Je bent net begonnen aan een rapportage als de bel gaat. Daarna een vraag van een collega, dan een familielid dat je aanspreekt op de gang. Tegen de tijd dat je terug bent bij die rapportage, weet je niet meer precies waar je was gebleven. Zo gaat het de hele dienst door. Niet omdat je je niet kunt concentreren, maar omdat je werk je voortdurend uit je focus haalt.
In dit artikel lees je waarom focus houden in de zorg zo moeilijk is, en welke praktische manieren er zijn om er beter mee om te gaan. Geen onrealistische belofte dat de onderbrekingen verdwijnen, want dat doen ze niet. Wel een paar werkgewoontes die je helpen om sneller terug te komen in je werk en minder verzand te raken. Het hoort bij onze bredere kijk op productiviteit in de zorg.
Waarom schakelen zoveel kost
Elke keer dat je van taak wisselt, heeft je aandacht tijd nodig om opnieuw ergens in te komen. Dat heet schakelkosten. Je merkt het niet als losse seconden, maar opgeteld over een hele dienst is het fors. Het verklaart waarom je aan het einde van de dag moe bent terwijl je het gevoel hebt weinig afgerond te hebben.
In de zorg zijn die onderbrekingen vaak onvermijdelijk. Een patiënt gaat voor, een spoedvraag kan niet wachten. Het probleem zit niet in de onderbrekingen zelf, maar in het ontbreken van een ritme om op terug te vallen ertussendoor. Daar valt iets aan te doen.
Drie manieren om je focus te beschermen
1. Maak je werk zichtbaar voordat je wegloopt
Word je onderbroken, noteer dan in één regel waar je was gebleven voordat je weggaat. “Rapportage mevrouw De Vries, nog medicatie toevoegen.” Tien seconden werk, maar als je terugkomt hoef je niet opnieuw te bedenken waar je zat. Je pakt de draad meteen op.
Dit klinkt klein, maar het is de stap die de meeste schakelkosten wegneemt. Je hoofd hoeft de taak niet vast te houden, want hij staat zwart op wit.
2. Groepeer wat bij elkaar hoort
Niet elke taak hoeft direct. Veel administratieve handelingen en terugbel-acties kun je verzamelen en in één blok doen, in plaats van versnipperd tussendoor. Door soortgelijk werk te bundelen, schakel je minder vaak en kom je dieper in je focus. Datzelfde principe helpt ook bij het verminderen van administratie in de zorg.
3. Bescherm één blok per dienst
Spreek met jezelf, en waar mogelijk met je team, één kort blok af waarin je niet gestoord wordt, behalve voor echte spoed. Twintig minuten is vaak al genoeg om het werk te doen dat anders steeds blijft liggen. Het gaat niet om afsluiten, maar om bewust kiezen waar je aandacht naartoe gaat.
Wanneer het team meebepaalt
Een deel van de onrust ontstaat niet bij jou, maar in hoe het team werkt. Als iedereen elkaar voortdurend tussendoor bevraagt, blijft niemand bij de les. Heldere afspraken over wanneer je elkaar wel en niet onderbreekt, en waar je informatie achterlaat, maken het voor het hele team rustiger.
Dat is precies waar een gedeelde werkwijze verschil maakt. Niet ieder voor zich proberen focus te vinden, maar samen afspreken hoe je met elkaars aandacht omgaat.
Aan de slag
Focus houden is geen kwestie van harder je best doen, maar van slimmer omgaan met de onderbrekingen die er nu eenmaal zijn. Begin met de eerste gewoonte: noteer waar je was voordat je wegloopt. Een week proberen kost je niets en levert vaak al direct rust op.
Wil je weten hoe je dit met je team aanpakt? Op onze pagina over productiviteit in de zorg lees je rustig na wat de aanpak inhoudt.
