Wachten op versus Hopen op
Misschien vergaat het jou ook zo: je wil aan een project werken, waarbij voor een aantal belangrijke stappen anderen aan zet zijn.
Helaas blijft het angstvallig stil bij die anderen. Je hebt opdrachten en vragen uitstaan, maar mails blijven onbeantwoord en zelfs de telefoontjes blijven onbeantwoord. Frustrerend!
Het is niet altijd een feest: de actie- en besluitenlijst doorlopen bij een projectoverleg.
Weer veel acties die niet gedaan zijn, niet aan toegekomen, staat nog uit, was achteraf niet zo duidelijk. Een heleboel acties schuiven weer door. De projectleider spoort iedereen aan meer voortgang te boeken. Iedereen knikt. Maar wie zegt dat het volgende keer echt anders zal zijn?
Stel je eens voor dat als je met anderen samenwerkt er aandacht is voor de kwaliteit van de samenwerking.
Dat je met elkaar probeert om voortdurend iets beter, sneller, makkelijker en effectiever te werken. Dat elke dag en elke week de samenwerking weer een tandje beter verloopt.
Geen nieuws, goed nieuws
Voor de e-mails waarop wij wachten, hebben we weleens minder geduld dan met al die e-mails die anderen ons sturen.
Je hebt iemand gisteren een e-mail gestuurd en nog steeds niks gehoord. Hè, vervelend! Tegelijkertijd heb jij misschien ook nog niet alle e-mails van gisteren, of van eerder, beantwoord. Degene die jij gemaild hebt, heeft vast ook de nodige e-mails en taken. Dat vergeten we weleens.
Vaak bespreken we kwesties rond samenwerking pas als er spanning is en we feedback te geven hebben.
Hoewel, zelfs dan kan het nog weleens lastig zijn heikele punten te adresseren. Niet iedereen vindt het even makkelijk om feedback te geven of kwesties die niet lekker lopen aan te snijden. Het geeft vaak toch wat spanning…
Samen werken versus samenwerken
- Je kunt een team niet leren lezen. Dat doet iedereen individueel. Maar je kunt wel leren samenwerken. Kortom, iedereen heeft zijn eigen taken, maar aandacht aan samenwerken besteden is essentieel. Het is dan ook jammer om te wachten met het optimaliseren van samenwerking, totdat er frictie is.
- Trap elk project af met een reeks afspraken om de lat meteen op een hoger niveau te leggen. Denk aan afspraken over waar je taken en documenten laat, hoe je documenten noemt en nummert en hoe vaak je met elkaar afstemt over lopende zaken met welke communicatiemiddelen. Maar denk ook aan bereikbaarheid en de verwachte reactietijd op bijvoorbeeld e-mails.
- Gebruik je samen dezelfde productiviteitsmethode, zoals Getting Things Done (GTD), dan heb je samen een taal die je helpt productiever te worden en samenwerkingsproblemen aan te pakken. Door allemaal te werken met concrete acties, in GTD-termen Eerstvolgende Acties, kun je besprekingen en taken die je delegeert veel concreter maken. Ben je allemaal bekend met de manier waarop je de uitkomst van een project vastlegt in een Gewenste Uitkomst, dan kun je dat instrument inzetten als (deel)projecten ongedefinieerd blijken.
- Zorg dat je met een dagstart of gezamenlijk Wekelijks Onderhoud vinger aan de pols van projecten en andere samenwerkingsvormen houdt. Sta stil bij de voortgang die je maakt op taken en projecten, zodat iedereen tevreden is over hoe zaken lopen. Voorkom dat je elkaar in de e-mail achter de broek zit, als je ook ‘s ochtends in enkele minuten met elkaar kunt bespreken wat open staat en wie waarop wacht.
- Als je wacht op iemand, dan is een herinnering vaak minder effectief dan nagaan waarom het even duurt voor de taak af is. Het is niet lastig een herinneringsmail te sturen en sommigen van ons blijven dat ook vasthoudend doen. Maar als je doet wat je deed, is de kans groot dat je krijgt wat je kreeg. Het is dus handiger om bij de dagstart of het gezamenlijke Wekelijks Onderhoud bij degene waar je op wacht na te gaan waar knelpunten zitten. In het eenvoudigste geval herinner je aan een openstaande taak, maar wie weet kun je helpen, uitleggen of ondersteunen. Tegelijk verbeteren jullie samen de samenwerking.
Bespreek de kwaliteit van je samenwerking en sta regelmatig met jouw collega’s stil bij wat loopt en wat niet, zodat je elke week concrete verbeteringen kunt doorvoeren.
