Herken je dit?
Je hoofd borrelt van de ideeën en invallen over van alles wat je nog wilt doen, maar waar je nu even niet aan toekomt.
Misschien heb je – ergens in je achterhoofd – een lijstje met films die je graag nog wilt zien. Eerder las je een lovende filmrecensie en je dacht gelijk: ‘Daar wil ik heen!’ Maar op het moment dat je er eindelijk de tijd voor hebt, heb je geen idee meer welke film het was. Je collega had het laatst ook over die film. Diezelfde film, met die leuke acteur, Clooney. Nee, niet Clooney. Iemand anders. Kom, hoe heet die film ook alweer?
Gebruik je hoofd voor waar het goed in is
Stel je dit eens voor: je weet zeker dat je alles wat je invalt ook echt onthoudt en weer makkelijk kunt oproepen. Het maakt niet uit hoe groot of klein, hoe belangrijk of onbelangrijk het is, op het moment dat jij het wilt kun je het weer nalezen. Je hoeft zelf niets meer te onthouden. Je hebt een fris en helder hoofd dat je in het ‘nu’ goed kunt gebruiken voor dat waar je mee bezig bent.
Je hebt te veel ideeën
Veel kenniswerkers krijgen meer input en ideeën dan ze daadwerkelijk kunnen onthouden. En dat wat je wél onthoudt, schiet je vaak nét niet te binnen wanneer je het nodig hebt. Dan heb je er dus nog niks aan. Omdat jij je ideeën niet op één plaats vastlegt – en blijft vertrouwen op je geheugen – zul je de meeste ervan ook gewoon weer vergeten.
Later komt het goed!
Hoe kun je ervoor zorgen dat je je ideeën wel onthoudt? Een van de manieren waarop je dat kunt doen is door het bijhouden van een lijst. Daarop zet je alles wat je wilt onthouden, maar waar je pas later iets mee gaat doen. David Allen (de bedenker van Getting Things Done) noemt dit je Later/Misschien lijst.
Ooit wordt nooit
Als je voor het eerst van de Later/Misschien lijst hoort, klinkt dat misschien als een vage uitstellijst.”Ooit wordt nooit!” of “Stel je voor dat ik tegen mijn collega zeg dat ik zijn mail op mijn Later/Misschien lijst heb gezet!” De naam kan het beeld oproepen dat je iets naar een onbekende toekomst doorschuift.
De Later/Misschien lijst wordt makkelijk een overlooplijst als je te veel acties en projecten hebt. Alles wat je wel wil doen, maar wat nu niet lukt, gaat dan naar de Later/Misschien lijst. Daarmee staan er heel verschillende items op die lijst: acties die je eigenlijk echt wil doen, staan naast ideeën en kansen. Dat maakt het idee van de lijst minder duidelijk.
De Later/Misschien lijst is voor Later én Misschien
Als je de Later/Misschien lijst niet direct bekijkt in je Wekelijks Onderhoud, gaat er meestal niet echt iets mis. Daarmee is het verleidelijk deze lijst niet zo vaak te bekijken. De Later/Misschien lijst bevat kansen, ideeën en mogelijke projecten. Daarmee is de lijst minder concreet en kritiek voor het werk van alledag, dan je agenda of Eerstvolgende Acties lijst.
Als je de Later/Misschien lijst gebruikt, heb je daar wellicht veel verschillende items op. Zeker als je zelf de voornaamste stuff-bron bent. Zo kunnen projecten die on hold zijn naast wilde ideeën voor innovatie staan met daarbij boeken die je nog eens wil lezen alsook steden die je wil bezoeken. Dat is een wat typische mix van items, die je ook niet allemaal per se elke week hoeft terug te zien.
Op het juiste moment de juiste lijst
- Vind je de naam Later/Misschien te vaag? Pas dan de naam aan: inspiratielijst, kansenlijst, ideeënlijst, potentiële projectenlijst. Als het helpt om de lijst anders te noemen, dan doe je dat.
- Zet op de Later/Misschien lijst alleen items waar je géén actie voor plant, anders dan dat je het item nog eens bekijkt in de toekomst. Alle acties horen op je Eerstvolgende Acties lijst. Als die lijst te lang is, los je dat probleem op: heronderhandel, delegeer, maak kleinere acties. Een Eerstvolgende Actie wordt pas een Later/Misschien-item als je ook echt vindt dat je voor dat item vooralsnog geen actie hoeft te ondernemen.
- Acties die je later wil doen, gaan niet op de Later/Misschien lijst.In plaats daarvan zet je deze in op een datum in je agenda ergens in de toekomst of in je Eerstvolgende Acties lijst met een startdatum in de toekomst. Je ziet dat item dan niet bij elke onderhoudsronde terug, maar na het door jou bepaalde moment.
- Op de Later/Misschien lijst zet je alle ideeën, potentiële projecten, citaten, dromen of kansen waar je nu geen Eerstvolgende Actie voor bepaalt.Maak van deze lijst een parkeerplaats voor ideeën, waardoor je weet dat je er nu geen actie voor hoeft te doen, maar erop kunt vertrouwen dat je het item nog eens terugziet.
- Maak van één Later/Misschien lijst meerdere lijsten. Denk aan categorieën als:
- boeken en artikelen die je wil lezen
- cadeaus om te kopen
- films om te bekijken
- steden of restaurants om te bezoeken
- citaten om terug te zien
- talenten die je nog eens wil ontwikkelen
- verbeteringen die je aan je huis wil doen
- apps en sites die je ooit eens wil testen
- innovatieve ideeën of verbeteringen
- ambities of dromen die je wil terugzien
- Bekijk elke lijst of categorie met de regelmaat die je wil terugzien. Boeken die je wil lezen of steden die je wil bezoeken, hoef je niet elke week in je Wekelijks Onderhoud terug te zien, maar projecten die even on hold zijn waarschijnlijk wel. Het is handig om verschillende lijsten te maken, die je doorzoekt als je iets specifieks nodig hebt. Bepaal voor elke lijst wanneer je die onderhoudt.
- Wellicht wil je de geparkeerde acties en projecten dichtbij je GTD-systeem houden voor je Wekelijks Onderhoud.De andere lijsten kun je op een plek organiseren die beter past bij wat op die lijst komt. Zo kunnen OneNote en Evernote ideaal overweg met geclipte websites, foto’s van kaften van boeken of de brainstorm op een whiteboard. Met Pinterest pin je sites en afbeeldingen, waarmee je ook makkelijk een inspiratielijst kunt maken.
- Zorg dat je in je Wekelijks Onderhoud een checklist hebt, waar je een lijst heb van je lijsten. Dan vergeet je zeker niet dat je een lijst begonnen bent.
Herzie je Later/Misschien lijst: wat mag eraf en wat mag blijven? Is het beter sub-lijsten of categorieën toe te voegen voor een beter overzicht?
