Zeg ja vanuit hogere horizonnen

Pak ik op!

Heb je ook weleens dagen dat er meer bij je takenlijst komt, dan dat er afgaat? Je hebt je e-mails verwerkt en opeens weer allemaal acties voor jou. Je hebt ook wel wat af kunnen vinken, maar niet zoveel als je had gehoopt. Als dat zo de hele week doorgaat…

Je hebt net even met een teamgenoot gezeten om bij te praten en rond af met de vraag wie welke acties oppakt. Weer nieuwe acties voor jou. Je hoort jezelf weer een paar keer zeggen 'Pak ik op' en 'Ga ik achteraan'. Niet dat je niks te doen had, ofzo.

Stel je eens voor dat je acties alleen oppakt, als ze logisch bij jouw rollen en verantwoordelijkheidsgebieden en langetermijnplannen horen? Dat je niet van alles en nog wat doet, maar heel gericht werkt aan voor jou wezenlijke doelen.

Iemand moet het doen

De meeste kenniswerkers hebben veel vrijheid in het werk en verdelen taken meestal niet volgens een heel precieze functieomschrijving. Sterker nog, twee mensen met eenzelfde functie leggen vaak accenten in hun werk net even anders, waardoor wat ze doen kan verschillen. Daarmee is er meestal een behoorlijk grijs gebied of iets nu wel of niet bij jou ligt.

Je hoort bij mensen met veel verplichtingen weleens de verzuchting dat het altijd dezelfde zijn die taken oppakken. Iedereen kent de teamgenoten in organisaties wel die bij twijfel een taak oppakken. De één is wat gewetensvoller in het werk dan de ander.

Veel kenniswerkers hebben geen compleet overzicht van alle taken en projecten waar ze ‘ja’ op hebben gezegd. Dan neem je er makkelijk iets bij. Hoe beter je weet wat je allemaal al op je bordje hebt liggen, hoe kritischer je wordt op wat er bij komt.

6 Tips om beter keuzes te maken

  • Als je bijvoorbeeld je e-mailinbox verwerkt en beslissingen neemt over binnengekomen e-mail, dan stel je jezelf de vraag 'Actie ja of nee?' Sta eens langer stil bij die vraag. Immers, als je 'ja' zegt, heb je er een taak bij. En 'ja' is zo gezegd, maar de extra taak is niet met dezelfde snelheid gedaan.
  • Maak eens een complete lijst van alle projecten waar je enige verantwoordelijk in hebt. Hiermee breng je alle verplichtingen in kaart die langere tijd spelen. Immers, projecten vragen meestal om een reeks acties. Deze lijst bevat meestal wat minder operationele en concrete verplichtingen.
  • Maak eens een overzicht van de diverse rollen en verantwoordelijkheidsgebieden die jij professioneel hebt. Waar houd jij jezelf verantwoordelijk voor en waar houden anderen je verantwoordelijk voor? Misschien ben je expert in een kennisgebied, mentor voor nieuwe collega's, heb je een rol in kwaliteitsbewaking, enzovoort.
  • Ga na voor je 'ja' zegt op een taak of deze te koppelen is aan jouw projecten of past in één van je rollen en verantwoordelijkheidsgebieden. Als dat zo is, past het kennelijk echt bij jou. Zo nee, dan is het iets nieuws of iets dat afwijkt waar je beter niet te makkelijk 'ja' op zegt. Door deze afweging te maken, kun je dus beter inschatten wat de juiste keuzes zijn.
  • Wordt beter in 'nee' zeggen, als je bedacht hebt dat iets niet bij jou hoort. Het helpt als je vaardig bent in het constructief bespreken waarom je ervoor kiest iets niet op te pakken.
  • Plan als team periodieke afstemming om te zien of er belangrijke taken niet gedaan worden. Het kan dat je als team ziet dat bepaalde rollen of verantwoordelijkheidsgebieden niet belegd zijn en daar een aanpassing op wil doen.

Verwerk je e-mail vandaag en wees kritisch op jouw 'ja'.

Gratis GTD mini-training

© Copyright 2005-2019 meereffect, alle rechten voorbehouden.

Naar boven