Onderhoud als gewoonte

dreamstime_xs_58549649Tijdens drukke dagen is het verleidelijk te reageren op alles dat op je afkomt. E-mails die binnenkomen, teamleden aan je bureau en telefoontjes die je niet kunt negeren, krijgen makkelijk voorrang op gepland werk. Laat staan dat je toekomt aan nadenken over je werk.

Geen tijd om stil te staan

Denken over werk, reflectie, nagaan waar verbeteringen te realiseren zijn, schiet er op een gemiddelde werkdag nogal eens bij in. Ook veel overleggen gaan doorgaans over werk zelf en minder vaak over hoe je werk doet.

Stel je voor dat je, ondanks alle hectiek en drukte, kleine momenten inbouwt waarin je even de rust en tijd neemt om na te denken over hoe je werk gaat. Je investeert een kort moment waarin je de pen neerlegt, je computerscherm uitzet en alleen nadenkt over hoe zaken lopen.

Doen!

Veel kenniswerkers besluiten als het druk is onderhoud en reflectie over te slaan. Het doen van onderhoud voelt vaak minder als werk, dan wanneer je taken afwerkt of e-mails aanpakt die om antwoord vragen .

Een klassiek onderdeel van Getting Things Done is het Wekelijks Onderhoud. Een onderdeel dat veel GTD'ers lastig tot gewoonte maken. Deze onderhoudsronde kost je circa een uur. Als je begint met GTD is dat best een stevige investering. Nogal wat kenniswerkers slagen in veel onderdelen van GTD, maar vinden maar lastig de rust en tijd om dat uur te investeren.

Van niet of nauwelijks aan reflectie doen naar vast een uur per week reflectie, is een erg grote sprong. Het kan nuttig zijn om met kleinere vormen van reflectie te beginnen, zodat de drempel wordt verlaagd.

Een minuutje ...

Reflectie heeft als term snel de associatie met tijdsintensieve retraites en meta-gesprekken. Reflectie kan echter heel concreet zijn en compact verlopen. Als je bijvoorbeeld elke ochtend drie minuten nadenkt over wat je die dag wilt doen en niet wilt doen, heb je daarmee een veel bewustere start van je (werk)dag.

Tijdens een start van de dag kun je nadenken over wat je wilt doen, maar ook over hoe je wilt werken. Je kunt verbeteringen die je je voorgenomen hebt of statements erbij nemen en nagaan hoe je deze voor die werkdag wilt toepassen. Misschien heb je acties uit een training of coaching, die je in drie minuten vertaald naar deze werkdag.

Koppel de gewoonte een dag bewust te starten aan iets dat je toch al elke (werk)dag doet. Het idee om een nieuwe gewoonte te koppelen aan een bestaande, vind je mooi uitgewerkt in Tiny Habits. Bijvoorbeeld als ik mijn eerste espresso op mijn bureau zet, denk ik drie minuten na. Of terwijl mijn computer start, denk ik na over die werkdag. Je kunt ook Outlook starten in je agenda in plaats van in je Postvak In. Kijk dan naar je dag en jouw voornemens voor die dag.

Het eind van je werkdag is ook een prima moment om af te sluiten en terug te komen op je dagstart: wat is gelukt, wat niet, waarom niet, wat betekent dat? Met deze afsluiting ga je anders van je werkplek af, dan wanneer je direct na het laatste overleg opspringt en vertrekt. Dan start de verwerking pas als je weer tot rust komt.

Vind ook aan het eind van de (werk)dag een ‘haakje’ om je reflectiemoment aan te koppelen. Bijvoorbeeld laptop dichtklappen, dan reflecteren. Of bureaublad van je computer leegmaken, dan reflecteren.

Een goede gewoonte is om aan het eind van de dag aan journaling te doen. Je schrijft elke dag enkele regels over wat je ervaren hebt. Je noteert bijvoorbeeld ideeën, acties, issues die je signaleert, etc. Eventueel gebruik je elke dag dezelfde vragen en geef je bijvoorbeeld de dag een rapportcijfer. Deze notities kun je periodiek verwerken, bijvoorbeeld in het Wekelijks Onderhoud. Dat schrijven kan op papier, in een alsmaar groeiend document of met een app als Day One (iOS), Narrato (iOS) of Journey (Android).

Teams of koppeltjes die een dagstart doen, reflecteren in zo'n korte sessie de dag ervoor en de komende dag. Zo’n check-in helpt ook die dag rekening met elkaars planning te houden en storingen te verminderen.

De dagelijkse, korte reflectie kan het makkelijker maken aan Wekelijks Onderhoud te doen. De dagelijkse momenten zijn dan waardevolle input voor een wekelijkse afsluiting.

Met welke kleine investering kun je meer reflectiemomenten inbouwen?

Gratis GTD mini-training

© Copyright 2005-2019 meereffect, alle rechten voorbehouden.

Naar boven