Veel organisaties en werknemers vragen zich af: Hoe gaan we werken in de toekomst? Wordt het vooral op kantoor, grotendeels op afstand, of een slimme combinatie? Uit diverse onderzoeken blijkt dat veel kenniswerkers niet meer hele werkweken op kantoor willen werken. Tegelijkertijd zijn er ook mensen die juist graag vaker op kantoor zijn; kennelijk bestaat er zoiets als een ‘kantoorsmeker’.
De vraag is dus: hoe vinden we een balans die werkt voor iedereen? Steeds meer organisaties kiezen voor een hybride aanpak: een mix van werken op kantoor en op afstand. Dat geeft flexibiliteit, maar vraagt ook om duidelijke afspraken en een nieuwe manier van samenwerken.
Het antwoord lijkt dus een mengvorm te zijn tussen momenten en plaatsen van werken, oftewel: hybride werken.
Onproductieve gewoonten in de samenwerking
De verschuiving naar meer flexibiliteit heeft veel inzichten gebracht. Zo waren er allerlei onproductieve gewoonten op kantoor, zoals:
- Slechte georganiseerde vergaderingen.
- Onrustige werkplekken en onnodige onderbrekingen door collega’s.
- Iemand die een e-mail verstuurt en direct daarop langsloopt met dezelfde vraag.
- Onnodige fysieke aanwezigheid die verwacht wordt, ofwel presenteïsme.
- Werken op momenten dat jij niet op je fitst of creatiefst bent.
Dit zijn zonder meer problemen en frustraties die je ervan afhouden om productief te werken. Soms is het ronduit een gebrek aan respect voor elkaars tijd en aandacht om op deze manier samen te werken.
Maar werken op afstand heeft ook nadelen. Niet alle slechte gewoontes van kantoorwerk verdwijnen vanzelf. Online meetings duren alsnog veel te lang en zijn slecht voorbereid, collega’s bellen of chatten voor zaken die voor jou geen prioriteit hebben.
Het is prettig om met hybride werken het beste van beide te hebben, maar hoe voorkom je dat je ook het slechtste van beide meeneemt?
Tijd voor communicatierichtlijnen
Om productiever samen te werken en frustraties en miscommunicatie tegen te gaan, is het belangrijk om goede afspraken te maken. Sta met elkaar stil bij hoe je samenwerkt en wat je, juist op dit moment, kunt afspreken om samen je beste werk te doen.
Een manier om samenwerken, waar ook in tijd en plaats, beter te laten lopen, is om te beginnen met nadenken over hoe je de samenwerking vormgeeft. In de training Slimmer Samenwerken noemen we dit de communicatierichtlijnen.
Het idee is dat je nadenkt over vijf aspecten van samenwerking en daar afspraken over maakt. Je kunt het ook zien als een manier om hybride werken concreet te maken. Maak met elkaar afspraken over de volgende punten:
- Spreek af welke communicatiekanalen je waarvoor gebruikt. Langs welke kanalen gaan welke typen boodschappen met welke verwachte reactietijd? Als we Teams gebruiken, mailen we dan niet meer? Wat is het verschil tussen een chat-bericht in Teams en een gesprek in een kanaal?
- Maak afspraken over bereikbaarheid en aanwezigheid. Wie is op welke dagen of momenten bereikbaar? Wie is op welke locatie aanwezig? Wat zijn binnen die locatie afspraken over bereikbaar en beschikbaar zijn?
- Maak afspraken over het gezamenlijk bijhouden van prioriteiten, projecten en taken. Waar kun je zien wie met wat bezig is en wat de status is van bepaalde taken of projecten? Gebruiken we per project een planbord in Microsoft Planner? Hoe verdeel je werk? Hoe meld je het als iets af is?
- Maak afspraken over bestandsnamen. Waar staat informatie die nodig is om het werk te doen? Wat zijn slimme bestandsnamen?
- Maak afspraken over reflectie, beslismomenten en onderhoud. Met welke regelmaat is er overleg waarover? Wie houdt wanneer welke mappen of borden bij? Soms is de beste manier om zulke afspraken te maken, even lekker je ergernissen in kaart te brengen over vergaderen, e-mail, Slack of kantoorgedrag. Het spiegelbeeld zijn dan je richtlijnen.
Laat hybride werken geen vlucht zijn
Hybride werken biedt kansen, maar ook uitdagingen. Er zijn wijze lessen te halen uit de verschuiving naar meer flexibiliteit. Laat hybride werken geen vlucht zijn van het oplossen van communicatieproblemen en frustraties in de samenwerking. Pak ze aan en maak afspraken om beter samen te werken.
In de training Slimmer Samenwerken helpen we je om na te denken over je communicatie en je samenwerking met anderen. We helpen jou (en je collega’s of medewerkers) om heldere afspraken te maken over de communicatie, zodat je met meer plezier hybride kunt werken!
Lees hier meer of schrijf je in voor de training Slimmer Samenwerken.
