Vergeet alles maar één keer

Eén keer goed nadenken

Je kent het vast: je hebt een belangrijke presentatie en hebt je goed voorbereid. Je kent je presentatie door en door, je hebt een mooie intro en concrete afsluiter. Kortom, wat kan er nog misgaan? Oh, de beamer heeft een aansluiting die jij niet op je laptop hebt... Je had aan alles gedacht maar net niet aan dat stomme stekkertje! Oh, je was trouwens ook vergeten de hand-out te printen.

Je gaat aan de slag met een interessant project. Eerst maar eens een uitgebreide brainstorm doen over wat dit project allemaal vraagt en hoe je het gaat opzetten. Je gaat voor je whiteboard staan, maar het witte, lege bord is wat intimiderend. Waar te beginnen?

Hoe zou het zijn als je consequent voortbouwt op eerder denkwerk? Als je één keer goed nadenkt over een project of taak en dit dan opslaat, zodat je al dat nuttige denkwerk één keer doet en vaker gebruikt?

Jouw unieke werk en leven

Veel kenniswerk vraagt om beslissingen en kost denkkracht: hoe maak ik die presentatie over het budget voor het MT? Hoe pak ik dit adviestraject aan? Hoe zorg ik dat ik alle betrokkenen bij een project meeneem in het proces?

Veel kenniswerkers bedenken telkens opnieuw hoe ze iets aanpakken. Elke keer opnieuw zwoegen op de stappen van een project, nadenken en je geheugen afspeuren wat je mee moet nemen naar een presentatie. Of welke agendapunten je in je commissie-overleg ook al weer wil bespreken.

Hoe uniek je werk ook is, de punten waar je aan moet denken, zijn nogal eens hetzelfde. Die patronen herkennen, vraagt een andere, meer procesmatige manier van kijken naar je werk en leven.

Alles is een checklist

  • Maak een foto van een complete en goed ingepakte koffer of een uitstalling van alle spullen die je voor je presentatie nodig hebt. Met een foto heb je ook een checklist gemaakt die je kunt nalopen.
  • Maak voor terugkerende projecten een checklist. Welke van je projecten lijken op elkaar of komen periodiek terug? Doe voor zo een project een brainstorm en orden die vervolgens. Maak een checklist van de stappen van zo'n project, zodat je ze bij start van het volgende project kunt gebruiken.
  • Zoek in je agenda naar afspraken die een vaste agenda kennen. Wat wil je telkens checken of bespreken met dat team of die personen? Maak die standaard-agenda. Zet die in de terugkerende afspraak.
  • Gebruik het Natuurlijk Planningsmodel uit Getting Things Done om een goed sjabloon voor projecten te hebben. In dit model werk je van de principes en het ultieme doel van een project naar de concrete acties die je nu kunt doen.
  • Wat maakt een presentatie uitmuntend? Of een blog of artikel goed? Of een beoordelingsgesprek? Leg die normen vast in een checklist. Bekijk die voor en nadat je aan zo een taak begint, zodat je voor ogen houdt waar je allemaal aan wil denken.
  • Heb je zaken die je wil veranderen aan jouw gedrag? Maak een checklist voor dat specifieke doel en bekijk die in je dagstart en je Wekelijks Onderhoud. Wil je attenter zijn? Beter luisteren? Meer bewegen? Leg vast welke stappen bij dat gedrag horen, zodat je jouw voortgang concreet kunt checken.
  • Zoek uit hoe je in software die jij graag gebruikt makkelijk checklists maakt, zodat je ze snel kunt vullen en aanpassen. Dit kan bijvoorbeeld met de sjablonen in Excel of Word, standaard-projecten in Nozbe of Omnifocus of Evernote-notities in een apart sjablonen notitieboek.

Wat is een taak, project, actie of afspraak waar jij nogal eens iets voor vergeet? Maak daarvoor een checklist.

Gratis GTD mini-training

© Copyright 2005-2019 meereffect, alle rechten voorbehouden.

Naar boven