Vraag kenniswerkers vlak voor de vakantie hoe het gaat en je hoort: Stress!
Er moet van alles af en geregeld worden. Dan de vakantie, dit jaar zeker anders dan anders. En bij terugkomst weer wijs worden uit alle honderden of duizenden e-mails die tijdens je afwezigheid binnen zijn gekomen. Als je het op een rijtje zet, dan klimt vakantie in de lijst met stresserende levensgebeurtenissen. Laten we dat laatste probleem, e-mail tijdens je afwezigheid, eerst maar eens aanpakken.
Veel afwezigheidsmeldingen zijn te onduidelijk
Misschien krijg jij ze ook, meldingen van de afwezigheidsassistent die een tikje onduidelijk zijn: “Ik ben met vakantie dus kijk minder vaak in de mail” of “Ik zie waarschijnlijk mijn mail niet vanwege mijn vakantie dus app even als het urgent is.”
Waar mag ik als ontvanger van deze out-of-office-melding nu op rekenen? Wel een antwoord maar later? Misschien een antwoord? En is wat ik te melden had via de mail zo belangrijk dat het een appje waard is? Maar ook voor degene die met deze afwezigheidsmelding met vakantie gaat, is onduidelijk wat hem te doen staat. Eén keer per dag mail checken? Eén keer per week?
Wees duidelijk naar jezelf en anderen
Meld wat je wel of niet doet en wees concreet. En als wij een advies mogen geven: ga écht offline. Wees tijdens je vakantie onbereikbaar voor al het normale digitale verkeer. Iedereen weet hoe fijn het is voor jezelf en je gezelschap om uit het dagelijkse werk te zijn en langere tijd te mijmeren, reflecteren, sportief bezig te zijn en rond te kijken. Kortom, om echt weg te zijn.
De tegenwerpingen kennen we natuurlijk ook:
- “Ik kijk maar een paar minuten of er iets dringends is in de mail.”
Tja, netto misschien een paar minuten, maar de kans is groot dat je van alles ziet dat je toch bezighoudt. Je kunt een mail wel ongelezen maken maar niet ongezien.
- “Met een paar minuutjes van mij kunnen anderen weer verder.”
Als jij de enige bent die een vraag kan beantwoorden of die iets goed moet keuren, dan is de kans groot dat je na het mailen van je antwoord later toch nog even kijkt of alles gelukt is. Kwesties zijn zelden met één enkel antwoord klaar.
- “Mail kan ik wel van mijn smartphone afhalen maar het is ook Slack, WhatsApp, Teams.”
De apps die je zakelijk gebruikt, kunnen van je smartphone. WhatsApp-groepen kun je voor de vakantie verlaten. Als je zelf groepen beheert, app voor de vakantie dat iedereen die er langere tijd niet is, de groep mag verlaten, zodat de achterblijvers verder kunnen en weten wie er ook echt aanwezig is.
- “Als ik niet kijk of er iets aan de hand is, denk ik er vaker aan dan wanneer ik een snelle check doe.”
Een goed moment om de twee zinnen-coaching van David Allen te doen: Helpt het om aan mail te denken? Nee! Vind je het leuk om aan mail te denken? Nee! Dus, denk er niet aan. Zoek iets dat je aandacht waard is: trek erop uit, doe iets sportiefs, zoek een spannend of uitdagend boek, ga tekenen of muziek maken.
Een voorbeeld van een goede out-office-tekst
Het handigst is een duidelijke out-of-office-tekst, zoals onderstaand voorbeeld:
Ik ben 21 augustus terug van vakantie. Tot die tijd kun je terecht bij Hilde de Vries (06-12345678) of het algemene info-e-mailadres (info@alloallo.nl).
Mocht ik je na de 21ste augustus kunnen helpen, mail dan graag de actuele stand van zaken. Deze mail wordt namelijk verwijderd. Bellen kan natuurlijk ook weer als ik terug ben.
Na de vakantie heb je een heerlijk lege inbox en iedereen die je hulp wil, zorgt dat je een actuele mail krijgt. Dus je hoeft niet meer te proberen uit honderden mail te reconstrueren wat er gebeurd is en wat de stand van zaken nu is.
Als verzender is het misschien een beetje meer werk, maar wel duidelijker dan wanneer je na het verzenden de afwezigheidsmail krijgt en moet wachten of en wanneer er een reactie komt.
Zorg er samen voor dat iedereen echt op vakantie kan gaan!
Ook een interessant gespreksonderwerp in je team: hoe zorgen we dat degenen die vrij zijn ook echt vrij zijn en degenen die werken alles zo ver mogelijk afhandelen? Zo kun je ook afspreken om tijdens elkaars afwezigheid een bespreekpuntenlijst te maken voor alle punten die je wil doornemen als iemand terug is van vakantie. Uiteindelijk slimmer dan weer meer mails tijdens je afwezigheid die op de enorme stapel komen en waar je terug van vakantie kop-en-staart aan moet geven.
