Hoe los je de nummer één e-mailfrustratie op?

dreamstime_xs_67934138Vind jij cc’s ook zo frustrerend?

Een van de grootste e-mailfrustraties is ‘cc mail’.

Onlangs vroeg ik een groep van 50 in tweetallen hun e-mailfrustraties te bespreken. Aan het geluidsniveau te horen waren het 25 geanimeerde gesprekken - niets zo heerlijk als even je frustraties mogen delen. Bijna iedereen vond ‘cc mail’ een frustratie.

Maar wat is er nou precies zo frustrerend aan?

Het gaat vooral om het (te vaak) ontvangen van cc en ook dat cc-geadresseerden tóch reageren op de e-mail, antwoorden aan allen en daarbij ook nog anderen toevoegen aan de cc, die er vervolgens ook weer wat van vinden. In no time gaat de e-mail dan ergens anders over en is de halve organisatie betrokken.

Andersom komt het ook voor dat je cc email krijgt waarin toch een actie van jou wordt gevraagd. Kortom, heel frustrerend, dat cc-veld en vooral het ondoordachte gebruik ervan!

Carbon Copy

Het zou heerlijk zijn als je alleen cc’s ontvangt van die zaken waar je van op de hoogte moet zijn. Want dat is waar cc voor staat: je krijgt een carbon copy, zodat je geïnformeerd bent. Niet meer en niet minder. Je kunt erop vertrouwen dat er geen actie voor jou in zit, maar dat het interessant of nuttig is om te weten. Dan kan je cc anders afhandelen zonder dat er iets mis gaat.

Wie verstuurt al die cc mail?

Ik hoor over cc gek genoeg nooit dat iemand het zelf versturen van cc als frustratie ervaart.

Er zijn allerlei mogelijke redenen voor dat we allemaal cc’s sturen, ook al vinden we de cc-cultuur vervelend. Eén of meer namen toevoegen aan het cc-veld kost weinig moeite. Het is daarom verleidelijk om snel een e-mail te maken en niet erg concreet over ‘aan’ en ‘cc’ na te denken.

Als iedereen dat doet, wil jij dan afwijken?

Je doet het omdat je de geadresseerde wilt laten weten dat er iemand meeleest, of omdat je niemand buiten wilt sluiten. Of misschien wil je je leidinggevende laten weten waaraan je werkt of je bent bang dat er mogelijk wat misgaat. Of misschien gewoon omdat er nooit afspraken over gemaakt zijn en stuur je dus bij twijfel een cc, om allerlei redenen. En zo houden we de frustratie gezamenlijk in stand.

Verbeter de cc-cultuur, begin bij jezelf

Het versturen van cc mail is nou net iets waar je wél invloed op hebt.

Dus ook al is er in je organisatie een cc-cultuur die niet zomaar verdwenen is, je kunt natuurlijk wel zelf beginnen met het verminderen van de frustratie voor jezelf en anderen. Wie weet wat je ermee in gang zet.

1. Ga eens na met welke redenen jij mensen toevoegt aan de cc.

Moet iemand op de hoogte zijn? Of is het indekken? Onzekerheid? Een gewoonte? Nog wat anders? Is dat terecht, of wil je het veranderen?

2. Zoek alternatieve methoden om elkaar op de hoogte te houden.

Geef elkaar updates tijdens een dagstart of weekoverleg. Gebruik een bespreekpuntenlijst. Of stuur wekelijks een update naar relevante mensen, waarin je de relevante informatie van die week deelt en vraag hen dat ook te doen. Of zoek een app of digitale omgeving waarin je voor een project samenwerkt aan bestanden, overlegt en updates geeft. Iedereen kan dan meelezen en meedoen in die app, in plaats van allemaal e-mails heen en weer te sturen.

3. Deel alleen de uitkomst.

Kan je aan het eind van de mailwisseling mensen op de hoogte stellen, in plaats van elke mail in het voorafgaande proces te cc'en?

4. Schrijf eerst je e-mail en voeg dan geadresseerden toe.

Je hebt dan eerst denkwerk verricht en je precieze vraag of opmerking geformuleerd. Je kunt nu ook beter nagaan aan wie je de e-mail wilt sturen.

5. Vermeld bovenaan de e-mail wie je waarom in de cc hebt gezet.

Dat maakt voor iedereen helder waarom zij daar staan. Eventueel zet je er specifiek bij dat er geen actie nodig is. Dat hoort bij e-mailen zoals het heurt.

6. Wees specifiek over de acties die je vraagt.

Als je duidelijk maakt wat je precieze vraag is, help je alle geadresseerden: wil je mij uiterlijk vrijdag je reactie sturen? Graag alleen naar mij, dan verwerk ik ze in een nieuwe versie.

En dan toch nog een tip die niet over verzenden gaat, maar voor ontvangers van cc.

7. Als je leidinggevende bent, bespreek dan eens met je team en collega-leidinggevenden wanneer je wel en geen cc wilt ontvangen.

Een trainingsdeelnemer had eens zijn cc email geanalyseerd. Het bleken vooral 2 smaken te zijn: de verzender wil eigenlijk een compliment of het is een dreigende escalatie waar alvast op voorgesorteerd wordt. Dat kan bij jou anders zijn, maar als je veel cc ontvangt, heb je vast een beeld van wat jij wel of niet als cc wilt ontvangen. Je kunt dus de leiding nemen om het preciezer te bespreken.

Hoe ga jij minder cc versturen?

Gratis GTD mini-training

© Copyright 2005-2019 meereffect, alle rechten voorbehouden.

Naar boven