18 minuten investeren

dreamstime_m_31196294[1]Wie kent niet dat gevoel aan het einde van je werkdag dat je van alles gedaan hebt, maar eigenlijk niet wat je je had voorgenomen? Taken die je gisteren voor vandaag gepland had, moeten maar een dagje opschuiven. En allerlei ad-hocvragen van collega's zorgden ervoor dat je 's ochtends vooral bezig was met reageren. Voor de middag stond er maar één bila, maar op de één of andere manier lukte het toch niet om een wat grotere klus op te pakken. Allerlei taakjes en e-mails en telefoontjes vulden ongemerkt de middag...

Het hoofd erbij houden

Kun je je voorstellen dat je je werkdag zo opbouwt dat je een helder en realistisch beeld hebt van wat je wilt doen en regelmatig checkt of dat wat je je voorgenomen had nog steeds de beste keuze is? Dat je rustig en geconcentreerd aan de slag bent en bij ad-hocvragen of storingen bewust een keuze maakt of je daar wel of niet mee aan de slag gaat?

Opzij, opzij, opzij

Veel kenniswerkers gaan graag aan de slag. Velen gaan liever aan de bak, dan tijd te besteden aan nadenken over werk en het plannen ervan. In het artikel over de drie soorten werk kon je lezen dat ad-hocwerk voor veel kenniswerkers een groot deel van het werk beslaat en aanzienlijk meer dan het geplande werk of het plannen van werk.

Zeker als het druk is, voelt het als verspilling van tijd om niet meteen aan de slag te gaan. Terwijl juist dan nadenken over wat je gaat doen zo belangrijk is. Je wilt taken doen, projecten in beweging brengen, mensen bellen en zorgen dat er wat gebeurt. Reflectie voelt dan als een sta-in-de-weg.

Vaak is het ook lekker om vragen van collega's op te lossen, allerlei kwesties in de e-mail te tackelen, de ene taak met de andere af te wisselen. Die dynamiek, zeker in een kantoor met de nodige afleidingen, maakt het lastig om de rust te vinden om na te denken over werk of om concentratietaken te doen die een behoorlijke omvang hebben. Zie ook het artikel over de storingen die je als kenniswerker zelf genereert.

18 minuten totale investering

  • Om te kunnen kiezen wat nu het belangrijkste is om te doen, moet je een overzicht hebben over wat je kunt doen. Als je allerlei notities op je bureau hebt die onverwerkt zijn, nog rollen met flip-overs van een heisessie op de kast hebt liggen en allerlei ongelezen e-mails en niet-afgeluisterde voicemails, dan heb je te weinig overzicht om te kunnen kiezen. Dus zorg voor overzicht en verwerk met een regelmaat die bij jou werk past de input. Niet voortdurend, maar ook niet één keer per week.
  • De keuze wat het belangrijkste is wat je kunt doen, wil niet zeggen dat je altijd super strategische ingewikkelde taken moet doen. Een powernap of wandeling kan ook een uitstekende keuze zijn. Maar die keuze maak je makkelijker als je weet wat je op dat moment niet doet.
  • Investeer elke volle werkdag 18 minuten om op koers te blijven:
    • Start elke dag met maximaal 5 minuten vooruit te kijken op je dag. Wat staat er in je agenda? Zijn er taken die je je voor vandaag hebt voorgenomen? Lukt dat? Is er voldoende marge voor storingen en ad-hocvragen? Moet je eventueel de dag op een andere werkplek starten of collega's vragen je tot 11.00 uur liefst niet te storen?
    • Sluit elke dag af met maximaal 5 minuten terug te kijken op je dag. Wat is gelukt? Wat niet? Waarom? Waar start je morgen mee? Door besluiten te nemen over wat je niet hebt gedaan en die taken te zien, ben je veel meer in control dan wanneer je gehaast van je werkplek weggaat en pas 's avonds op de bank door oppoppende gedachten stukje-bij-beetje de dag herleeft.
    • Om te voorkomen dat je werkdag in vliegende vaart voorbij gaat, zet je een timer die je elk heel uur een seintje geeft. Je checkt dan maximaal één minuut of je dag je nog bevalt. Is wat je dan doet het belangrijkste wat je kunt doen? Moet er iets veranderen aan wat je doet of waar je zit? Op een werkdag van 8 uur is dat dus een totaal van 8 minuten aan reflectie.

Zet elke werkdag de komende twee weken de eerste vijf en de laatste vijf minuten vast voor reflectie. Zet je telefoon of een eierwekker op elk heel uur een kort moment van reflectie.

Gratis GTD mini-training

© Copyright 2005-2019 meereffect, alle rechten voorbehouden.

Naar boven