“Update!”
Je bent e-mails aan het wegwerken, maar nu is de onderwerpregel van Hildes mail “Update.” Weet je nog niks.
Na het openen van de e-mail blijkt de e-mail heel erg lang te zijn. Alinea’s achter elkaar rolt een update over een project over het scherm. Je ogen zoeken een begin van de tekst, maar dwalen telkens weer over het scherm. Wat wil Hilde nou?
Je besluit de e-mail van Hilde te beantwoorden.
Na drie pogingen, waarin je telkens weer verdwaalt in wat je allemaal te melden en vragen hebt, sla je de erg ruwe tekst maar op als concept. Vanmiddag nog maar eens een poging doen. De e-mail is zo lang en vol met details en hoofdlijnen dat je op alles uitgebreid kunt reageren. Later…
Hoe zou het zijn als je de e-mails die je ontvangt kort en krachtig zijn?
Een heldere tekst die past bij de onderwerpregel en waarmee je snel van de essentie van een kwestie op de hoogte bent.
E-mail is snel, makkelijk en goedkoop
Dus als je een groep mensen op de hoogte wilt stellen, dan is het erg makkelijk een e-mail te openen en dat wat je kwijt wilt achter elkaar te typen.
Bij een memo, artikel of rapport die je maakt, zul je al snel denken aan een titel en kopjes. Dat is nu eenmaal een tekstconventie. Bij e-mail word je minder door vormelementen geholpen om je tekst te ordenen.
Degene die een lange, overvolle en slecht geordende e-mail stuurt, krijgt meestal antwoord of antwoorden op die e-mail die ook weer zo lang zijn.
Te vaak wordt een lange e-mail beantwoord met een lange e-mail. Immers de kracht van e-mail is nu juist dat je asynchroon kunt communiceren. Wanneer het jou uitkomt, antwoord jij. En als de eerste e-mail lang was, dan heb jij veel te beantwoorden.
Lange e-mails? Doe er niet aan mee!
- Spreek in je team af dat je e-mails gebruikt, waar ze voor bedoeld zijn: snelle uitwisseling van overzichtelijke teksten of eenvoudige vragen die anderen beantwoorden wanneer het hen past. Voor complexe discussies, uitwisselen van grote hoeveelheden informatie of delen van emoties schiet e-mail snel te kort. Spreek af dat je dat soort zaken uitwisselt via een gesprek of videoconferentie of een document waarin je vervolgens kunt samenwerken.
- Spreek af dat je lange e-mails alleen maar beantwoord met TL;DR oftewel too long; didn’t read. Met die paar letters herinner je elkaar met een knipoog aan de gemaakte afspraak. Degene die TL;DR als antwoord ontvangt, weet nu dat het zaak is een alternatief, geschikter communicatiemiddel te zoeken.
- Uiteraard kun je met een goede onderwerpregel, kopjes, cursief of vet een e-mail die lang is, indelen en leesbaar maken. Tegelijkertijd is dat in een document nóg makkelijker. Ook al omdat documenten makkelijker te bewerken en te bewaren zijn en versiebeheer beter geregeld is.
- Kijk in je teamoverleg terug op de gemaakte afspraak en bespreek waar verbeteringen nodig zijn. Zijn er uitzonderingen nodig? Heb je voldoende alternatieven voor lange e-mails? Kan iedereen de verleiding weerstaan om lange, slordige e-mails te beantwoorden?
- Welke stappen kun je nog meer zetten om e-mailgebruik te stroomlijnen? Kijk eens naar de Meereffect suggesties voor gestroomlijnde e-mails: Stroomlijn je e-mailgebruik!
Bespreek hoe je in jouw team e-mails beter maakt door TL;DR in te voeren.
