Twee uur de tijd
Je hebt een uur of twee tot de volgende afspraak. Mooi de tijd om eens een wat grotere taak te doen, maar welke?
Je hebt nog wat gevlagde e-mails, maar ook een gespreksverslag ontvangen waar wat acties voor jou inzitten. Je zou natuurlijk ook kunnen werken aan de presentatie die je aanstaande maandag gaat doen. Trouwens, voor die bespreking van straks moet je ook even het verslag van het vorige gesprek nalopen. Waar had je die aantekeningen ook alweer gelaten?
Je ziet dat van alle gevlagde e-mails er eentje is van een nogal veeleisende klant. Die zit al snel in de hoogste boom als iets niet naar zijn zin gaat. Die eerst maar eens doen.
Er is nog veel dat je wilt doen maar als je deze eerst maar eens af hebt, kun je daarna zien wat er verder je aandacht verdient.
Hoe zou het zijn als je op één plaats overzicht hebt over wat je allemaal kunt doen en daaruit een beredeneerde keuze maakt wat je gaat doen.
Dat je iets kiest en je daar goed bij voelt. Ook al omdat je weet wat je nu dus niet doet.
Het laatste en het luidste
Als je geen overzicht hebt over alles wat je kunt doen, is het lastig te kiezen wat je gaat doen. Dat geeft stress.
Velen van ons hebben taken op allerlei plekken staan (e-mail, takenlijst, notities in de smartphone, aantekeningen op een hand-out van een bespreking). Daarmee is het lastiger iets te kiezen, dan wanneer je één takenlijst zou hebben waar al die taken bij elkaar staan.
Nogal eens is de keuze die je maakt als je geen overzicht hebt over wat je kunt doen de keuze voor het laatste en het luidste.
Nieuwe e-mails of chatberichten trekken meer aandacht dan oude, dus de kans dat je die eerder oppakt is groot. Daarnaast zul je waarschijnlijk sneller kiezen iets op te lossen dat anders ‘luid’ wordt, zoals een mondige klant of een assertieve collega. Als er meer op je bordje ligt, is het fijn als de dingen die mogelijk gedoe opleveren eerst maar eens weg zijn.
Een belangrijke bron van stress is het knagende gevoel als je ergens aan werkt dat je misschien heel iets anders zou moeten doen.
Als je keuze om iets te doen willekeurig voelt, weet je dat er heel veel meer is dat je zou kunnen doen. Je kunt er niet gerust op zijn dat dat niet belangrijker is, aangezien overzicht ontbreekt.
Weet wat je niet doet
Een gevoel van controle geeft rust. Dus als je controle hebt over je verplichtingen, bijvoorbeeld omdat ze goed gedefinieerd bij elkaar staan, vermindert dat stress. Kies je dan iets te doen, dan weet je ook wat je niet doet en ook dat helpt enorm om minder stress te ervaren.
- Werk aan een complete takenlijst door dat wat je nog nergens vastgelegd hebt, vast te leggen. Oftewel, doe een minddump. Met een minddump schrijf je alles op wat je aan je hoofd hebt. Als je ervoor gaat zitten, schiet je vast van alles te binnen. Zo heb je net in een bespreking toegezegd een technische vraag van een klant uit te zoeken en in de wandelgang een teamgenoot belooft een overzicht te sturen van een project. Wel toegezegd, maar nog niet vastgelegd! Doe dat nu en neem de tijd om zo volledig mogelijk te zijn.
- Zorg dat je taken concreet omschrijft. In wat wij in Getting Things Done Eerstvolgende Acties noemen. Voorkom te grote, onduidelijke ‘taken’ aangezien de kans groot is dat die blijven staan, of dat je als je die taak ziet elke keer weer moet nadenken waar die ook al weer over ging.
- Kies vanuit dit overzicht een taak en voorkom dat je onbewust de laatste of luidste kiest. Maak een beredeneerde keuze. Wat is het beste dat je nu kunt doen? Misschien kun je een aantal taken al niet doen, omdat je nu niet de tijd ervoor hebt of de juiste personen niet aanwezig zijn.
- Zorg dat je één keer per week minstens je lijst doorloopt en actualiseert. Is het te veel, kijk dan wat je kunt doorstrepen of uitstellen of waarover je met anderen moet heronderhandelen. Vanuit het overzicht dat je nu hebt, kun je ook beter aangeven dat je vol zit of dat bepaalde deadlines risico lopen niet gehaald te worden.
Werk eraan overzicht te krijgen, zodat je je ook goed voelt bij wat je niet doet.
