Het lege scherm
Je kent het gevoel vast: je hebt een nieuw project gekregen, maar je hikt ertegen aan en je weet niet hoe je het gaat aanpakken.
Je staart naar een leeg scherm of een leeg vel papier, maar de inspiratie wil niet komen. Of je hoofd zit juist vol: allerlei gedachten schieten heen en weer. Maar in beide gevallen lukt het niet om productief te plannen.
Of misschien zit je bij een teambespreking en is het idee om eens iets heel nieuws te doen.
De projectleider vraagt: “Wat kunnen we het beste doen, waar beginnen we?” Iedereen is stil. Er is van alles te zeggen en te bedenken, maar waar begin je mee?
Stel je voor dat je een manier hebt om projecten te plannen, die jouw manier van denken volgt.
Een manier die naadloos aansluit bij de vragen die je jezelf stelt, waarbij je begint bij je motieven en eindigt bij concrete acties. Zou dat een project plannen niet veel gemakkelijker maken?
Oké, wat kunnen we nu het best doen?
Vaak wordt een projectplanning verward met een stappenplan maken. Maar dat is maar één fase van de planning.
Als je direct gaat nadenken over de volgorde van stappen, mis je de context: waarom doen we het project, welke randvoorwaarden zijn er? Als dat niet duidelijk is, komt een plan niet van de grond.
Voor sommige projecten heb je voldoende denkwerk gedaan als je de Gewenste Uitkomst bedacht hebt en de Eerstvolgende Actie(s) om ermee te beginnen. Maar soms is dat niet genoeg en moet je meer doen.
Waarom, wat en hoe?
Voor projecten die meer planning vragen, heeft GTD een eenvoudige methode: het Natuurlijke Planningsmodel. Met deze vijf stappen volg je jouw denken:
- Begin met de vraag waarom je dit project doet. Waarom is het belangrijk voor je? Stel jezelf die vraag een paar keer om te zoeken naar diepere motieven. Moet het project winst opleveren? Waarom wil je winst maken? Wat kun je daarmee doen?
- Wat moet het project opleveren? Hoe ziet de wereld eruit als dit project een groot succes is? Zie zo kleurrijk mogelijk voor je hoe dit succes eruit ziet. ‘De nieuwsbrief wordt met enthousiasme gelezen en leidt tot allerlei reacties en interacties.’ ‘De ronde tafel leidt tot een visiedocument met de nieuwste en meest prikkelende strategische inzichten die er te bedenken zijn.’
- Hoe ga je het project aanpakken? Doe een brainstorm. Wat is er allemaal relevant voor jouw project? Waar moet je rekening mee houden? Wat moet er gebeuren om dit voor elkaar te krijgen? Welke hulpmiddelen heb je nodig? Welk budget is beschikbaar? Wie zijn de voor- en tegenstanders van dit project? Is er research nodig? En ga zo maar door.
- Zet de brainstorm om in een stappenplan: hoe ga je alle aspecten concreet aanpakken? Bepaal wat fase 1, 2 en 3 zijn of zet de acties om in een doorloop in tijd. Misschien is er een pilot- of testfase en is er dan pas de rest van het project?
- Haal uit je projectplan de Eerstvolgende Acties, dus die acties die je vanaf nu kunt doen. Wat kan er op je actielijst en welke acties blijven nog even in het projectplan staan, omdat je ze nog niet kunt doen? Die latere acties zie je weer als je jouw projectplan ter hand neemt of tijdens je Wekelijks Onderhoud.
Bewaak de voortgang van al je projecten door tijdens je Wekelijks Onderhoud de Projectenlijst grondig door te lopen.
Pak dan de projectplanning erbij om te zien of het project voldoende voortgang maakt. Zet vervolgens de komende Eerstvolgende Acties over naar je Eerstvolgende Acties lijst.
Kies een nieuw project uit en loop de vijf stappen door om het zo, heel natuurlijk, te plannen.
Wil je meer weten over het Natuurlijke Planningsmodel? Tijdens onze Getting Things Done Level 2 Training vertellen we je alles over projecten en prioriteiten. Twijfel je of het wat is voor jou? Neem gerust contact met ons op via: +31 (0)88 0016 200.
