Ode aan de hand-out

"30 minuten is uiteraard veel te kort..."

Sommige sprekers beginnen er al mee: 30 minuten is natuurlijk te kort om echt in te kunnen gaan op mijn onderwerp. Je vraagt je af waarom de spreker dan de uitnodiging aangenomen heeft. Na zo’n valse start is het de vraag wat er dan in die 30 minuten wél kan.

Het einde van de toegemeten tijd van de presentator nadert, maar uit niks blijkt dat de afronding nabij is. Het publiek wordt onrustig. Of de presentatie nu onderdeel van een vergadering is of dat op een conferentie de eindtijd overschreden wordt, het levert iedereen problemen op.

Het klassieke einde van een presentatie is een vragenrondje of een discussie. Daarmee is er nog minder regie op de eindtijd. Het einde van de presentatie wordt dan makkelijk rommelig: een aantal toehoorders heeft een andere afspraak, moet weg en de discussie aan het eind gaat tussen enkelen terwijl anderen onrustig wachten.

Stel je voor dat jouw presentatie wel een scherpe invalshoek heeft en jij dus een afgemeten hoeveelheid materiaal hebt. Dat je jouw doel primair al bepaald hebt. En dat je met dat doel in gedachten bepaalt wat je wilt vertellen en wat je op een andere manier deelt.

Dia 21 van 151

Veel sprekers worden gevraagd, omdat ze deskundig en gedreven zijn. Twee eigenschappen die waardevol zijn, maar die nogal eens in de weg staan voor een strenge blik op de inhoud van een presentatie. De deskundige zal het lastig vinden iets dat ook interessant en relevant is, niet te vertellen. Schrappen in teksten of presentaties noemen we niet voor niets Kill your darlings.

In veel presentaties wordt het communicatiekanaal beperkt tot de vertoonde dia's en het gesproken woord. Er zijn veel meer manieren om voor, tijdens en na de presentatie met het publiek aan de slag te gaan. Alles wat mogelijk relevant is op dia's zetten en willen noemen, leidt tot een overvolle presentatie.

Er is leven na de presentatie

Een presentatie is te stroomlijnen: welke frictie kun je weghalen, waardoor je met minder energie meer opbrengst hebt? Minder dia's, meer focus. Maak vanuit het doel van de presentatie vervolgkeuzes. Maar hoe pak je dat aan?

  • Houd één ding scherp voor ogen: Wat moet iedereen die aanwezig was zo kunnen herhalen als dé centrale boodschap van jouw presentatie? Wat is de Gewenste Uitkomst? Als dat duidelijk is, kan alles wat die ene gedachte niet direct steunt, uit je dia's en uit je verhaal. Alleen wat per se nodig is om die rode draad te illustreren, mag in je presentatie.
  • "Wees een curator. Vul geen pakhuis." Een goede tentoonstelling heeft een centraal idee, waar elk individueel werk aan bijdraagt. Dat kan betekenen dat een mooi kunstwerk niet de tentoonstelling haalt omdat het afleidt, te veel aandacht opeist of de lijn breekt. Zorg dat je presentatie het werk van een curator is: alles wat erin zit hoort erin vanuit het centrale idee. Goede ideeën die er niet per se bij horen sneuvelen.
  • Een goede manier om meer te delen met je publiek is de hand-out, oftewel een tekst die je de deelnemers meegeeft. De hand-out kan alles bevatten wat verder interessant is: aanvulling, detaillering, contactgegevens, bronnen en naslag.
  • Een mooie hand-out maakt een onrustige vragenronde aan het eind overbodig. Veel vragenrondes worden door enkele assertieve deelnemers gevuld. Vaak wordt elke vraag die opkomt direct aangepakt, dus wie eerst komt wordt het eerst bediend. Het is lastig om binnen de tijd te blijven met een rondje vragen. Zet daarom in de hand-out antwoorden op veelgestelde vragen of verwijs naar mogelijkheden om het gesprek voort te zetten zoals e-mail, fora of websites.
  • Een hand-out is een kans om verdere implementatie aan te bieden. Een presentatie kan een piekervaring zijn, waarna het publiek zijns weegs gaat. In een hand-out kun je twee à drie concrete tips geven, een stappenplan of een checklist. Kortom, van alles om de impact van je presentatie te vertalen naar vervolgstappen.

Heb het doel van jouw presentatie scherp voor ogen en gebruik de hand-out om extra's te bieden aan je publiek.

Gratis GTD mini-training

© Copyright 2005-2017 meereffect, alle rechten voorbehouden.

Naar boven