Hoe je werk en privé uit elkaar houdt — of juist niet

Planning_iStock_000005793898XSmall[1]

Een sluitend systeem

Het kan best even puzzelen zijn om je Getting Things Done systeem zo in te richten dat het een sluitend systeem is. Om je hoofd werkelijk leeg te houden is het nodig dat je alles, maar dan ook alles kwijt kunt in je systeem. Dus niet alleen werkbeslommeringen, maar ook privérompslomp. Tijdens onze trainingen horen we regelmatig mensen die op het werk alles goed hebben georganiseerd, maar juist thuis baat hebben bij wat ze leren over slimmer organiseren.

Het mooie aan Getting Things Done is dat iedereen het systeem aan zijn of haar eigen situatie kan aanpassen. Er zijn verschillende mogelijkheden om in Getting Things Done werk en privé uit elkaar te houden of juist te combineren. In dit artikel schets ik een paar scenario's.

Lastig om werk en privé te scheiden

Een probleem bij het scheiden van werk en privé is dat je gedachten niet meewerken. Op je werk schiet je wel eens een klusje te binnen wat je thuis moet doen. En andersom denken veel mensen thuis ook aan hun werk. In beide gevallen willen we à la Getting Things Done die ideeën zo snel mogelijk parkeren in een 100% betrouwbaar systeem om ze later te verwerken.

Je hebt dus een manier nodig om al die gedachten betrouwbaar onder te brengen. Wanneer je een systeem bijhoudt met daarin alleen je werkzaken, zullen juist de privé losse eindjes door je hoofd blijven spoken. En andersom. Wanneer je werkelijk gaat voor een echt rustig en helder hoofd zul je ze allemaal moeten onderbrengen in een systeem. Maar dat hoeft niet perse één systeem te zijn waarin alles door elkaar loopt.

Er zijn verschillende manieren waarop je een betrouwbaar systeem voor werk èn privé kunt bijhouden.

Scenario 1: één systeem voor werk en privé

Jazeker, werken met een systeem waar je zowel werk als privé in bijhoudt is het meest eenvoudig. Je verzamelt je stuff op één plek. Je hoeft niet na te denken in welk stuffbakje je iets doet, want dat maakt niet uit als je één systeem hebt.

Je hebt één lijst met je Eerstvolgende Acties voor de komende week en daarin lopen werk- en privéacties door elkaar. Hetzelfde geldt voor je Wachten Op Lijst, Later/Misschien lijst en alle andere onderdelen van Getting Things Done.

Bovendien bespaar je tijd aan het onderhoud van je systeem. Je verwerkt één keer per dag stuff en je doet maar één Wekelijks Onderhoud.

Het belangrijkste voordeel is misschien wel je agenda. Wanneer je maar één agenda gebruikt hoef je je nooit zorgen te maken (!) dat afspraken met elkaar overlappen. En je hebt bovendien steeds een goed overzicht over de werkelijke werkdruk in een week.

Dit is het systeem zoals David Allen het zelf gebruikt: alles geïntegreerd.

Scenario 2: twee systemen – alles 100% gescheiden

Werk je met twee systemen, één voor werk en één voor privé, dan kan dat helpen om die twee werelden gescheiden te houden. Zodra je de deur van het werk achter je dichttrekt, laat je ook de acties voor je werk achter je. Op je Eerstvolgende Acties lijst die je thuis bijhoudt staan alleen privéacties.

Je zult wel een manier moeten bedenken om de stuff die je thuis voor je werk verzamelt mee te nemen naar je werk, en andersom. Sommige mensen gebruiken daarvoor het rode (of groene) stuffmapje. Wanneer je thuis stuff verwerkt en je komt iets tegen wat in je werksysteem moet komen, dan stop je dat in het mapje. Eenmaal op je werkplek verwerk je die stuff in je systeem daar. En andersom.

Een andere oplossing is om twee archiefmapjes aan te maken voor in je tas. Het ene mapje label je met 'stuff werk' en het andere met 'stuff thuis'.

Nadeel aan twee systemen is dat je meer tijd kwijt bent aan het onderhouden ervan. Je zult op twee plekken stuff moeten verwerken. En je zult twee keer Wekelijks Onderhoud moeten doen.

Werken met twee agenda's kan knap lastig zijn. Daar moet je in dit geval goed op letten. Zodra je met meerdere agenda's gaat werken, loop je het risico dat je onderbewuste gaat 'helpen' om het synchroniseren van die agenda's te managen. En dat zorgt weer voor onrust. Een tip zou zijn om elke agenda keiharde tijdsgrenzen te geven: de één voor afspraken van 9 tot 17 uur en de andere agenda voor de rest van de tijd.

Scenario 3: een combinatie van systemen

Een derde methode is om het Getting Things Done systeem deels te scheiden en deels te combineren.

Je kunt dit op allerlei manieren aanpakken, door bijvoorbeeld alle stuff samen te verwerken maar wel twee Eerstvolgende Acties lijsten bij te houden: één voor werk en één voor privé. Voor je Wachten Op lijst, je Later/Misschien lijst en je Projecten lijst kun je dan wel weer één lijst bijhouden. Dat is de manier waarop ikzelf nu werk.

In een gecombineerd systeem hoef je niet alles dubbel te verzamelen en te onderhouden. Dat scheelt een beetje tijd. Maar je haalt het systeem wel net genoeg uit elkaar om de dagelijkse acties te kunnen scheiden in werk en privé. Dat zorgt vaak voor net wat meer rust wanneer je thuis zit (en niet aan je werk wil denken).

Kies lekker zelf

Iedereen heeft net z'n eigen situatie, en z'n eigen voorkeuren. Kies dus vooral zelf wat voor jou handig is – en experimenteer een beetje om te zien of dat ook goed werkt.

Ik hoop dat bovenstaande scenario's je in elk geval op een aantal ideeën hebben gebracht om Getting Things Done in jouw situatie optimaal in te richten. Wil je meer weten over het combineren van werk en privé? Lees dan ook dit artikel.

 

Gratis GTD mini-training

© Copyright 2005-2020 meereffect, alle rechten voorbehouden.

Naar boven