Klim op je gereedschapskist

dreamstime_xs_56719863Op de gereedschapskist

In de bouw bestaat er zoiets als de ‘toolbox meeting’. De voorwerker klimt op zijn gereedschapskist en legt iets uit dat voor iedereen relevant is. Bijvoorbeeld een manier om nieuwe ongevallen te voorkomen, een bijzondere instructie bij materialen of gereedschap of nieuwe werkmethoden. Daarna gaat iedereen weer geïnformeerd aan de slag om veiliger en beter te werken. Hoe vaak worden in een kantooromgeving bepaalde gezondheidsrisico's besproken? Of handige adviezen over 'gereedschap' of slimme werkmethoden ter tafel gebracht?

Elk team heeft wel iemand die net even handiger is met zijn mailprogramma of het CRM-pakket of die zijn aantekeningen wél altijd terug kan vinden. Iemand die niet dezelfde irritaties lijkt te hebben rond die verschrikkelijke pakketten waar je mee moet werken. Zo iemand is de anderen vaak een stapje voor.

Hoe zou het zijn als je met regelmaat inzichten en kennis zou delen in jouw team om het werk beter, sneller en met minder stress te laten doen?

De inhoud in

Veel professionals hebben zo hun gewoonten. Dat merken we tijdens trainingen als we veranderingen voorstellen. Dat roept spanning op. Bijvoorbeeld om niet uit je inbox te werken, je agenda niet te vullen met wat je hóópt te doen of niet gewoon gaan zitten vergaderen, maar eerst na te denken over een Gewenste Uitkomst. Dus als een collega gaat vertellen hoe jij je e-mail bij kunt houden, leidt dat vaak tot enig verzet.

Stilstaan bij de basics van je werk kan voelen als een te praktisch onderwerp voor professionele uitwisseling. Leren hoe je Outlook beter kunt gebruiken, is wel heel operationeel. Of met elkaar bespreken hoe je aantekeningen van besprekingen maakt en verwerkt, is meer voor junioren die net starten met hun werk.

Er zijn veel plekken waar kenniswerkers lijken te accepteren dat ze niet zo goed overweg kunnen met hun hard- en software. "Ik ben niet zo digitaal." Of waarbij techniek kennen voorbehouden lijkt aan jongeren. Als je meerdere uren per dag met Outlook werkt, is het vreemd te accepteren dat je er eigenlijk niet zo veel mee kunt.

Alles kan altijd beter

Zo gewoon als het in de maakindustrie is om te zoeken naar betere methoden om te werken en gereedschap goed en veilig te gebruiken, zo aantrekkelijk zou het ook voor kenniswerkers moeten zijn. De zoektocht naar verspilling zou ook voor kenniswerkers als inspiratiebron moeten gelden. Hoeveel lekkerder werk je als je handig bent met bepaalde software en er niet tegen opziet? Hoe werk je als je in control bent over je actielijst en weet hoe je je beste werk doet?

Momenten van reflectie, zoals we die bij GTD kennen, kunnen je helpen je werk goed te doen en ze zijn een logisch moment te zoeken naar de frictie die je wil oplossen. Tijdens het Wekelijks Onderhoud kun je eens zoeken naar aspecten van je werk die jou hinderen, bijvoorbeeld je e-mailinbox die te vol is, onhandig gearchiveerde bestanden, dat ERP-systeem waar je eigenlijk niet zoveel uithaalt of vergaderingen die te weinig gericht zijn.

Ben jij degene die zich regelmatig in productiviteit verdiept, deel dan jouw adviezen. Wat zouden drie concrete en makkelijke tips zijn die iedereen een voorsprong opleveren? Ga er vooral niet te snel van uit dat wat jij handig doet gewoon is. E-mailregels, sneltoetsen, Wachten Op items beter vastleggen of bijvoorbeeld tips om effectievere telefoongesprekken te voeren?

Zoek naar bronnen die je gestaag van handige adviezen kunnen voorzien, zoals de meereffect-artikelen, boeken over productiviteit bij managementboek of blogs in jouw werkveld. Door regelmatig nieuwe inspiratie op te doen, houd je het proces levendig.

Maak een terugkerend agendapunt van overleggen over hoe je je werk sneller, beter en leuker kunt doen. Iedereen deelt dan een tip, wat advies of een idee. Hiermee is er structureel aandacht voor productiviteit.

Zorg dat je elke week een beetje slimmer, leuker, eleganter of sneller je werk doet dan de week ervoor, door elke week iets te verbeteren, groot of klein.

Gratis GTD mini-training

© Copyright 2005-2019 meereffect, alle rechten voorbehouden.

Naar boven