Afspraak is afspraak, ook met jezelf

dreamstime_xs_78579219Mañana

Aan het eind van een bewogen werkdag kijk je terug op je dag. Hmm, een paar taken die je voor vandaag in je agenda had gezet, zijn toch niet gelukt. Balen! Doorslepen naar morgen dan maar. Toen je de taken in de agenda zette leek het prima te doen, maar in de dynamiek van de dag is het toch niet gelukt. Hopelijk lukt het morgen wel.

Taken die doorschuiven zijn meestal taken die morgen ook wel kunnen, dus er gaat niet per se iets mis. Maar het blijft een vervelend gevoel als je je eigen afspraken niet nakomt. Ook al kun je morgen (of overmorgen) ook prima aan die presentatie werken of de vergadering voorbereiden, je wilde het nu eens een keer ruim op tijd doen.

Stel je eens voor dat je jouw agenda openslaat en alleen afspraken ziet met jezelf of met anderen die ook echt op die dag of op dat tijdstip moeten gebeuren. Alles staat er om een reden en de tijd die ongepland is, geeft je de ruimte met ander werk aan de slag te gaan. Een reële planning, waarbij je niet hoeft te zoeken naar wat echt moet en wat niet, geeft meer rust.

Planning geeft een vals gevoel van controle

Afspraken die je met anderen maakt, bijvoorbeeld een bespreking of een deadline, kom je vast vaker na dan afspraken die je met jezelf maakt. Waarschijnlijk zeg je minder snel 'nee' tegen vragen van anderen en schuif je jouw eigen planning aan de kant. Als je iets af moet hebben, heb je wel een goede reden om 'nee' te zeggen tegen ander werk dat opduikt.

Je werkt veel met je agenda en e-mail inbox. Dat zijn plekken die je vaak ziet, dus wat je daar zet zie je gegarandeerd terug. Dat geeft een veilig gevoel. Als je niet gewend bent met een takenlijst te werken, kan het in het begin spannend zijn daar belangrijke taken neer te zetten. Alle reden om daar een taak te zetten die je graag wil doen.

Een planning maken geeft een vals gevoel van controle. Alles staat in je agenda met datum en tijd, dus alles heeft een plek. De praktijk van alledag is vaak rommeliger. Zoals vaker is papier (of een beeldscherm) geduldig.

Als jouw werk ongepland werk met zich meebrengt, dan weet je dat een deel van je dag flexibel moet zijn. Als er elke dag wel een paar telefoontjes of mailtjes zijn die je die dag nog moet oppakken, dan kun je al weten dat een overvol geplande dag niet gaat lukken.

Afspraak = afspraak

  • Zet taken die je op een bepaald moment moet doen, in je agenda. Dus een bespreking met een teamgenoot of een belafspraak met een klant gaan in je agenda. Die moeten ook echt op dat moment gebeuren, dus dat zijn afspraken die je na zult komen. Je weet nu zeker dat alles in je agenda er staat om een goede reden.
  • Zet taken die je niet op een vaste dag of tijdstip hoeft te doen op je takenlijst, in GTD-termen jouw Eerstvolgende Acties lijst. Dat zijn taken waar je mee aan de slag gaat als er niks in je agenda staat en je dus kunt kiezen wat je gaat doen. Je kunt in de meeste takensystemen deadlines aan een taak koppelen als die relevant zijn, zodat je tijdig ruimte kunt blokken als een taak urgent begint te worden.
  • Gebruik je Wekelijks Onderhoud en een dagstart om voor een dag te bepalen wat je wil doen. Ga aan het eind van de dag en week na in hoeverre je plan realistisch was en wat dat betekent voor de volgende ronde. Wat kun je doen om volgende week beter te plannen? Meer tijd voor taken nemen, minder plannen op een dag, marges houden? Door terug te kijken word je steeds beter in plannen.
  • Neem gerust ruimte in je agenda op om aan projecten of taken te werken, zonder dat je vooraf al precies bepaalt welke taken je dan oppakt. Dat voorkomt dat je dag volgepland wordt en het biedt jou ruimte om vordering op je eigen geplande werk te maken. Let wel op dat je die ruimte dan ook echt gebruikt.
  • Merk je dat je te vaak ruimte geeft aan storingen en afleidingen, waardoor jouw werk te weinig vooruit gaat, ga dan na wat je kunt doen om jouw ruimte te bewaken. Ga in je Wekelijks Onderhoud na waarom je jouw tijd weggeeft. Vind je het lastig 'nee' te zeggen? Vind je het lastig taken te delegeren en pak je veel zelf op? Of ga met iemand in gesprek die goed is in zijn of haar ruimte bewaken en ga na wat je kunt leren.

Maak betere afspraken met jezelf en kom die dan ook daadwerkelijk na!

Gratis GTD mini-training

© Copyright 2005-2019 meereffect, alle rechten voorbehouden.

Naar boven