Deze week is het de week van werkdruk. Omdat het steeds meer voorkomt bij kenniswerkers, staan we hier graag bij stil. Werkdruk kan namelijk uit veel verschillende bronnen komen. Het kan in verschillende mate jouw welzijn beïnvloeden. Eén van de bronnen van stress voor veel kenniswerkers is de hoeveelheid binnenkomende berichten, e-mails, updates in Teams-kanalen, vergaderverzoeken enzovoort. Bij meereffect horen we vaak in onze trainingen dat deelnemers hier stress over ervaren.
De voortdurende stroom aan berichten kan voor sommige kenniswerkers bijna een dagvullende taak zijn. Stel je eens voor dat je een aantal dagen vrij bent, waardoor je je inboxen niet hebt bijgehouden. Bij terugkomst zie je tientallen, misschien wel honderden, berichten. Waar begin je? Er zijn kenniswerkers die op zondagavond al spanning ervaren over wat ze de dag erna in hun mailboxen gaan aantreffen, de zogenaamde Sunday scaries.
In veel organisaties leidt werkdruk tot snelle en ondoordachte communicatie. Even snel een vraag aan een collega stellen, een mailtje doorsturen naar een teamgenoot met de vraag de mail op te lossen, een lange discussie via de mail voorleggen aan iemand met de vraag ‘Wat vind jij hiervan?’ of allerlei mensen in het aan- en cc-vak zetten, zonder dat duidelijk is wie waarom genoemd wordt. Deze vormen van communicatie lijken snel en goedkoop maar zijn duur en tijdrovend. Die snelle vraag via de mail leidt vast tot een paar tegenvragen die pas na allerlei op-en-neer gemail opgelost worden. Dat had ook met een telefoontje van 5 à 10 minuten gekund. Meerdere mensen mailen omdat je niet precies weet wie je moet hebben, kun je oplossen door eerst uit te zoeken wie je moet hebben en dan pas te mailen. Uiteindelijk is dit alles efficiënter. En plezieriger.
Een structurele manier om druk te voorkomen is om de manier van communiceren aan te pakken.
Dit kun je alleen of in teamverband doen. Het spreekwoord geldt dan ook: ‘Vele handen maken licht werk’.
Als e-mail een belangrijk communicatiemiddel voor jouw team of project is, denk dan eens met elkaar na over hoe je optimaal e-mail inzet. Als eerste vraag kun je stellen: Wanneer is iets een mailtje is en welke andere communicatiemiddelen zet je in de andere gevallen in? Laat je inspireren door de e-mailetiquette die je vindt op onze website. (https://www.meereffect.nl/stroomlijn-je-e-mailgebruik/).
Wil je echt aan de slag met je communicatie, alleen of samen met je team? Meld je dan aan voor onze Streamline training of lees meer op onze website: https://www.meereffect.nl/streamline-certified/.
