Praatje, plaatje
Je begint je presentatie en hebt heel veel te vertellen.
Na enkele minuten zie je dat het taai wordt voor je gehoor om de aandacht erbij te houden. De klassieke presentatie is dat een spreker tekst heeft, het gehoor zit en luistert.
Je mag een presentatie doen over jouw werk voor een potentiële klant. Maar waar begin je?
Je start Powerpoint maar eens en gaat een slidedeck maken. De cursor knippert zenuwachtig op de eerste, lege dia. Er schiet van alles door je hoofd dat relevant is. Maar alles wat je intikt, wis je weer, want het is toch niet de allerbeste opening. Wat een worsteling!
Dia 1 van 91
Bij veel communicatiemiddelen hebben we een standaardbeeld: vergaderen doe je zittend om een tafel en presenteren doe je staand voor een groep met dia’s.
Dat beeld maakt dat er vaak automatisch gekozen wordt voor deze klassieke vorm van presenteren. Pas als je hoort dat er vele manieren zijn om je verhaal over te brengen, zie je dat er iets te kiezen is.
Veel presentatoren richten zich in de voorbereiding vooral op de inhoud.
En vaak staat de inhoud gelijk aan een Powerpoint-slidedeck. Daarmee probeer je in één keer allerlei beslissingen die je te nemen hebt (wat wil je vertellen, welk bewijs heb je, wat zal het gehoor interesseren, wat zijn tegenargumenten, waar open en waar sluit je mee?) in een diavolgorde te krijgen. Dat is een complex denkproces.
De vorm helpt de inhoud
Er zijn veel manieren om een presentatie te geven. Hieronder lees je een aantal stappen die je kunnen helpen die keuze beredeneerd en niet uit automatisme te maken.
- Stel dat je verhaal een groot succes wordt, wat is er dan veranderd bij je gehoor, oftewel wat is je Gewenste Uitkomst? Wat wil je bereiken bij je gehoor? Wil je mensen informeren, van mening laten veranderen, in actie krijgen?
- Wie is je doelgroep? Wat kenmerkt ze? Zie bijvoorbeeld één iemand uit het gehoor levendig voor je en ga eens na wat die persoon vindt van jouw doel.
- Wat is, gegeven je doel en doelgroep, de essentie van wat je wil vertellen? Wat is de rode draad door heel je betoog? Wat is dat wat iemand uit je gehoor na afloop moet kunnen herhalen?
- Welke vorm van presenteren past daar dan het best bij? Er zijn meerdere vormen met elk heel specifieke sterkten die je kunnen helpen je doel en je gehoor te bereiken.
- De demonstratie. Jij laat vooral zien hoe iets werkt, bijvoorbeeld een softwaretoepassing of hoe je een ideaal functioneringsgesprek houdt. Je werkt enkele problemen of vragen die je doelgroep heeft uit en demonstreert die. Geschikt voor doelen waarbij het gehoor iets moet doen en letterlijk en het figuurlijk ‘nog moet zien’.
- De pecha kucha. Een uit de Japanse vormgeverswereld afkomstige presentatievorm, waarbij je 20 dia’s maakt -niet meer en niet minder- en per dia 20 seconden spreektijd hebt. De dia’s gaan automatisch na 20 seconden vooruit. Het aantal dia’s en het tempo maken dat je dia’s visueel moeten zijn. Met te veel detail zou je te veel tekst hebben. Geschikt om snel (6:40 min) een nieuw idee, een concept, gedrag, … te laten zien aan een gehoor.
- De TED Talk. In circa 18 minuten neem je als spreker je gehoor mee om een idee uit de doeken te doen. De nadruk ligt vooral op inspiratie of opinie en minder op de details of techniek van een kwestie. Dia’s kunnen maar als spreker hoor je, liefst op een rode stip, centraal te staan. Geschikt om een nieuw idee te lanceren, dat je goed met tekst kunt overbrengen.
- Het verhaal. Een eeuwenoude vorm van communiceren is verhalen vertellen. Je vertelt een betekenisvol verhaal in geuren en kleuren. De spanning die een goed verhaal eigen is, boeit een gehoor. Daarnaast is een verhaal voor elk gehoor makkelijker om in mee te gaan, dan een betoog waarbij makkelijker weerstand ontstaat. Een idee, wijze les of gedragsverandering zijn met een verhaal met een heldere moraal over te brengen aan een geïnteresseerd, maar ook aan een kritisch gehoor.
- Maak een tekening. Het plaatje waar je naartoe werkt, een model of situatie, kun je ook al pratend opbouwen. Met een flip-over en viltstiften bouw je stap-voor-stap een tekening op. Techniek staat niet in de weg. Geschikt om een concept of model op te bouwen.
- Inventariseer vragen en orden ze. Beweerd wordt dat Socrates alleen maar door vragen te stellen de stelling van Pythagoras aan zijn leerlingen uitlegde. In plaats van te ‘zenden’ kun je ook het gehoor vragen laten stellen, die zelf ordenen of door middel van stemming de volgorde bepalen, en dat de rode draad van een interactieve sessie maken. Geschikt om vooral aan opinies te werken met een kritisch gehoor.
- Durf iets anders te doen en ken jezelf. Een aantal presentatievormen zorgt voor veel impact. Dus kies vooral een nieuwe vorm als die het doel en de doelgroep helpt. Let wel op de vereiste vaardigheden om er een succes van te maken. Eerst vragen inventariseren in plaats van je eigen betoog houden, vraagt flexibiliteit en veel parate kennis. Een verhaal vertellen, vraagt enige expressie. Voor de ene vorm is dus misschien meer oefening nodig, dan voor de andere. Maar, nogmaals, een kleurrijke keuze kan veel opleveren.
Kies voor je eerstvolgende presentatie een nieuwe vorm en verras je gehoor. En jezelf!
