Geen tijd
Als je de vraag krijgt wat er in jouw leven allemaal belangrijk is, is die lijst vast lang: gezondheid, gezin, relaties, buurt, loopbaan, klanten, inkomen, huis, ontspanning, ontwikkeling. Hoe vaak sta je stil bij al die onderdelen die voor jou van belang zijn?
Vaak lukt het kenniswerkers niet om even uit te zoomen en van grotere hoogte te kijken naar al die onderdelen die van belang zijn en de balans op te maken. Hoe gaat het met elk onderdeel? Tevreden? Meer of minder aandacht nodig?
Stel je voor dat je enkele keren per jaar de tijd neemt om al die onderdelen van je leven eens goed te evalueren. Alles wat voor jou belangrijk is, te bezien van grotere hoogte en vast te stellen waar je tevreden over bent en waar niet en welke acties er dus nodig zijn.
Een investering in reflectie
Voor velen van ons bevat een gemiddelde werkdag veel afleiding en onderbrekingen.
Door anderen via e-mail, telefoon of chatberichten of doordat je jezelf afleidt. In zo’n onrustige omgeving is het lastig om aan momenten van planning of reflectie toe te komen. Zelfs een dagstart van enkele minuten om te bepalen hoe je dag eruit ziet, lijkt voor veel kenniswerkers lastig op te brengen. Laat staan een moment om de dag in alle rust te overzien en af te sluiten.
In trainingen oefenen we nogal eens momenten van reflectie.
Veel kenniswerkers geven aan dat erg nuttig te vinden. Zelfs essentieel. Maar het voelt niet per se als werk. Geen klant of collega wordt er direct blij van als jij een moment neemt om je te heroriënteren op wat voor jou van belang is. Wel als je hun e-mail beantwoordt of ze terugbelt. Terwijl iedereen weet dat op de langere termijn het juist wezenlijk is om af en toe een pas op de plaats te maken.
Voor reflectie op langere termijndoelen en rollen die je hebt, heb je nog wat meer denkruimte en rust nodig.
Alles wat in jouw leven van belang is op een rijtje zetten, doe je niet tussen twee besprekingen door. Alleen al het in kaart brengen, is best een pittige denkoefening.
Op de plaats rust
- Plan voor, na of tijdens de zomerperiode eens een blok in om na te denken over dat wat jij allemaal van belang vindt in je leven, te reflecteren over jouw rollen en verantwoordelijkheidsgebieden. Dat is een investering die loont om meer grip te krijgen op al die onderdelen. Het is een reflectie die verder gaat dan het van week-tot-week op orde houden van je GTD-systeem, zoals je in het Wekelijks Onderhoud doet.
- Doe een brainstorm met als vraag: welke onderdelen van mijn leven zijn voor mij van belang? Wat zijn mijn Rollen en verantwoordelijkheidsgebieden? Denk aan gebieden zoals gezondheid, gezin, relaties, buurt, loopbaan, klanten, inkomen, huis, ontspanning, ontwikkeling. Misschien wil je voor werk en privé een aparte brainstorm doen.
- Detailleer die gebieden verder, zodat er subgroepen ontstaan. Als je bijvoorbeeld naar klanten kijkt, kun je daar nog groepen in aanbrengen, bijvoorbeeld bestaande en nieuwe of grote en kleine of relaties en eenmalige klanten? Doe hetzelfde voor bijvoorbeeld gezondheid, splits het in voor jou relevante gebieden zoals voeding of sport of mindfulness.
- Deze onderdelen wil je op een bepaald niveau in stand houden. Kun je dat per niveau omschrijven? Stel dat je leidinggeven als gebied hebt. Wanneer is dat op een niveau waarover je tevreden bent? Is dat bijvoorbeeld: “Ik scoor op vier aspecten van leidinggeven aan mijn team twee keer per jaar een 5 op een schaal van 5.” En bij je sport? Bijvoorbeeld: “Ik loop per week 20 kilometer hard.” Of voor de school van de kinderen? Bijvoorbeeld: “Ik neem elke week de schoolagenda met de kinderen door om te bespreken hoe hun week eruitziet.”
- Je kunt, eventueel met kleuren, aangeven in welke Rollen en verantwoordelijkheidsgebieden je meer wil doen, of juist minder. In welke Rollen en verantwoordelijkheidsgebieden wil je projecten starten en op welke vlakken wil je meer delegeren of afstoten? Het idee is dat een beeld van de Rollen en verantwoordelijkheidsgebieden je inzicht geeft in wat je wil prioriteren en wat juist niet.
In de GTD Level 2 training, Projecten en Prioriteiten, breng je jouw rollen en verantwoordelijkheidsgebieden helder in kaart en ga je aan de slag met het Natuurlijk Planningsmodel.
Stijg op tot hogere hoogte en ga na wat je kunt doen om jouw Rollen en verantwoordelijkheidsgebieden op niveau te houden.
