Automatiseer je Wachten Ops

|||

Wachten Op als een ander aan zet is

Stel, je bent voorzitter van een werkgroep en hebt een teamgenoot gevraagd een presentatie te doen in het overleg van volgende week vrijdag. De dag ervoor schiet je plotseling te binnen dat je niks teruggehoord hebt van dat teamlid. Oh, oh… Snel even bellen!

Iedereen heeft voor een project weleens inbreng van een ander nodig of een klusje gedelegeerd of een belangrijke bestelling gedaan. Vanaf het moment dat je je vraag gesteld hebt, ben je afhankelijk van de ander om zaken voor elkaar te krijgen. Daarmee is die taak even bij jou weg, maar wil je wel graag in de gaten houden of het gebeurt. In Getting Things Done-termen is dat een Wachten Op.

Als je jouw Wachten Ops op een lijstje of in een mailmapje bijhoudt, dan kun je periodiek nagaan of alles wat bij anderen ligt nog prima gaat of dat je eens moet informeren of het allemaal nog op tijd gaat lukken.

Mail en Wachten Ops

Veel Wachten Ops beginnen met een mailtje. Je stelt je vraag of delegeert een taak, duwt op verzend.

Als je dan geen actie onderneemt, vergeet je makkelijk dat je die mail gestuurd hebt. Wie loopt er nu regelmatig de Verzonden items door?

Stel je voor, dat je dat je dat automatiseert. Dat je iets handigs met je mail doet, waardoor die mail automatisch op je Wachten Op lijst terecht komt. Dat scheelt werk. En vooral denkkracht.

Wachten Ops automatiseren

Stel, je stuurt een mail naar Hilde met de vraag om wat informatie over een bepaald project.

Graag voordat je volgende week een bijeenkomst hebt over dat project. Je maakt een mail voor Hilde en zet jezelf in de BCC. Heeft verder niemand last van.

Je hoeft die mail echter niet in je inbox te hebben, want je kent die mail al. Dus maak je een regel die herkent dat jij een mail gestuurd hebt met jezelf in de BCC en de betreffende mail niet in je inbox laat terechtkomen, maar in een Wachten Op-mailmap.

In Outlook

Bekijk de video om te zien hoe je de mail meteen doorleidt in Outlook. In de illustratie zie je het eindresultaat. In deze regel gaan de Wachten Op-mails naar de lijst Taken, aangezien daar ook Wachten Ops staan die handmatig zijn toegevoegd.

Heb je een Wachten Op-mailmap, dan kun je de regel aanpassen en de ge-BCC’de mails in die map laten komen.

In Gmail

Bekijk de video om te zien hoe je de mail meteen doorleidt in Gmail. In de illustratie zie je het eindresultaat.

Meereffect - Getting Things Done

Ontvang nuttige tips en praktische artikelen

Over slimmer leven en werken
Wij houden ook niet van spam en we respecteren je privacy.