Mindmappend naar de Eerstvolgende Actie

Als je voor een project een Gewenste Uitkomst hebt en de Eerstvolgende Actie, dan kan het zijn dat je nog niet het gevoel hebt dat dat project uit je hoofd is. Misschien heb je te weinig beeld bij wat er allemaal moet gebeuren of heb je het idee dat je iets vergeet… Het project blijft dan stuff en bezet denkruimte.

Het denken is nog niet af…

De Eerstvolgende Actie die je naar je Gewenste Uitkomst helpt, kan weleens willekeurig aanvoelen.

Oké, je hebt een actie en deze is vast nuttig, maar wie zegt dat er niet nog nuttigere acties mogelijk waren? In dat geval is het denken nog niet voldoende afgemaakt.

Stel je voor dat je een manier had om alles wat in je hoofd zit rond een project (acties, ideeën, criteria, eisen, wensen, et cetera) in één visueel aantrekkelijk beeld samen te vatten? Dat je een schematische weergave had van alles dat er rond deze ene Gewenste Uitkomst speelt?

Er is meer dan de Projectenlijst en de Eerstvolgende Acties lijst

Het zoeken naar een concrete Eerstvolgende Actie bij jouw Gewenste Uitkomst kan druk geven om maar een Eerstvolgende Actie te hebben, ook als je nog niet precies weet wat deze moet zijn.

De kracht van Eerstvolgende Actie-denken is de concreetheid. Tegelijkertijd kun je ook te snel concreet worden.

In GTD zijn de Projectenlijst en de Eerstvolgende Acties lijst  erg belangrijk om je acties gericht te kiezen en reflectie gericht te doen. Tegelijkertijd is daarmee niet gezegd dat je binnen GTD niet andere instrumenten mag inzetten dan deze lijsten.

Heb je projectdocumentatie gemaakt, dan is het handig bij je Eerstvolgende Acties lijst daarnaar te verwijzen.

Breng het denken in kaart

• Als je niet goed een Eerstvolgende Actie kunt bedenken of je Eerstvolgende Actie voelt willekeurig, dan is het nuttig een brainstorm te doen. Eerst bedenk je alle mogelijkheden, om daarna te ordenen en kiezen. Deze actie is één stap van het natuurlijke planningsmodel.

• Een mindmap is een mooi instrument om te brainstormen, omdat je daar makkelijk eerst noteert en dan ordent. In een mindmap maak je een visuele weergave (map) van wat je in je hoofd hebt (mind).

• Mindmaps vatten visueel heel veel betekenis samen. Dat maakt dat je een compacte weergave hebt van een complexe situatie. Ga je over de mindmap een presentatie houden, dan is deze compacte weergave makkelijker te reproduceren dan een reeks tekst.

• Pak een vel papier en noteer in het midden jouw Gewenste Uitkomst (digitaal kan ook, zie later). Een mindmap maak je altijd rond één thema, één centrale vraag of één probleem.

• Noteer daaromheen alles wat in je opkomt aan mogelijke acties, voorwaarden, stappen, aandachtspunten, et cetera, enzovoort. Noteer veel en snel. Ook ideeën die misschien niet bruikbaar lijken, noteer je voor nu. Wie weet helpen deze ideeën je aan weer andere ideeën. En anders kun je ze straks schrappen.

• Schuif items die bij elkaar horen naar elkaar toe en bedenk welk woord al deze onderdelen van je mindmap verbindt. Vat die groep met één woord samen, het zogenaamde magneetwoord. Misschien hebben een aantal items uit je brainstorm te maken met bijvoorbeeld kosten of je doelgroep, dan is dat het magneetwoord.

• Verbind deze groep items met het magneetwoord alsof het een tak is aan het centrale woord. Zo krijgt je Gewenste Uitkomst allerlei vertakkingen naar groepen die te maken hebben met je Gewenste Uitkomst. In die vertakkingen zit (nog) geen volgorde of nadere ordening. Het heeft allemaal met je centrale term, de Gewenste Uitkomst, te maken.

• Gebruik kleuren, teken, voeg plaatjes toe. Voor degenen die minder verbaal zijn, zijn tekeningen een uitkomst. Daarnaast kun je veel tekst in één symbool of plaatje samenvatten. Minder letters en meer betekenis.

• Heb je bij een groep nog heel veel items uit je brainstorm, maak dan binnen de groep subgroepen. Zo kan kosten uiteenvallen in uitgaven, gemiste inkomsten, te investeren tijd. Schuif je termen weer naar stapels die onderling weer met een magneetwoord te verbinden zijn.

Voor degenen die liever niet met papier werken, is er een wereld aan mindmap-apps en -sites.

Meestal kan je ook exporteren naar een tekstbestand of een presentatie. Afhankelijk van het platform waarop je werkt (Windows, Mac OS, iOS, Android, Web) zijn er mogelijkheden zoals MindManager, MindMeister, iMindMap of XMind.

Een brainstorm is ook prima met anderen samen te maken.

Door samen te werken, krijg je meer inbreng en kun je elkaar bevragen wat je met een item bedoelt.

Je brainstorm is een middel en geen doel, dus de vraag na het brainstormen is: wat is de Eerstvolgende Actie of zijn de Eerstvolgende Acties?

De brainstorm helpt je aan meerdere opties en maakt van je keuze voor de Eerstvolgende Actie een meer beredeneerde keuze.

Heb je een groot project? Breng dan alle mogelijke acties en projectonderdelen door een brainstorm met een mindmap in kaart.