Een actie bevat een werkwoord

dreamstime_xs_58711955

De werkdag ligt aan je voeten. Geen afspraken in je agenda, dus je opent je takenlijst. Wat is het meest nuttige om nu te doen? 'Uitzoeken klacht'... Wat was dat ook alweer? En 'Checken kans bij NewCo'... Even graven in het geheugen of maar meteen in de e-mail zoeken naar het bijbehorende e-mailtje. Of kwam dit item niet uit een e-mailtje voort?

'Een ongedefinieerde opsomming van onuitvoerbaarheden'

Je bent je e-mail aan het verwerken en beslist over elke e-mail (je werkt immers niet uit je inbox) of je er iets mee wilt en, zo ja, wat. Oei, een lastige kwestie: een hele lange e-mail met allerlei problemen. En heel veel mensen in de CC. Wat moet daar nu mee? Dan maar op de Eerstvolgende Acties lijst om er later even echt in te duiken.

Stel je voor dat je Eerstvolgende Acties lijst allemaal concrete acties bevat die je, als je de juiste middelen voor handen hebt, direct kunt uitvoeren. Je hoeft niet meer na te denken over wat je precies moet doen en alle gegevens die je erbij nodig hebt.

Daar kijk ik later nog wel even naar

Of een vergadering eindigt met een actiepunt of je haalt een actie uit je e-mail: zelden zijn deze acties al zo concreet dat je precies weet wat jij moet doen. De strekking is meestal wel duidelijk, maar vaak moet denken afgemaakt worden. Wat is precies 'kijken naar'? Wat doe je als je iets 'checkt'? Wat zien we jou doen als je 'nadenkt over'?

Soms weet je niet wat je met een bepaald item wilt doen. Denk aan de eerder genoemde lange e-mail vol met problemen en allemaal mensen in de CC. Wat is dan de juiste actie en wie moet deze uitvoeren? Dat is niet een kwestie van het juiste woord zoeken.

Maak denken af

Kies voor je actie concrete werkwoorden, die duidelijk maken wat je gaat doen. 'Nadenken over' is minder duidelijk dan 'een mindmap maken over' of 'drie mogelijke oplossingen e-mailen'. Voorkom werkwoorden als implementeren, opzetten, uitzoeken en kies voor werkwoorden als bellen, e-mailen, kopen.

  • Op het moment dat je een actie formuleert (alleen of met anderen samen) heb je de context en situatie voor ogen. Maak op dat moment het denken helemaal af. Door nu de actie ook echt concreet te maken, voorkom je dat je als je later de actie wilt doen moet nadenken wat er ook alweer de bedoeling met die actie was.
  • De actie moet voor jou duidelijk zijn, dus als jij precies weet wat 'een vergadering organiseren' inhoudt, is het een concrete actie. Als je bij het zien van deze actie nog na moet denken, maak dan 'organiseren' concreter. Bijvoorbeeld een datumvoorstel doen aan deelnemers en een agenda opstellen en rondsturen.
  • Een actie concreet maken, voorkomt misverstanden tijdens het samenwerken. Als een bespreking eindigt met een vage actie en jij doet wat jij denkt dat de actie betekent, kan dat iets anders zijn dan wat anderen verwachten. Praat bij zo’n actie door om een precieze actie vast te stellen.
  • Weet je niet wat een goede Eerstvolgende Actie is, dan is de vraag wie dat wel weet. Weet je dat, dan is dat de Eerstvolgende Actie. Als je niet weet wat je met een e-mail wilt, dan kan 'bespreken met Eline' of 'bellen met Arie' een prima Eerstvolgende Actie zijn die je verder helpt.
  • Stel jezelf vragen om de Eerstvolgende Actie concreet te maken en het juiste werkwoord te vinden:
    • Als je nu aan deze kwestie kon werken, wat zou je dan doen?
    • Wat zie ik jou doen als je gaat 'nadenken over'?
    • Wat moet je doen om dit 'uit te zoeken'?

Maak acties actief door een concreet werkwoord in elke actie op te nemen.

Gratis GTD mini-training

© Copyright 2005-2019 meereffect, alle rechten voorbehouden.

Naar boven