken toevoegen aan Outlook zonder Outlook te openen. Met enkele korte commando’s dump je je idee en werk je door. Nagenoeg alle systemen kennen ook digitale post it’s, die geschikt zijn voor een snelle minddump. Tenslotte kan op je bureaublad een eenvoudig recht-toe-recht-aan tekstbestand ook voldoende zijn om gedachten in kwijt te kunnen.
  • In je internetbrowser heb je toepassingen waarin je artikelen kan opslaan, zodat je ze later kunt lezen. Denk aan de webclipper van Evernote, Instapaper of Pocket. Deze leeslijsten zijn makkelijk te vullen en kunnen daarmee ook makkelijk de digitale tegenhanger van de stapel leeswerk op je bureau worden. Voor alle verzamelplekken geldt dat ze regelmatig geleegd moeten worden, dus ook deze.
  • Degenen die visueel ingesteld zijn, kunnen van hun smartphone de camera gebruiken en flipover-vellen, whiteboard brainstorms, boekenkaften of een tafel gevuld met post it’s fotograferen om die input later te verwerken.
  • Beslis voor al je verzameltools wanneer je ze leegt. De mail inbox zie je doorgaans regelmatig, maar neem ook vaste momenten in je werkdag of -week op om je notitieboek en dergelijke te legen. Uiterlijk tijdens je Wekelijks Onderhoud leeg je de verzameltools waar je tot dan toe nog niet aan toe was gekomen.
  • Ga in je Wekelijks Onderhoud na of er verbeteringen in je verzamelgewoontes zijn. Kijk terug in je agenda waar je zoal was en hoe je daar de stuff die op je afkwam, hebt verwerkt. Heb je genoeg emmertjes? En zijn ze niet lek?

Wat zijn jouw verzamelgewoonten? En welke verzameltools ga je waar inzetten?

Gratis GTD mini-training

© Copyright 2005-2019 meereffect, alle rechten voorbehouden.

Naar boven