Urgent: morgen 11:00-12:00 meeting
Je opent een vergaderverzoek. Fred schiet weer eens een vergadering in: last minute, veel genodigden, onduidelijk wat de agenda is en waarom het zo lang (een uur!) moet duren.
Waar zeg je dan ‘ja’ op… Als je aanschuift ben je een uur kwijt, terwijl de kans dat op deze korte termijn het een productieve bespreking wel erg klein is.
Je verwerkt de binnenkomende mails en ziet een vergaderverzoek. Hè, wat vreemd… De uitnodiging is voor een tijd waarop je iets anders gepland had.
Kijkt er dan niemand in de agenda! Nu moet jij het verzoek afwijzen, terwijl de verzender had kunnen weten dat die datum sowieso niet kon. Je zult zien dat er zo meteen druk op jou uitgeoefend wordt om toch te komen. Vervelend!
Stel dat je alleen naar vergaderingen gaat die voldoen aan de criteria die je aan een overleg mag stellen.
Dan zeg je volmondig ‘ja’, want de kans dat het een succes wordt, is erg groot.
Eén druk op de knop
Het is makkelijker dan ooit om een vergadering ‘in te schieten.’ Met een paar klikken kun je allerlei genodigden van een uitnodiging voorzien.
Die snelheid is uiteraard fijner, dan dat je als organisator allerlei mensen moet bellen en naar hun beschikbaarheid moet vragen. Dat is tijdrovend, zeker omdat je met een belrondje vast niet iedereen de eerste keer meteen te spreken krijgt.
Velen van ons zijn graag collegiaal en zijn graag een teamspeler. Het is dan vervelend als een ander een beroep op je doet om daar vervolgens ‘nee’ op te zeggen.
Misschien ben jij de laatste die met ‘ja’ de vergadering door kan laten gaan. En misschien wil je liever aanwezig zijn, dan het risico lopen informatie of invloed te missen.
Hoe heurt het eigenlijk?
Zeg ‘nee’ tegen een slecht voorbereide last minute vergadering. Het wordt hoogst waarschijnlijk geen succes en tenzij het een echt 100% crisisoverleg is simpelweg niet nodig.
Met een groep mensen pratend tot een besluit of inzicht komen, is te complex om dat freewheelend te doen. Met de juiste voorbereiding en een heldere agenda is die kans juist erg groot.
Tijd en aandacht zijn schaars. Met tijd en aandacht voeg je waarde toe. Het is dus wezenlijk om als kenniswerkers kritisch te zijn op waar je jouw tijd en aandacht aan besteed.
Het is dus uitermate verstandig om kritisch te zijn op verzoeken voor vergaderingen, meetings, stand ups, townhalls, bila’s of benen-op-tafelsessies. En wie weet help je anderen ook kritisch te zijn op waar ze ‘ja’ op zeggen.
Hanteer de volgende checklist en accepteer de uitnodiging alleen als je op elke vraag een ‘ja’ scoort.
- Is het onderwerp van de bespreking helder en is er een concreet doel voor de bespreking?
- Is bij meerdere agendapunten helder wat het doel per punt is?
- Is er bij elk agendapunt iemand wiens punt het is en die aanwezig is?
- Zijn er alleen mensen aanwezig, inclusief jezelf, bij een agendapunt die per se nodig zijn om het doel te halen? Bij te veel of te weinig aanwezigen scoor je een ‘nee’.
- Is de toegemeten tijd voldoende voor de bespreking? Is bij meer dan een half uur duidelijk waarom het zo lang moet duren.
- Is de per punt benodigde informatie tijdig verspreid en wordt in de bespreking geen tijd verspild met het ter plekke delen van informatie?
- Is de locatie en aanpak van de bespreking stimulerend voor de bespreking?
Overlapt de uitnodiging een bestaande afspraak: vraag de verzender waarom die overlap er is.
Spreek af dat als iemand niet anders kan dan jou uitnodigen op een moment dat er al iets in je agenda staat, dat er dan overleg is.
Deel jouw checklist met anderen, hanteer ze zelf als je wat organiseert en zorg voor betere vergaderingen.
