Waarom? Waarom? Waarom? Waarom? Waarom?

Betere en mindere dagen

Was vandaag een topdag of een matige dag? Veel kenniswerkers hebben beide dagen regelmatig. En dagen met van alles er tussenin. Soms vlieg je door je takenlijst en ben je hyper-productief en andere dagen is het minste al te veel werk en loop je brandjes te blussen, terwijl je geen brandweerman bent.

Stel je eens voor dat je met een aantal eenvoudige vragen de diepere redenen van bepaald gedrag kon verhelderen en dus aanpakken.

1 x 'Waarom?'

Geef deze dag of week eens een rapportcijfer, waarmee je uitdrukt hoe productief je was. Ga vervolgens na waarom het dat cijfer is. De kans is groot dat je een mooie lijst maakt van zaken die je productiviteit verbeteren en verslechteren. Zo’n lijst geeft je mogelijk de kans een aantal verbeteringen door te voeren: wat doe je goed dat je vaker of consistenter wil doen? Wat zijn hindernissen die je op wil lossen? Te veel onderbrekingen, meer thuis werken? Vind je leeswerk vervelend, begin er dan je dag mee.

Soms is het niet makkelijk dat wat je minder productief maakt aan te pakken. Je zit erg veel in vergaderingen, maar dat hoort bij je werk als beleidsmedewerker. Gewoon 'nee' zeggen kan niet. Je wordt veel onderbroken, maar je vindt dat je als HR-verantwoordelijke een bereikbare coach moet zijn. Spreekuren passen niet in jouw beeld van een toegankelijke interne raadgever.

5 x 'Waarom?'

Vraag bij een probleem niet één keer naar de oorzaak ('Waarom gebeurde dit?') maar vijf keer. Dan kom je bij de bron, de hoofdoorzaak. Het schijnt zijn oorsprong in de Toyota-fabriek te hebben. Als een auto wordt afgekeurd, omdat de remmen niet goed gemonteerd zijn, kun je de rem monteur als oorzaak zien. Maar de kans is groot dat in het proces andere, eerdere problemen ertoe leiden dat die rem monteur niet optimaal kan werken.

In een reflectiemoment, zoals het Wekelijks Onderhoud, kun je één van de lastigere kwesties nemen die jouw productiviteit hinderen en eens vijf keer ‘waarom’ Daarmee kom je voorbij de eerste, oppervlakkige redenen en graaf je dieper. Wat maakt dat je het lastig vindt om ruimte voor eigen projecten in je agenda te blokkeren en vaker 'nee' te zeggen op allerlei haastig 'ingeschoten' bijeenkomsten? Is het echt nodig voor iedereen altijd bereikbaar te zijn om een benaderbare collega te zijn?

Het doorvragen, of -graven, leidt ertoe dat je naar hogere Aandachtshorizonnen gaat kijken. De Aandachtshorizonnen gebruiken we in de GTD Level 2 training om uit te zoomen en te kijken naar verschillende langere termijnoriëntaties, zoals je projecten (horizon 1), je Rollen en verantwoordelijkheidsgebieden (horizon 2), je lange termijndoelen (horizon 3), je missie (horizon 4) en je waarden en levensdoel (horizon 5).

  • 'Ik wil bereikbaar zijn dus laat ad hoc-vragen en onderbrekingen toe' heeft impact op je agenda (Grondniveau).
  • Waarom? 'Omdat we bezig zijn met een nieuw beoordelingssysteem dat veel vragen oproept' (horizon 1 Projectniveau).
  • Waarom? 'Omdat HR een verantwoordelijkheid heeft als gereedschapsmaker op het vlak van beoordeling van het menselijk talent' (horizon 2 Rollen en verantwoordelijkheidsgebieden).
  • Waarom? 'Omdat we als doel over anderhalf jaar hebben dat we eigentijdse, maatwerk beoordelingsmethoden hebben die door medewerkers en management met een 9 gewaardeerd worden' (horizon 3 Lange termijndoel).
  • Waarom? 'Omdat we als visie hebben dat medewerkers zich voortdurend ontwikkelen en met regelmatige, gedegen en beargumenteerde feedback uitgroeien tot de best denkbare medewerkers, waarbij medewerkers en management uitmuntend door HR ondersteund en uitgedaagd worden' (horizon 4 Visie).
  • Waarom? 'Omdat ik als persoonlijk doel heb mensen te laten ervaren wat de stimulerende werking van feedback en groei is en ik dat overal waar ik professioneel of privé onderdeel van ben, wil meebrengen' (horizon 5 Waarden en levensdoel).

Nu is de vraag of de gedraging op grondniveau (open deur en veel ad hoc-vragen) per se nodig is en in lijn is met de hogere horizonnen. Kan feedback op die ad hoc-vragen niet voor een leerervaring zorgen? Is elk uur dat in het beoordelingsproject zit, niet waardevoller dan spontaan ontstane vragen beantwoorden? Daarmee helpen herhaalde 'waarom?'-vragen je gedragingen op grondniveau af te zetten tegen hogere horizonnen en daardoor wellicht makkelijker om tot verandering te komen.

Welke hardnekkige kwestie wil jij met vijf keer ‘Waarom?’ onderzoeken?

Gratis GTD mini-training

© Copyright 2005-2018 meereffect, alle rechten voorbehouden.

Naar boven