Werk en privé, samen of toch apart?

dreamstime_xs_29315183[1]Werk en privé lopen makkelijker dan ooit door elkaar. Of het nu gaat om die losse eindjes in je hoofd, die op de gekste momenten te boven komen (heb ik die afspraak nu verzet) of wanneer je de timer op je telefoon gebruikt om spaghetti te koken en je al je ongelezen e-mails ziet.

Hoe zou het zijn als je alles wat je aan taken, projecten en afspraken in je GTD-systeem hebt op precies het juiste moment ziet en dus op alle andere momenten niet? Je systeem, dat actueel is en dat je vertrouwt, sluit naadloos aan bij wat jij waar wilt zien.

“Had je mijn mail van een kwartier geleden niet gezien?!”

Werk in deze tijd is wezenlijk anders dan jaren geleden.

  • Een praktische reden waarom werk en privé door elkaar lopen, is dat allerlei mobiele apparaten jou bereikbaar maken. Een telefoonnummer op je kantoor wordt in jouw afwezigheid door een ander opgepakt, maar je mobiel bereikt jou of jouw voicemail.
  • We wennen snel aan steeds kortere doorlooptijden voor communicatie. We zien out-of-office meldingen van mensen die enkele uren van hun werkplek zijn. Een sms'je of WhatsApp waarin staat dat je e-mail hebt, is niet ongebruikelijk.
  • Als je met je hoofd werkt, is het moeilijker te stoppen met werk dan wanneer je aan een product in een werkplaats werkt. Voor je hoofd zijn open eindjes irritant, dus die trekken aandacht. Of het nu privé of professionele open eindjes zijn.

Wat wil je waar zien?

Beslis over de verschillende onderdelen van je GTD-systeem en ga na wat voor jou een handige indeling is om werk en privé te scheiden, dan wel om die twee te mengen.

  • In je agenda staan je datum- en tijdgebonden verplichtingen. In welke mate is het handig dat je privé-afspraken en professionele tegelijk ziet? Lopen die wat tijd betreft door elkaar heen? Soms wil je niet alleen privé-afspraken zien, maar bijvoorbeeld ook informatie voor die dag, zoals examens, verjaardagen. In zakelijke agenda's, zoals die in Outlook, die je met meerdere mensen deelt, bestaat de mogelijkheid afspraken als privé te markeren, waardoor anderen wel zien dat je iets in je agenda hebt maar niet wat. Anderen kiezen ervoor de Outlook agenda zakelijk te houden en een andere agenda, zoals die van Google, te gebruiken voor privé-afspraken.
  • De Eerstvolgende Acties lijst bevat allerlei acties die je zo snel mogelijk wilt doen. Doorgaans orden je die lijst door contexten aan taken te koppelen, zodat je taken op contexten kunt sorteren. Een context geeft aan waar je moet zijn om een taak te kunnen doen. Lees ook het artikel over taken en contexten: Wat kan ik hier nu doen?
  • De Projectenlijst is een lijst die je niet zozeer dagelijks gebruikt, als wel naslaat om te reflecteren op de diverse verplichtingen die je hebt op wat langere termijn. Een Projectenlijst voor werk en privé scheiden, geeft daarmee minder kans dat je afspraken mist of praktische acties niet doet wanneer het handig was. Daarmee is het voor de Projectenlijst zowel mogelijk privé en werk te integreren en bijvoorbeeld kopjes te gebruiken bij soorten projecten of je Projectenlijst naar de verschillende rollen en verantwoordelijkheden die je hebt te ordenen, zie de Aandachtshorizonnen.
  • Het gebruik van de Later/Misschien lijst verschilt sterk per kenniswerker. En dus ook de gewenste scheiden werk en privé. De één heeft er projectideeën in staan en professionele acties die niet uit het oog mogen raken maar waar nog geen actie in zit. Weer anderen hebben hier ook privé-doelen in staan, zoals Spaans leren of Mount Fuji beklimmen. De Later/Misschien lijst is voor velen ook de plaats waar ambities en ideeën rond persoonlijke ontwikkeling staan, zoals als professional meer impact hebben of een eigen onderneming starten. In dat geval is scheiden van werk en privé minder voor de hand liggend. Daarnaast is dit geen lijst voor dagelijks gebruik en is de inbreuk van werk op privé en vice versa minder aan de orde.

Bekijk tijdens je Wekelijks Onderhoud of de indeling die je gekozen hebt werkt. Moet de verdeling scherper of werkt het prima zoals je het opgezet hebt? Denk na over de scheiding in werk en privé die voor jou productief zijn en hak knopen door om je systeem op maat voor jou in te richten.

Gratis GTD mini-training

© Copyright 2005-2019 meereffect, alle rechten voorbehouden.

Naar boven