Hoe kom je onder verplichtingen uit?

dreamstime_xs_46587781Saté en makreel

Kom je weleens in hotels met van die mooie, goedgevulde buffetten? Tafels vol met salades, vis- en vleeswaren, sauzen, warme schotels met brood. Zoveel lekkers! Je kunt aan het eind van zo'n buffet weleens een erg vol bord hebben met gekke combinaties: stokbroodjes met kruidenboter, een sateetje met saus, een stukje gerookte makreel, een blokje oude kaas en een Vietnamese loempia... Dat is logisch als je op elk gerecht dat je ziet 'ja' of 'nee' zegt, zonder het grote geheel te overzien. En zo gaat het vaak ook met taken: elke e-mail of vraag in een vergadering leidt tot een taak en zo stapelt je bordje zich te vol en ontbreekt ook nogal eens de samenhang.

Een taak waar je "ja" op hebt gezegd, is vanaf dat moment extra werk erbij. Weer een taak, of zelfs project erbij. In je Wekelijks Onderhoud bekijk je al die commitments en kijk je terug en vooruit om te zien wat je te doen hebt. Dat is ook het moment waarop je nagaat of alles nog naar wens loopt. En ook het moment waarop je kunt zien dat een aantal verplichtingen niet gaat lukken.

Wat als je tijdig signaleert dat bepaalde toezeggingen die je gedaan hebt in het gedrang komen en dat je daar actie op onderneemt? Je blijft dan voortdurend de baas over alle verplichtingen die je bent aangegaan.

Ja/Nee

  • Uit allerlei onderzoek blijkt keer op keer dat mensen die aan een taak willen beginnen, de tijdsduur van zo’n taak te positief inschatten. Daardoor is het verleidelijk om meer op je te nemen, dan je afkrijgt. Zoals de wet van Hofstadter al duidelijk maakt: "Alles duurt langer dan je denkt. Ook als je rekening houdt met de Wet van Hofstadter." Het is dus niet vreemd als je tijd tekort hebt voor alles wat je van plan was te doen.
  • "Nee" zeggen op taken is niet altijd makkelijk. Taken kunnen leuk zijn of uitdagend. Of iemand vraagt je om iets op te pakken en je wilt hem niet teleurstellen. Dat kan ervoor zorgen dat je je tijdens je Wekelijks Onderhoud realiseert dat een aantal verplichtingen lastig zijn om na te komen. Zeker als je vooruitkijkt in je agenda en je alle verplichtingen bij elkaar ziet.
  • Velen van ons zien de takenlijst groeien en weten dat er zaken in de verdrukking komen dus werken dan maar harder door. Dat is een logische reactie, maar vaak is het niet genoeg om alle verplichtingen ook echt na te komen. Het is handiger opnieuw te onderhandelen over verplichtingen, ook al kan het vervelend zijn om op jouw "ja" terug te komen. Maar soms is harder werken niet genoeg.

Een nachtje erover slapen

  • Let bij nieuwe taken op de ruimte die je hebt om dit werk te doen. Wen je aan om kritisch te zijn en eventueel een nachtje over verzoeken te slapen. Voorkom het buffet-gevoel: te veel en slecht passende combinaties. Gebruik "Ja, mits..." of "Nee, tenzij..." om over wat extra ruimte te onderhandelen als je toch een klus op je wil nemen.
  • Ga bij het aangaan van verplichtingen na of deze taak bij jou en jouw Aandachtshorizonnen hoort. Past het bij jouw rollen en verantwoordelijkheidsgebieden?
  • Ga bij het aangaan of verdelen van werk na of je werk kunt delegeren. Welke taken zijn uitermate geschikt voor iemand anders? Wat past bij wat iemand anders wil leren? Uiteraard kost delegeren ook tijd, maar het is een wijze investering.
  • Als je in jouw Wekelijks Onderhoud drie à vier weken vooruitkijkt en je ziet dat bepaalde taken niet gaan lukken, wordt het zaak te heronderhandelen. Het helpt als je tijdig aan de bel trekt.
  • Heb je het gevoel dat iemand niet zal accepteren dat je een deadline of aanpak wil aanpassen, vraag je dan af of de ander dit echt zo ervaart. Velen van ons zijn constructief en weten liever tijdig dat iets later komt dan daar op het laatste moment mee geconfronteerd te worden. Of een halfbakken product te krijgen. Maak het jezelf niet bij voorbaat moeilijk en durf te vragen.
  • Welke taken zijn voor jou niet van strategisch belang of niet kritisch voor jouw operatie? Begin met die taken te selecteren om daarover te heronderhandelen.
  • Bij welke taken weet je niet 100% zeker of de deadline wel die is die jij in gedachten hebt? Check dan of die deadline klopt en ga na hoe hard die deadline is. Vaak wil iemand een bepaalde taak afhebben voor de nieuwe maand of het nieuwe jaar, maar is daar geen ratio voor. Er gaat niks mis als het twee weken later is. Soms zijn er harde en concrete redenen voor deadlines. Zoek uit waar ruimte ligt.
  • Onderhandelen begint met iets willen. Als je vraagt of iets later kan, dan krijg je waarschijnlijk als antwoord "helaas..." Als je stelt dat de termijn voor jou niet haalbaar is en je graag in overleg gaat om een nieuwe afspraak te maken, dan gebeuren er andere dingen in zo'n gesprek. Je staat steviger en bent duidelijker over jouw positie. Kortom, weet wat je wil en wees duidelijk.
  • Richt je bij het heronderhandelen op de oplossing: "Wat kunnen we doen om twee weken extra te krijgen?" Of: "Wat heb je nodig om hier "ja" op te zeggen?" Voorkom dat je blijft hangen in de fase van probleembespreking. Soms moet je het met iemand anders bespreken om verder te komen: "Met wie moet ik contact opnemen om dat rond te krijgen?"

Zorg dat je op tijd signaleert dat je planning in de knel komt en aarzel niet te heronderhandelen over afspraken die je gemaakt hebt.

PS: De buffet-metafoor is van Tony Crabbe uit zijn boek ‘Nooit meer te druk.

Gratis GTD mini-training

© Copyright 2005-2019 meereffect, alle rechten voorbehouden.

Naar boven