Delegeer meer

dreamstime_xs_60689321Dan doe ik het zelf wel

Je overziet 's ochtends je werkdag en het is stiekem een indrukwekkende lijst met taken die af moet. Een teamlid ziet je zuchten en biedt aan wat over te nemen. Dat zou verstandig zijn, maar voordat je hebt uitgelegd wat er gedaan moet worden, heb je het eigenlijk zelf al gedaan. En dan gebeurt het ook goed, denk je er achteraan. Of in elk geval zoals jij het wilt. Het zijn stuk voor stuk taken die toch wat achtergrondkennis vragen en -heel praktisch- toegang tot de juiste mails en bestanden.

Een paar taken zijn ook urgent geworden, terwijl je ze al een tijd op je lijst had staan. Het zijn typisch de soort taken die jij graag uitstelt. Eén is een administratief klusje dat je secuur moet doen. Je weet dat je collega's hebt die daar aardigheid in hebben, smaken verschillen! Maar nu vragen of zij het willen doen, is te laat.

Niet alleen op het werk, maar ook in je gezin, buurt of vereniging heb je vast rollen waarbij je echt niet alle taken zelf hoeft te doen. Er zijn altijd meer mensen die mee kunnen helpen en taken uit kunnen voeren. Sjouwwerk doen, een deel van het regelwerk overnemen, teksten schrijven voor een nieuwsbrief, dagtripjes op de vakantiebestemming uitzoeken, dat kan al snel. Eén keer uitleggen en daarna kunnen ze het overnemen.

Hoe zou het zijn als je structureel aandacht zou besteden aan de vraag wat je zoal kunt delegeren en daar elke keer een taak aan toe zou voegen? Een vast reflectiemoment, specifiek gericht op het overdragen van werk aan anderen, dat je gaat helpen meer mensen te betrekken bij allerlei commitments. Dan kan je die urgente taken de volgende keer wel delegeren, en houd jij meer tijd over voor de taken die voor jou het meest waardevol zijn en die jij leuk vindt.

Voor ik het uitgelegd heb

Als je het druk hebt, heb je eigenlijk ook geen tijd om taken over te dragen en uit te leggen hoe iets werkt. Dat komt net dan ongelegen. Al hoef je alleen praktische instructies te geven, dan nog kost het aanvankelijk tijd om taken te delegeren.

Het is niet altijd makkelijk om anderen om hulp te vragen of te vragen iets van je over te nemen. Zij hebben ook zo hun taken en het kan ook lijken of je niet in control bent als je anderen nodig hebt om jouw verantwoordelijkheden rond te krijgen. Wat het ook lastig kan maken, is dat je de controle moet loslaten: de ander doet het misschien net anders.

Echt iets voor jou!

Denk na over wat je kunt delegeren, en hoe je dat wilt doen. 

  • Voorkom dat je te laat bent met taken overdragen en heb daar in je Wekelijks Onderhoud aandacht voor. Wat zijn taken die je aan anderen kan uitbesteden en waarom? Denk eens aan onderstaande vragen:
    • Wat kost jou veel moeite, stel je makkelijk uit, vind je lastig om te doen en wie vindt dat soort taken nu juist leuk?
    • Wat zijn taken die jij op routine doet en waar een ander veel van kan leren?
    • Wat zijn mensen om je heen, werk, privé of vereniging, die meer willen of kunnen oppakken en wat vinden zij interessante klussen? Vraag rond en benader mensen actief.
    • Welke projecten komen eraan met taken die prima te delen zijn? Investeer tijdig in uitleg en instructie.
    • Blik ook terug: welke taken had je willen delegeren, als je daar de tijd voor had gehad (en wil je dus de volgende keer tijdig delegeren)?
  • Durf te vragen. Maak geen aannames over wat mensen wel zullen denken. En als je het wil weten, vraag het.
  • Ga na welke taken je meer zou willen doen, maar waar je nu lastig aan toekomt. Zie dat als motivatoren om ander werk te delegeren of uit te besteden. Met de taken die je kiest te doen, kies je er ook voor taken niet te doen. Dus als je nu kiest taken te doen die je ook had kunnen delegeren, zijn er taken waar jij niet aan toekomt, maar die jij alleen kan doen, of die veel waardevoller voor jou zijn om te doen.
  • Denk na over de Gewenste Uitkomst van de gedelegeerde taak. Door de Gewenste Uitkomst te delegeren, is duidelijk welk resultaat behaald moet worden. Dat maakt het voor jou makkelijker om het los te laten, en voor degene die het werk gaat doen makkelijker om te weten wat er verwacht wordt.
  • Zet taken die je delegeert op je Wachten Op lijst. Daarmee kan je in de gaten houden of je tijdig reactie krijgt. Als je met Outlook werkt, kun je het zo instellen dat je verzonden e-mails met Wachten Op items automatisch in een Wachten Op map komen.

 Kijk vooruit en investeer tijdig in het delegeren van taken. Het helpt jou en anderen om samen veel op te pakken, ieder het juiste.

Gratis GTD mini-training

© Copyright 2005-2017 meereffect, alle rechten voorbehouden.

Naar boven