Op de plaats rust

dreamstime_xs_51033909[1]

Sommige werkdagen eindigen zo abrupt dat je pas ’s avonds op de bank de film terugdraait. Een vergadering loopt uit, je moest eigenlijk ook nog een e-mailtje sturen maar ook op tijd naar huis, maar er staat een file… Dan kan het zijn dat je 's avonds op de bank pas tot rust komt. En dan schiet er van alles te binnen: die laatste e-mail, had ik daar nou de bijlage wel aan toegevoegd…

 

Druk, druk, druk!

Je werkt vast ook in een dynamische omgeving. Een omgeving waarin het makkelijk is meegesleept te worden door wat er allemaal gaande is. Er gebeurt van alles op een dag aan telefoontjes, e-mails, mensen aan je bureau, nieuws op interessante sites, etc. In zo'n dag kun je makkelijk opgaan en pas aan het eind ervan realiseren wat je ook alweer wilde.

Klaar? Start!

Hoe zou het zijn als je een dag ontspannen, bewust en met volle aandacht start? Dat je kraakhelder voor ogen staat wat je die dag aan taken wilt doen, welke afspraken je hebt en wat je niet wilt doen die dag, bijvoorbeeld de ochtend in je inbox werken. Aan het eind van de dag laat je alle hectiek en dynamiek weer van je afglijden en sluit je met volle aandacht je dag af. Wat is af, wat nog niet, wat betekent dat, nog bijzonderheden vandaag? En dan ontspannen en in control naar huis.

Zoveel te doen!

Voor veel kenniswerkers voelt reflectie niet als werk. Het is lekkerder om aan de slag te gaan, taken te doen, de e-mail weg te werken of te bellen, dan om een pas-op-de-plaats te doen. Zeker aan het begin van de dag voelt dat voor een aantal van ons alsof je geremd wordt. Hoe zeer werk plannen ook bij je werk hoort, het kan voelen alsof het dat niet is.

Het kan lastig zijn om te bepalen wat je precies doet als je aan reflectie doet. Als je de dag wilt starten met een dagstart, wat doe je dan precies? Zonder een checklist of agenda kan het snel voelen alsof je maar wat doet.

Even opstijgen

In Getting Things Done vragen we je van tijd tot tijd het werk neer te leggen en een pas-op-de-plaats te maken. Ontstijg het dagelijkse werk en alle kabaal en kijk eens naar je werk, je lijsten, je agenda. Een cruciaal onderdeel van reflectie is het Wekelijks Onderhoud. Maar je kunt ook veel kortere vormen van reflectie inzetten die veel waarde hebben.

  • Je kon al eerder lezen hoe je met 18 minuten je dag bewuster start, doormaakt en afsluit. Tijdens de dagstart bekijk je je agenda, je Eerstvolgende Acties lijst en je Wachten Op lijst. Wat kun je vandaag redelijkerwijs doen? Waar moet je op letten om niet te doen? Check dit aan het eind van de dag en eventueel tussendoor.
  • Maak er een gewoonte van te schrijven op momenten die voor jou uitkomen, bijvoorbeeld 's ochtends vroeg, in de trein naar je werk, na het eten. Puur voor jezelf. Noteer gedachten, reflecties, doelen, ambities, waarnemingen, tips aan jezelf. Bekijk deze aantekeningen in je Wekelijks Onderhoud en koppel waar mogelijk Eerstvolgende Acties aan de notities. We noemen dat journaling. Er zijn ook journals die je een vast aantal vragen voorleggen, die je elke dag beantwoord. Eén ervan is het 5 minute journal, waarin de nadruk op positieve ervaringen ligt.
  • Maak er een gewoonte van om, met name als je dag plots anders loopt, een vergadering veel langer duurt dan gepland of je een hectische dag afsluit, een pas-op-de-plaats te doen.Check voor je doorgaat je agenda, Eerstvolgende Acties lijst, Wachten Op lijst. Maak eventueel aantekeningen naar aanleiding van wat je allemaal gedaan hebt. Voorkom dat je acties doet, terwijl je hoofd nog met andere zaken bezig is, zoals het gesprek van zojuist.
  • Je verzamelt de hele dag door allerlei stuff. Van alles waar je iets mee wilt doen, moet doen of kunt doen noteer je of typ je in. Vergeet niet om ook stuff te verzamelen over hoe je werkt. Maak een aantekening als je vaker ongestoord kan werken, wilt weten hoe je langer geconcentreerd kunt werken, merkt dat je een aantal Eerstvolgende Acties niet concreet genoeg geformuleerd had. Verwerk deze stuff tijdens je Wekelijks Onderhoud en bedenk Eerstvolgende Acties voor deze zaken.

Enkele minuten reflectie leidt al snel tot versnelling. Pak die paar minuten en voorkom dat de ene actie in de andere doorloopt.

Gratis GTD mini-training

© Copyright 2005-2019 meereffect, alle rechten voorbehouden.

Naar boven