Multitasken bestaat niet

dreamstime_m_45652276Je zit volop in een schrijfklus met je volle aandacht en er schiet je te binnen dat je nog iemand een uitnodiging moet e-mailen. Terwijl je je e-mail opent, zie je op je telefoon een voicemail. Even afluisteren, terwijl je de e-mail begint te typen. Oh, een collega aan je bureau die meteen zijn vraag stelt. Van alles loopt tegelijk en door elkaar heen. Dat vraagt om multitasken! Toch?

Information overload

Helaas bestaat er niet zoiets als multitasken. Je kunt wel twee dingen tegelijk doen, maar niet twee echte denkklussen. Als een taak echt je aandacht vraagt, is dat simpelweg niet te combineren met een andere taak die je aandacht vraagt. Wie kan autorijden, kent het verschil tussen routine en aandacht. Je rijdt op routine in het verkeer, maar nader je een druk kruispunt waar allerlei fietsers en voetgangers oversteken, dan verscherpt je aandacht. Luister je op dat moment naar de radio, dan zul je automatisch minder opletten op de radio-uitzending. Als vanzelf ga je single-tasken. Echte aandacht is maar op één plaats tegelijk.

Je kunt wel twee taken tegelijk doen als één van die taken voor jou een routineklus is. Als jij op de automatische piloot iets kan uitvoeren, heb je je aandacht vrij om iets anders tegelijk te doen. Sterker nog, dat is wel prettige afleiding.

Wie toch probeert te multitasken die switch-taskt. Je hebt je aandacht bij één taak, bijvoorbeeld bellen, en switcht naar een andere, bijvoorbeeld een e-mail schrijven. Als je die twee taken probeert te combineren, dan kost elke wisseling tijd en energie. Elke keer moet je de relevante context van de ene taak dumpen en die van de andere taak laden. Vandaar dat multitasken uiteindelijk meer tijd kost: de taken duren net zo lang als wanneer je single-taskt, maar elke wisseling kost tijd die je erbij op moet tellen. Daarnaast is het logisch dat wisselingen de kans op fouten toe laten nemen. Een e-mail in één keer typen maakt de kans op verkeerde boodschappen of niet lopende zinnen kleiner. Tenslotte kost elke switch je energie, waardoor je eerder moe wordt.

Eén-voor-één

Hoe zou het zijn als je je aandacht niet versnippert, maar compleet en geheel op één denktaak hebt? Met je volle denkkracht een uitdagende denktaak starten en er ongestoord aan werken, totdat je klaar bent. Je kunt in flow komen en alsmaar meer opgaan in je taak, zodat je je beste denkwerk doet.

Een breinvijandig kantoor?

  • Veel kantooromgevingen dwingen je tot multitasken: het geluid van bellende collega's of collega's die met elkaar overleggen, gesprekken over klanten die je net kunt horen en die ook voor jou relevant kunnen zijn, ad hoc vragen die je krijgt van teamgenoten aan je bureau, waar je ook kijkt beweging en potentiële visuele afleiding. In zo’n omgeving ga je bijna als vanzelf proberen te multitasken.
  • Multitasken kan heel dynamisch voelen: je beantwoordt vragen, je tikt een e-mail, je zoekt een website en dat doe je door elkaar en tegelijk. Dat voelt heel energiek.
  • Het kan ook erg prettig zijn om storingen op te lossen en anderen te helpen door vragen te beantwoorden. Het kan heel prettig zijn om iemand die je belt, e-mailt of (nog directer) voor je neus staat verder te kunnen helpen. Al improviserend, nadenkend en snel combinerend een antwoord te geven waar iemand anders verder mee kan. Daarnaast, je moet toch een keer de vraag beantwoorden, dus waarom niet meteen?
  • Soms zijn echte denkklussen of lastige gesprekken die je volle aandacht vragen, de soort taken waar je tegenop kan zien. Een makkelijkere, concretere of meer routineklus is dan opeens aantrekkelijk. Deze vorm van uitstelgedrag wordt makkelijker als je van alles en nog wat kunt doen, waardoor de grote taken makkelijker blijven liggen.

Hoe single-task je?

  • Zorg dat je jezelf niet afleidt door voor een concentratieklus een mind dump te doen. Dat maakt dat je oppoppende gedachten voor bent.
  • Zorg voor afleidingsvrije werkplekken. Kun je een rustige plek vinden om te werken, thuis starten, een koptelefoon opzetten of een bordje 'niet storen' plaatsen? Wat helpt om storingen te minimaliseren?
  • Neig je ernaar te gaan multitasken, bedwing jezelf en doe het niet. Wees streng en roep jezelf tot de orde. Parkeer de andere taak op een notitieblok en maak de eerste taak af.
  • Maak van je taak een Pomodore: kies de taak, zet een eierwekker op 25 minuten en werk alleen aan deze taak. Komt er een storing, maak dan de Pomodore af. De eierwekker houd je gedurende de taak bij die ene taak. Tegelijkertijd is 25 minuten niet zo lang dat je niet aan anderen kunt vragen om te wachten.

Houd voor ogen dat als je echte denkklussen of lastige gesprekken moet voeren, je niet sneller af bent door te multitasken. Wees streng voor afleidingen en single-task de taken die je volle aandacht nodig hebben.

Bronnen:

  • Multitasken bestaat niet. Als je alles doet, krijg je niets voor elkaar, Dave Crenshaw.
  • Ontketen je brein. Hoe hyperconnectiviteit en multitasken je hersenen gijzelen en hoe je eraan kunt ontsnappen, Theo Compernolle.

Gratis GTD mini-training

© Copyright 2005-2019 meereffect, alle rechten voorbehouden.

Naar boven