Beter mee verlegen, dan om verlegen
Dat was een erg goed gesprek met die klant.
Even snel een update voor het team maken, dan weet iedereen weer alles wat besproken is. Je opent een e-mail en tikt er driftig op los. Je probeert zo compleet mogelijk te zijn, want je weet maar nooit wat voor iemand relevant kan zijn om te weten. Het is dus best veel tekst.
Je hebt een e-mailmapje met de naam ‘Nog te lezen e-mail’. Dat is stiekem best een volle map geworden.
Er zitten allemaal erg lange e-mails in of e-mails met heel veel bijlagen of achtergrondinformatie die je niet acuut nodig had. Om nu die map te verwerken, zou uren werk zijn. Al die lappen tekst op het scherm…
Stel je voor dat je helder gestructureerde e-mails maakt die informatief zijn en toch makkelijk en snel te lezen. Dat het opvalt hoe helder opgezet en logisch geordend jouw communicatie via e-mail of documenten is.
De eerste versie is alleen voor jou
E-mail en andere vormen van digitaal communiceren zijn snel, makkelijk en nog goedkoop ook.
Als je dus één of meerdere mensen wil informeren, is e-mail een voor de hand liggend middel. Je start je e-mailprogramma, typt en je kunt wereldwijd hele groepen mensen tegelijk informeren. Er komt geen redactie aan te pas die bepaalt of het bericht nieuwswaardig is en er is geen mailprogramma dat je waarschuwt dat je nu tientallen mensen elk een kwartier werk bezorgt.
Als je midden in een kwestie zit en je wil mensen informeren, is het vaak lastig hoofd- en bijzaken te scheiden. Je mist overzicht.
Dus om dan een e-mail te sturen, leidt tot een minder geordende e-mail, aangezien je gedachten ook nog niet geordend zijn. De snelheid van communiceren vergroot de kans op onduidelijke of overvloedige communicatie.
Etiketteer elke alinea
- Als je veel te communiceren hebt (meer dan drie alinea’s), is doorgaans een document maken met opmaakmogelijkheden een betere manier van communiceren dan een e-mail sturen. Een document wordt zelden een lange tekst. Automatisch zul je een alinea-indeling maken en kopjes gebruiken. (Bedenk ook dat niet iedereen hetzelfde e-mailprogramma gebruikt en verschillende e-mailprogramma’s willen nog weleens moeilijk doen met de opmaak van een ander e-mailprogramma.)
- Als je toch een lange e-mail stuurt, maak dan eerst een opzetje. Door even de belangrijkste punten kort te noteren en de volgorde te bepalen, heb je iets meer werk, maar maak je het de lezer veel gemakkelijker en de kans groter dat je in één keer begrepen wordt.
- Open met het doel of de conclusie van je e-mail. Maak daar, in een compacte vorm, ook de onderwerpregel van. Als je nog niet weet wat in één zin het doel of de conclusie is, dan ben je nog niet klaar met het denkwerk.
- Zorg dat elke alinea één gedachte bevat. Zet de hoofdgedachte in de eerste regel van de alinea. Als je meerdere ideeën of gedachten hebt, dan zijn het meerdere alinea’s. Stel dat je meerdere oorzaken voor een probleem te delen hebt, dan wordt elke oorzaak één alinea.
- Geef elke alinea of groepjes alinea’s een informatieve, samenvattende kop. Dit is een soort etiket dat je op de alinea’s plakt en die de alinea’s samenvatten. Dat maakt de inhoud makkelijker te verwerken en makkelijker te onthouden. Een kop als ‘Oorzaken’ is dan minder informatief dan ‘Drie oorzaken voor de foutieve levering aan De Vries.’
- Bespreek in teams dat je te lange of ongestructureerde e-mails of documenten terugstuurt met de vraag aan de verzender er meer orde in aan te brengen. Op sommige plekken wordt zo’n antwoord afgekort tot TL;DR, oftewel too long; didn’t read. Maak het normaal dat je niet met z’n allen gaat puzzelen wat iemand bedoelt of informatie doorwerkt die maar deels relevant is als de verzender dat werk kan doen. Iedereen is soms verzender en vaker ontvanger, dus je hebt er voordeel mee te werken in een cultuur van compacte, heldere informatie.
Als je bij je volgende e-mail of document aan de derde alinea begint, maak dan eerst een opzetje van je tekst voor je verder gaat.
