Je merkt dat de samenwerking in je team niet soepel loopt. Afspraken zijn onduidelijk, communicatie gaat kriskras en je agenda staat vol met overleggen die weinig opleveren. Je wilt het aanpakken, maar niet door nóg een overleg in te plannen.
Dat snappen we. Als leidinggevende heb je invloed op hoe je team samenwerkt. Niet door alles zelf te regelen, maar door de juiste gesprekken te faciliteren en het goede voorbeeld te geven.
In dit artikel lees je hoe je als leidinggevende de samenwerking in je team kunt verbeteren. Praktisch en zonder extra vergaderingen.
Jouw rol als leidinggevende
De manier waarop jij communiceert, vergadert en reageert, zet de toon voor het hele team. Dat is geen druk, maar een kans. Een paar bewuste keuzes van jou maken het verschil voor iedereen.
Je geeft het voorbeeld. Als jij ‘s avonds e-mails stuurt, voelen teamleden zich verplicht om ook te reageren. Als jij kiest voor een kort bericht in plaats van een overleg, geef je toestemming aan anderen om dat ook te doen.
Je faciliteert het gesprek. Werkafspraken werken het beste als het team ze samen maakt. Jouw rol is om dat gesprek te starten en de ruimte te bieden. Niet om de regels te bepalen.
Je houdt de afspraken levend. Werkafspraken verwateren als niemand ernaar terugkijkt. Plan een kort evaluatiemoment na vier weken. Dat houdt het team scherp, zonder dat het een belasting wordt.
Vijf dingen die je morgen al kunt doen
1. Stop met cc’en als vangnet. Stuur e-mails alleen naar mensen die er iets mee moeten doen. Gebruik cc alleen als iemand het echt moet weten, niet “voor de zekerheid”.
2. Maak je vergaderingen korter. Begin met 30 minuten in plaats van een uur. Stel vooraf een duidelijke agenda op met de vraag: wat willen we aan het eind besloten of afgesproken hebben?
3. Stel de vraag: “Moet dit een overleg zijn?” Niet alles hoeft in een vergadering. Soms is een kort bericht, een gedeeld document of een asynchroon voorstel effectiever. Door deze vraag te stellen, geef je toestemming om alternatieven te kiezen.
4. Spreek verwachtingen over bereikbaarheid uit. Vertel je team wanneer je bereikbaar bent en wanneer niet. En vraag hen hetzelfde te doen. Dat geeft iedereen meer ruimte voor geconcentreerd werk.
5. Faciliteer een teamgesprek over samenwerking. Niet een extra vergadering, maar een gericht gesprek van 30 minuten. Vraag je team: waar loopt het soepel? Waar wringt het? Wat zouden we willen afspreken?
Werkafspraken die teams zelf dragen
Het verschil tussen regels en werkafspraken is eigenaarschap. Regels die van bovenaf komen, worden gevolgd zolang iemand kijkt. Werkafspraken die het team samen maakt, worden gedragen omdat iedereen ze herkent.
Jouw rol als leidinggevende is om het kader te scheppen. Stel de thema’s voor (bereikbaarheid, communicatiekanalen, vergaderen), faciliteer het gesprek en zorg dat de afspraken worden vastgelegd. Maar laat het team bepalen wat de afspraken worden.
Lees meer over hoe je concreet begint: werkafspraken maken als team.
Veelvoorkomende valkuilen
Alles zelf willen oplossen. Het is verleidelijk om als leidinggevende de afspraken te bepalen. Maar werkafspraken die het team niet zelf maakt, houden zelden stand.
Het gesprek uitstellen. “We hebben het te druk om het over samenwerking te hebben.” Dat is precies het signaal dat het gesprek nodig is. Het hoeft niet lang. Een half uur is genoeg om te beginnen.
Alleen focussen op vergaderen. Vergaderdruk verlagen is belangrijk, maar samenwerking gaat breder. Denk ook aan communicatiekanalen, reactietijden en taakverdeling. Lees ook: vergaderdruk verlagen met werkafspraken.
Ondersteuning via een incompany training
In de incompany training Slimmer Samenwerken werken teamleden aan hun werkafspraken. Als leidinggevende neem je deel als teamlid, wat de gelijkwaardigheid versterkt.
Na de training heeft het team concrete afspraken die gedragen worden door iedereen. En elke deelnemer krijgt een jaar lang ondersteuning om de nieuwe werkwijze te verankeren.
Bekijk ook de incompany training slimmer werken voor het bredere aanbod, inclusief modules over organiseren en prioriteren.
Lees meer: wat levert een incompany training samenwerken op?
Benieuwd hoe dit er voor jullie team uitziet?
Plan een gesprek van 15 minuten. We bespreken jullie situatie en denken mee over de aanpak die het beste past. Vrijblijvend en zonder verplichtingen.
Plan een gesprek over jullie team →
Of lees meer over de incompany training Slimmer Samenwerken.
