Vergaderen: spreken is zilver

Vergaderen: spreken is zilver

Voorzitter, twee dingen…

Vergaderingen hebben een slechte naam. Gezien de tijd die geïnvesteerd wordt door alle deelnemers leveren ze te weinig op.

Geen goede agenda, onvoldoende focus op oplossingen of beslissingen, geen lijn in het gesprek, de ene vergadering leidt tot nog meer vergaderingen, deelnemers werken e-mail weg terwijl ze vergaderen.

Vergaderingen zijn doorgaans veel gepraat. Sprekers wisselen elkaar af en vullen zo de geplande tijd pratend.

Dat maakt vergaderingen vermoeiend, aangezien zowel praten als luisteren denkkracht kost.

Hoe zou het zijn als een vergadering een weloverwogen, goed voorbereide en goed geplande bijeenkomst was, waarin spreken en denken elkaar in een perfecte balans afwisselen en er al doende naar een helder besluit voor een concrete kwestie gewerkt wordt?

Laaghangend fruit in green fields

Hoe lastig vergaderen is, wordt onderschat.

Het is best een kunst om met een groep mensen al pratend tot een oplossing voor een kwestie te komen. Zeker als de voorbereiding niet optimaal is, het doel onduidelijk of de leiding van de vergadering niet heel sterk is. Het vraagt veel om zo’n bijeenkomst tot een succes te maken.

De taal die tijdens vergaderingen gebruikt wordt, is anders dan die teamleden normaal gesproken gebruiken.

Tijdens een vergadering wordt indirecter gepraat, meer jargon. Opeens zijn er stippen op horizonnen, laaghangend fruit, aanvliegroutes en uitgelijnde trajecten in green fields.

“Wat proberen we op te lossen?”

Een vergadering is te stroomlijnen: welke frictie kun je weghalen, waardoor je met minder energie meer opbrengst hebt? Minder gepraat en meer focus. Maak vanuit het doel van de vergadering vervolgkeuzes.

  • Voorkom dat vergaderingen overal de oplossing voor zijn. Voordat je een vergadering organiseert, is het goed na te gaan wat alternatieven zijn. Zo is een update plezieriger om op eigen tempo te lezen, dan om naar te moeten luisteren. Zo kan een brainstorm meer opleveren als iedereen dat individueel doet.
  • Heb een duidelijk doel voor een vergadering, een Gewenste Uitkomst. Weet wat er opgelost moet worden. Een doel kan een beslissing zijn. Let op vage woorden als ‘bijpraten’ of ‘updaten’.
  • Leid uit het doel af wie er per se bij de vergadering moeten zijn. Zorg dat er alleen aanwezigen zijn die voor elk agendapunt cruciaal zijn. Splits anders de agenda of laat deelnemers voor een deel aanwezig zijn.
  • Leid uit het doel af wanneer de vergadering klaar is. De standaardtijd wordt standaard gevuld of zelfs overschreden. Een besluit? Klaar!
  • Leid uit het doel af welke voorbereiding essentieel is en controleer in de aanloop naar de vergadering of iedereen de voorbereiding gedaan heeft. Wie tijdens een bespreking voor het eerst informatie hoort en daar op reageert, heeft vast niet de best denkbare reactie. Verwerk informatie individueel voor de vergadering.
  • Heb regelmatig een pauze of denkmoment, zodat voorkomen wordt dat degenen die primair reageren en al pratend tot iets proberen te komen, veel ruimte innemen. Verzamel bijvoorbeeld eerst vragen en beantwoordt die later, neem een moment om in tweetallen te smoezen, aantekeningen te verwerken, even de benen te strekken of op een andere plek te gaan zitten en geef degenen die niet direct reageren het woord.

Bonustip: Maak spreektijd schaars. In cursussen wordt dit middel ook weleens toegepast om zichtbaar te maken hoe spreektijd verdeeld wordt. Als elke deelnemer vijf spreek-tokens heeft en voor elke bijdrage er één moet inleveren, dan wordt het belangrijk na te denken wanneer je wat zegt. De tokens kunnen ook als compliment verstrekt worden. Heeft iemand een waardevolle bijdrage dan kan iemand een token afstaan of als beloning een extra token krijgen. Het is een paardenmiddel, maar het kan helpen de automatische en oeverloze spreker aan banden te leggen.

Denk bij elke vergadering na over het doel ervan en kies dan pas wie er bij moeten zijn en hoe lang de vergadering duurt. 
Dit artikel heeft een Streamline Certified onderwerp, wil je meer weten? Kijk op onze website voor meer informatie, we geven regelmatig webinars en trainingen hierover.

Meereffect - Getting Things Done

Ontvang nuttige tips en praktische artikelen

Over slimmer leven en werken
Wij houden ook niet van spam en we respecteren je privacy.

Schrijf je in voor onze Tweewekelijkse artikelen

Aanmelden tweewekelijkse artikelen

En ontvang direct onze gratis whitepaper met 5 inzichten en 5 tips voor werken met meer focus! Je ontvangt na je inschrijving elke twee weken slimme tips over hoe je productiever kunt werken. Daarnaast houden we je ook op de hoogte van ons aanbod en leuke acties.

 Schrijf je in en sluit je aan bij ruim 35.000 anderen!

Vergaderen: spreken is zilver

Feedback geven op onze website?

Heb je ideeën, opmerkingen of suggesties over onze website? Laat het ons weten! Vul hieronder je e-mailadres in zodat we je eventueel kunnen benaderen als we meer vragen hebben.