Voorkom gedoe: bespreek bereikbaarheid

"Ik ben er even niet"

Je stuurt een e-mail naar een collega met een vraag. Niet per se heel urgent, maar je wil de zaak afhandelen en wil dus liefst een beetje vlot antwoord. Na een uur of drie nog steeds niks gehoord. Irritant. Toch maar even een appje: "Hé Jolanda, mail gezien? Laat even weten!" Na een paar minuten zie je dat de app gelezen is, maar nog geen antwoord. Super irritant! Dan maar even bellen.

Of je belt een collega om even wat door te nemen, maar je krijgt de voicemail. Je weet zo snel niet of hij nu in gesprek is of dat hij vrij zou zijn. Of was dit nou zijn parttimedag? Vervelend, want je hebt eigenlijk een paar antwoorden nodig om een offerte de deur uit te doen die al een tikje later weggaat dan gepland. Toch maar even een berichtje sturen?

Stel je eens voor hoe verhelderend het is en hoeveel productiever je zou zijn als je met een team concrete afspraken maakt over hoe en wanneer je voor welke zaken bereikbaar bent. Geen onduidelijkheid meer over wie hoe snel waarop reageert, maar overeenstemming en vanzelfsprekendheid over het met elkaar communiceren.

Verzender versus ontvanger

In veel teams zijn verwachtingen over hoe en wanneer je bereikbaar bent meestal onuitgesproken. De één is 's avonds echt klaar met werken, terwijl de ander dan e-mails wegwerkt. De één chat en appt wat af, terwijl de ander liever meerdere bespreekpunten verzamelt en die in een (Skype-)gesprek in één keer doorneemt. Het kan ook weleens lastig zijn als die voorkeuren verschillen, waardoor de één veel wil bespreken, terwijl de ander liever een mailtje had gehad.

Als ontvanger van bijvoorbeeld een e-mail heb je soms andere verwachtingen van de reactietijd dan als verzender. Wie kent het niet: je zit te wachten tot anderen eindelijk eens een antwoord mailen, maar je hebt zelf ook nog enkele e-mails waar je nog niet aan toe bent gekomen om te beantwoorden. Vaak denk je over je eigen werklast en volume aan taken genuanceerder dan over dat wat een ander te doen heeft.

Veel teams hebben tegenwoordig veel mogelijkheden om met elkaar te communiceren. Denk aan e-mail, chat (WhatsApp, Slack en eventueel good old sms), videoconferencing, binnenlopen, vergadering 'inschieten' of op de projectsite (Basecamp, SharePoint, Asana) een vraag neerzetten. Hoe kies je het juiste middel?

Vergroot je productiviteit en maak afspraken

  • Maak in je team afspraken over welk communicatiemiddel je voor welk type communicatie gebruikt. Zo zijn er teams die met elkaar afspreken dat iets dat urgent is nooit in een e-mail kan, omdat het risico te groot is dat de verzender er vanaf denkt te zijn en het de ontvanger misschien niet tijdig bereikt of overvalt. Bespreek waarvoor je elkaar belt, Skypet, mails stuurt en wat typisch bespreekpunten zijn.
  • Spreek af hoe en waar je data deelt. Dus waar staan bepaalde documenten, taken en agenda's? En welke naamgevingsconventies volgen we voor documenten en revisies?
  • Bespreek welke reactietijden en bereikbaarheid je van elkaar mag verwachten. Wie werken parttime? Is een minimale fysieke aanwezigheid bij elkaar handig? Zo ja: hoe vaak en wanneer? Wat is de gebruikelijke reactietijd op een e-mail of een chatbericht, ervan uitgaande dat iedereen die kanalen volgens afspraak gebruikt?

Voorkom frictie over verschillen in verwachtingen over bereikbaarheid en maak er heldere teamafspraken over!

 

Gratis GTD mini-training

© Copyright 2005-2017 meereffect, alle rechten voorbehouden.

Naar boven