Je bent kenniswerker en je dag begint vaak zo: je opent je inbox en er explodeert een soort e-mailbrij op je scherm.
Een onafzienbare rij e-mails van collega’s met vage onderwerpregels. E-mails zonder onderwerpregel (en je weet precies welke collega’s dat soort e-mails altijd sturen). Allerlei cc-tjes. Bijlagen, soms in bestandtypen die je niet eens kunt openen. Ontbrékende bijlagen. Om nog maar te zwijgen van e-mails die weliswaar een goede onderwerpregel hebben, maar als mosterd na de maaltijd komen – want de beslissing over het project is allang genomen. Zo’n e-mailbrij dus die direct de moed in je schoenen doet zinken. En dan is je werkdag nog maar net begonnen. Wat kun je daar nou aan doen?
Word ‘The Hero of Email’
Hoe zou jij het vinden als jouw e-mails wel altijd adequaat beantwoord worden? Dat iedereen weet dat wanneer er een e-mail van jou binnenkomt, er absoluut waardevolle info in staat. Dat jij bekend staat om je begrijpelijke e-mails. En dat je collega’s jouw goede voorbeeld stukje bij beetje van je overnemen.
Eigenlijk doen we allemaal maar wat
Een e-mailtje is zo gemaakt. Voor je weet is ‘ie je postvak uit. En niemand weet hoe het eigenlijk heurt. Er zijn geen vaste regels om een e-mail in te delen, zoals bij zakelijke brieven. Je weet wel: inleiding, midden en slot.
Heel soms zie je dat bedrijven hun werknemers hulp bieden bij het schrijven van leesbare e-mails. Maar de meeste kenniswerkers staan er alleen voor. Die mogen zelf uitvinden hoe het werkt.
Bedenk aan WIE je schrijft
Als jij een goede e-mail wilt schrijven, probeer dan te denken vanuit de ontvanger. Wat zal haar of zijn reactie zijn op wat je schrijft? Wat wil je dat zij of hij doet?
Hieronder tref je een stappenplan dat je zal helpen bij het maken van goede e-mails, waarmee jij een inspirerend voorbeeld kunt zijn voor anderen.
Stel jezelf allereerst de vraag: is deze e-mail echt nodig? Als je de beoogde ontvanger toch al morgen spreekt in een overleg, zet het dan op je overleglijst. Als e-mailen echt de juiste optie is, ga dan verder.
- Maak een duidelijke onderwerpregel. Zoals een krantenkop het artikel samenvat, zo vat een onderwerpregel het e-mailbericht samen. Schrijf geen bloemrijk proza (Een nieuwe lente) of vaagheden (Lang niet gezien!). Vul de onderwerpregel altijd in. Het is een soort service aan de ontvanger. Die ziet in één oogopslag waar de e-mail over gaat.
- Open je e-mail met de verwachte reactie. In de eerste alinea geef je meteen aan wat je wilt dat de ontvanger doet. Een korte vraag of opdracht is een duidelijke start. De rest van de e-mail gebruik je als toelichting. Als je per se eerst iets wilt uitleggen, sluit dan af met je concrete vraag of actie.
- Stuur per e-mail één onderwerp. Als je in een e-mail een lap tekst met zeven punten zet, wordt het voor de ontvanger een project om je terug te e-mailen. Je maakt meer kans op een reactie als je je e-mails kort en bondig houdt. Moet je toch veel punten bespreken? Vraag je dan af of je niet beter bij elkaar kunt gaan zitten of een Skype afspraak kunt maken.
- Voel je niet verplicht tot sociale plichtplegingen. Je hoeft je e-mail echt niet te openen met ‘Hoe was je vakantie?’ of ‘Hopelijk ging je gesprek gisteren goed?’. Als je dat echt wilt weten, dan bel je of ga je langs. In je e-mail kom je direct ter zake. Toch een compromis? Geef in de e-mail aan dat je later nog zult bellen over de vakantie of het gesprek.
- Maak bij meerdere geadresseerden helder naar wie je reageert. Als je iedereen een reactie stuurt, krijg je een soort kettingreactie van lange e-mails met talloze zijtakken. Spreek de betreffende persoon aan in je e-mail. Dan loop je niet het risico dat óf iedereen óf niemand zich verantwoordelijk voelt om te reageren.
- Geef aan waarom je cc’t. Licht in de e-mail toe waarom iemand in de cc staat. Zij of hij hoeft niets te doen, maar waarom is het belangrijk dat die persoon toch meeleest?
Wil jij betere e-mails krijgen in je inbox? Geef dan zelf het goede voorbeeld. Begin er mee om duidelijke onderwerpregels boven je e-mails te schrijven.
