Handleidingen lezen
Heb je weleens meegekeken met iemand die écht handig is met Outlook?
Die met enkele toetsaanslagen van e-mails taken maakt en met één toetsaanslag je agenda (ctrl-2) opent of naar een specifieke datum (ctrl-g) in die agenda gaat. Je staat erbij en kijkt ernaar. Pure tovenarij.
Wanneer heb je voor het laatst van software die je veel gebruikt de handleiding gelezen?
Gewoon om te zien wat er allemaal beter en sneller kan? Als je “ja” antwoordt, hoor je bij een minderheid. Vaak is het te druk of niet het goede moment om nieuwe dingen te leren.
Materiaalkunde 1.0
Anders dan in veel beroepen kun je als kenniswerker enkele uren per dag werken met gereedschap, zonder dat je tijd investeert om er echt vaardig in te worden.
Uiteraard krijgt je ‘echte vak’ veel aandacht in training, lezen van vakbladen en intervisie, maar het contrast met de aandacht voor gereedschap is erg groot. Veel kenniswerkers worstelen met bijvoorbeeld e-mail, maar zijn niet vaardig met hun e-mailprogramma en hebben geen e-mailetiquette.
Hard- en software is zelden intuïtief en biedt niet vaak tips aan om je sneller te laten werken.
Een veelgehoorde vraag in workshops als we iets slims laten zien (typ in een datumveld in Outlook ‘morgen’ of ‘overmorgen’ in plaats van allerlei gedoe met de muis) is: “Waarom weet ik dat niet?” Een deel is zeker te wijten aan de software die nooit die tip geeft of anderszins suggesties doet. Je moet er actief naar op zoek.
Dat moet slimmer kunnen…
- Investeer tijd om bijvoorbeeld je e-mailprogramma beter te leren kennen. Misschien zijn de komende zomerweken wat rustiger en lukt het om een uur in je agenda te blokken voor betere e-mailvaardigheid. Die investering gaat lonen, aangezien je met enkele handigheden elke dag tijd gaat besparen. Bij tientallen mails per dag loopt elke besparing per e-mail aardig op.
- Een grote sprong vooruit is niet meer uit je inbox werken, maar uit je takenlijst en agenda. Dat betekent dat je over elke e-mail een beslissing neemt en die e-mail op de juiste plaats zet, bijvoorbeeld in de prullenbak, archiefmap, takenlijst of agenda. Dit is een van de stappen van Getting Things Done, wat aan bod komt in onze trainingen.
- Je kunt een e-mail op je takenlijst in Outlook zetten door die e-mail naar het taken-icoon onder in beeld te slepen. Maar het kan ook met sneltoetsen. Gebruik ctrl-shift-y en je kunt een e-mail naar elke lijst kopiëren. Typ de eerste letter van de map (t voor Taken) en duw op enter en de e-mail is een taak. Lekker snel!
- Gebruik sowieso sneltoetsen voor functies die je veel gebruikt. Maak een lijstje met vijf sneltoetsen en oefen die. Laat de muis even boven een knop rusten en er verschijnt een wolkje met een sneltoets, bijvoorbeeld antwoord-aan-allen is shift-ctrl-r en antwoorden met een vergaderverzoek is ctrl-alt-r. Voor je het weet, heb je allerlei sneltoetsen letterlijk in de vingers.
- Laat je mailprogramma met regels voor je afhandelen. Klik in Outlook rechts op een e-mail die je automatisch naar een map wil verplaatsen (bijvoorbeeld cc-mail, nieuwsbrieven of updates van LinkedIn) en daarna op de optie regels. Outlook suggereert nu een aantal regels die je met enkele klikken compleet maakt. Zo kun je bijvoorbeeld alle mail waarin je alleen in de cc staat, automatisch naar een map verplaatsen om ze later te scannen.
- Vraag eens na bij collega’s wat zij gebruiken om mail vlot af te werken. Welke slimmigheden kennen zij die tot nu toe niet besproken zijn? Misschien een aardig onderwerp om in de zomer eens te bespreken als het werk wat rustiger is.
Investeer tijd om je e-mailprogramma beter te leren kennen en zie hoe het echt gereedschap voor je wordt.
