Wat is er af als je werk af is?

Wat is klaar?

Je klikt op ‘Opslaan’. Je slidedeck voor de presentatie is klaar. Voor nu in ieder geval. Want kan het niet eigenlijk nog overtuigender? Is het niet te lang? Stiekem wil je de opening nog wat pakkender maken. Misschien morgen nog wat brainstormen over de opening? En dan meteen nog even kijken naar de foto’s, die zijn wel erg standaard.

Oh ja, en je moet nog meer doen voor de presentatie – ook nog een hand-out maken. En had de contactpersoon nou alle praktische info al opgestuurd? Daar had je eerder al om gevraagd, maar je bent vergeten te controleren of je het al ontvangen hebt. Zijn er stiekem niet nog meer acties nodig?

Hoe zou het zijn als je vooraf nadenkt wanneer je werk eigenlijk af is? Stel je eens voor dat je een haalbaar én aantrekkelijk doel hebt vastgesteld voor alles dat niet met één actie klaar is? Zodat je daarmee alle verschillende acties om dat doel te halen, beter in de gaten kunt houden?

Het is ook je werk om te bepalen wanneer iets af is

Het kan altijd nóg beter, sneller, vriendelijker, duurzamer, goedkoper, effectiever, overtuigender, informatiever. Je kunt blijven schaven aan een tekst of presentatie. Je kunt de voor- en nadelen nog verder uitwerken. Voor een kenniswerker is het niet automatisch duidelijk wanneer je werk af is.

Waar je aan werkt, is zelden klaar met één eenvoudige actie. Vaak werk je aan zaken die een reeks acties vragen, zoals die presentatie voor een mogelijke nieuwe klant of een nieuwe collega inwerken. Als je losse acties afwerkt van een takenlijst, is het lastig het overzicht te bewaren en te zorgen dat je niets vergeet.

Creëer een aantrekkelijk toekomstbeeld

Een Gewenste Uitkomst gebruik je voor elk resultaat dat je wilt halen waarbij je niet met een actie klaar bent, oftewel voor een project.

  • Beschrijf het resultaat dat je wilt bereiken. Wanneer is dit af? Hoe ziet de wereld er dan uit? Wat heb je gerealiseerd? Welk resultaat is behaald? Hanteer hierbij een tijdsduur van maximaal 1 jaar.
  • Formuleer je Gewenste Uitkomst positief en met een voltooid deelwoord erbij. Dan creëer je voor jezelf alvast het beeld in de toekomst, alsof het af is. Dat is een krachtig instrument, het geeft je focus en motivatie. Het is makkelijker om te werken aan “ik geef feedback tijdig” dan “ik geef feedback niet te laat”. Door het voltooide deelwoord toe te voegen weet je ook beter wanneer het af is. Van ‘presentatie’ is het lastiger bepalen wanneer dat klaar is dan van ‘presentatie gegeven’.
  • Bepaal of je je Gewenste Uitkomst aantrekkelijk vindt om aan te werken. Zo ja: niets meer aan doen 😊. Zo nee, pas de formulering dan aan om die aantrekkelijker te maken.
  • Gebruik je Gewenste Uitkomst om je acties te bepalen. Nu je weet wanneer je klaar bent, kan je bedenken wat je daarvoor moet doen. Eerstvolgende Acties kunnen op je actielijst. Vervolgacties, mogelijke vervolgacties en aandachtspunten zet je apart. Pak ze er elke week bij en bepaal of je goed op weg bent om je Gewenste Uitkomst te bereiken en pas je acties daarop aan.

Formuleer een aantrekkelijke Gewenste Uitkomst voor acties waar je niet in één keer mee klaar bent.

Gratis GTD mini-training

© Copyright 2005-2019 meereffect, alle rechten voorbehouden.

Naar boven