Waar had ik ook alweer de agenda opgeslagen?
De maandelijkse teamvergadering komt eraan, dus hoogste tijd die eens voor te gaan bereiden en de stukken te gaan zoeken.
De secretaris heeft een agenda gemaild die je gaat zoeken in de mail. In die mail zit ook een deel van de benodigde stukken. Een aantal stukken zou nagezonden worden. Waar zijn die ook alweer? En was er voor het te bespreken planningsbestand niet een nieuwe versie gemaild? Maar waar is die? Ook in de mail of op een netwerkschijf?
In de vergadering worden besluiten genomen en acties bepaald. Maar waar laat je die?
Fred maakt een overzicht van de kosten voor het project voor De Vries en Hilde zal navraag doen bij een aantal locaties of ze geschikt zijn voor de voorjaarsconferentie. Noteren Fred en Hilde de acties of komt er een actie- en besluitenlijst voor iedereen? En hoe houd je bij welke acties gedaan zijn? En zat je wel met de juiste mensen aan tafel?
Hoe zou het zijn als je voor een vergadering eenvoudigweg de vaste plaats bezoekt om alle relevante én actuele stukken te zien? Alles op één plek met duidelijke bestandsnamen voor alle deelnemers in één oogopslag verzameld?
Waar horen de vergaderstukken?
Het interessante en lastige van kenniswerk is, dat je veel vrijheid hebt en over veel zaken zelf een beslissing mag of moet nemen.
Met welke taak begin je morgen? Wat heeft deze week prioriteit? Hoe lang werk je aan de presentatie voor nieuwe collega’s? Veel kenniswerkers hebben in de loop van de tijd zelf bedacht, waar ze acties laten en hoe ze vergaderstukken organiseren. Niet per se de meest efficiënte manier.
Veel organisaties hebben een grote voorkeur voor communiceren via e-mail.
Logisch want het is snel, makkelijk en goedkoop. Tegelijkertijd is het communicatiemiddel e-mail zeker niet overal het beste gereedschap voor. Maar zoals Maslow al eens zei: “Voor iemand met een hamer lijkt alles op een spijker.” Vandaar dat op veel plekken e-mail gebruikt wordt om vergaderingen voor te bereiden, samen te werken aan documenten of om afspraken te plannen.
Vraag kenniswerkers hoe goed ze zijn met digitale hulpmiddelen die voor handen zijn en velen zullen aangeven dat ze niet erg handig met die middelen zijn.
Met de groei aan tools en de toegenomen kracht ervan, is dat ook een hele kunst. Naast de klassieke tekstverwerkers en spreadsheets, gebruiken steeds meer organisaties Cloud-opslag met nieuwe manieren om samen te werken, zoals in de Office365-omgeving SharePoint, Teams en Planner. Veel van die mogelijkheden worden niet gebruikt, omdat (enkele) teamleden daar niet bekend of voldoende vaardig mee zijn.
Niet doorduwen, maar aandacht trekken
Met een aantal acties stroomlijn je de aanpak van vergaderingen.
- Als duidelijk is waar vergaderstukken staan, dan wordt het voorbereiden van een vergadering een stuk makkelijker. Het is immers zonde om tijd kwijt te zijn aan het zoeken naar e-mails, nagaan of je de juiste versie van bestanden hebt en terug te moeten mailen met de vraag waar de laatste beloofde update van Fred blijft. Of had je die even gemist?
- In plaats van de weken voor de vergadering stukje bij beetje informatie naar deelnemers van die vergadering door te duwen via de e-mail, zet je de stukken op één vooraf afgesproken plaats neer. Maak bijvoorbeeld een map in SharePoint, waar de agenda en meest recente versie van alle stukken staan. Deelnemers hoeven alleen maar die link te openen om aan de slag te kunnen gaan.
- Kies hoe je informatie deelt aan de hand van systemen die daarvoor bedoeld zijn. Office365 van Microsoft is voorzien van een structuur om bestanden te delen en samen te werken, maar er zijn talrijke mogelijkheden, afhankelijk van voorkeuren. Bestanden zijn te delen via Google Drive of Apple’s iCloud of via diensten als Dropbox. Programma’s als Evernote of OneNote voorzien in samenwerkingsmogelijkheden waarmee je erg goed een vergaderworkflow kunt organiseren. Tenslotte zijn er ook projecttools die samenwerking uitstekend mogelijk maken, zoals Basecamp, Asana, Microsoft Teams of Trello.
- Uiteraard vraagt een nieuwe tool een investering in tijd van alle deelnemers. Geen enkele tool is zo intuïtief dat het een kwestie is van de tool openen en aan de slag gaan. Dat kan leiden tot frictie bij de invoering. Tegelijkertijd moet onkunde met gereedschap dat je kan helpen beter je werk te doen, toch geen reden zijn om dat gereedschap niet te gaan gebruiken. Immers, met alleen een hamer…
- Bespreek bij de start van een nieuw project waar de vergaderagenda, -stukken en de besluitenlijst staan. Houd vervolgens bij of dat voor iedereen vlot werkt of dat er aanpassingen of uitleg nodig is. Uiteindelijk maakt een structurelere oplossing het werken plezieriger en efficiënter. Misschien zelfs wel korter…
Stroomlijn de vergaderworkflow van al je vergaderingen en zorg dat je stukken op de plaats staan waar ze horen. Wel zo opgeruimd!
