Stel: het is maandagochtend. Je opent je laptop en ziet 47 ongelezen mails, drie chatberichten en een vergadering die over een kwartier begint. Ergens op je lijstje staat dat projectvoorstel dat deze week af moet. Maar eerst even die mails, want dat is snel gedaan.
Vier uur later heb je op alles gereageerd, maar het projectvoorstel heb je niet geopend. Herkenbaar? Dan ben je niet de enige.
Waarom we kiezen wat zich aandient
Kenniswerkers nemen elke dag tientallen besluiten over waar hun aandacht naartoe gaat. Maar die besluiten nemen ze zelden bewust. De meeste keuzes worden gestuurd door wat zich het hardst aandient: een geluidje, een notificatie, een collega die even langsloopt.
Dat is geen wilszwakte. Het is de manier waarop ons werk is ingericht. Digitale communicatie groeit, vergaderingen nemen toe en de grens tussen beschikbaar en bereikbaar vervaagt. In die context is bewust kiezen niet vanzelfsprekend. Het is een vaardigheid.
Overzicht als basis voor keuzes
Goed prioriteren begint niet bij kiezen, maar bij overzicht. Wie niet weet wat er speelt, kan ook niet bepalen wat het belangrijkst is. Dat klinkt logisch, maar in de praktijk werken veel mensen vanuit een gevoel van wat er moet, zonder het totaalplaatje scherp te hebben.
Een eerste stap is daarom om je werk op verschillende niveaus zichtbaar te maken. Wat staat er vandaag op je agenda? Welke projecten lopen er deze week? Welke verantwoordelijkheden vragen deze maand de meeste aandacht? En waar wil je over een halfjaar staan?
Wie dat overzicht heeft, hoeft niet elke ochtend opnieuw te bedenken wat belangrijk is. Het antwoord ligt er al.
Kiezen betekent ook loslaten
Een uur kun je maar een keer besteden. Wie kiest wat hij nu doet, kiest daarmee ook wat hij niet doet. Dat is het lastige van prioriteren: het vraagt niet alleen om focus, maar ook om loslaten.
Dat hoeft niet rigide. Het gaat er niet om dat je je hele dag vastlegt. Het gaat erom dat je op het moment dat je besluit waar je aan gaat werken, bewust kiest in plaats van reageert. Soms is reageren precies goed. Maar het verschil zit in de bewuste keuze.
Drie gewoontes die helpen
Prioriteren is geen eenmalige actie, maar een werkgewoonte die je stap voor stap opbouwt. Drie gewoontes die daarbij helpen:
Ten eerste: begin je dag met een keuze. Kijk voordat je je mail opent naar je prioriteiten en kies het eerste blok van je dag bewust.
Ten tweede: reflecteer wekelijks. Neem een halfuur om terug te kijken op je week en vooruit te kijken naar de volgende. Niet alles wat speelt, maar alleen je prioriteitsprojecten.
Ten derde: maak het zichtbaar. Houd je prioriteiten bij op een plek die je dagelijks ziet, zodat je bij elke keuze weet wat er echt toe doet.
Verder leren
Wil je hier concreet mee aan de slag? In het gratis webinar Slimmer prioriteren in een wereld vol afleiding op 17 april van 13:00 tot 14:00 uur laat Arjan Broere zien hoe je deze aanpak in de praktijk brengt.
Op donderdag 28 mei is de training Slimmer Prioriteren bij Meereffect, waarin je in een dag een werkwijze opbouwt die je direct kunt toepassen. Deelnemers die zich inschrijven ontvangen het boek Slimmer prioriteren als onderdeel van de training.
