Je kunt je tijd maar één keer besteden.
Anders dan bij geld kun je tijd niet meer inhalen. Dus is het slim om te weten welke activiteiten echt de moeite waard zijn en welke eigenlijk niet.
Weet jij welke projecten het hoogste rendement opleveren voor jouw werk- of levensdoelen? Tijd om te rade te gaan bij een econoom, Vilfredo Pareto en zijn 80/20 regel.
Hoe kantoorwerk precies in elkaar zit is meestal niet zo duidelijk als borden wassen in een restaurantkeuken of vloeren boenen in een museum.
Werken met je hoofd vraagt erom dat je zelf tijd en energie investeert om na te denken hoe je werk in elkaar zit. En dan niet één keer, maar met enige regelmaat: voor je het weet steek je je tijd en energie in iets wat toch niet ècht ergens toe leidt.
Het Paretoprincipe is een handige manier om af en toe te toetsen waar jij je tijd en energie het beste in kunt steken.
Wanneer je een lijst zou maken van alle mogelijkheden die je vandaag hebt om je tijd te besteden, zou je waarschijnlijk een flink aantal regels op moeten schrijven. Je kunt dus kiezen. Nee: je moet dus kiezen.
80% van het resultaat door 20% van de oorzaken
Het Paretoprincipe gaat ervan uit dat 80% van de resultaten veroorzaakt wordt door 20% van de oorzaken.
80 procent van de winst komt misschien wel bij 20 procent van je klanten vandaan. En 20 procent van je collega’s zorgt voor 80 procent van de stress. En zo ontstaat 80 procent van het resultaat van je werk door slechts 20 procent van al je inspanning.
Of je dit statistisch hard kunt maken is niet echt belangrijk, je kunt ook rustig 60/40, 75/25 of zelfs 90/40 tegenkomen, als manier om na te denken is het geniaal.
Zodra jij weet wat in jouw geval die 20 procent zijn, kun je je daarop focussen en daar extra tijd, geld en energie in investeren.
Juist de inspanningen die de resultaten beter maken, wil je vermeerderen. En de activiteiten die weinig opleveren wil je verminderen.
Pareto in zes lagen
Je zou het Pareto principe kunnen combineren met het zeslagenmodel van David Allen.
Gebruik dit model om te ontdekken waar je onnodige tijd investeert en waar je meer winst zou kunnen behalen. Hieronder vind je voor elke laag uit het model van Allen een aantal op Pareto gebaseerde vragen. Laat je daar niet door beperken en verzin voor de lol af en toe 80/20 vragen voor jezelf of je collega’s en/of vrienden.
De grond: agenda en acties
- Kijk eens naar je inbox. Kun je 20 procent van de mails aanwijzen die vandaag het allerbelangrijkst zijn? Dan kun je die misschien wat uitgebreider beantwoorden en de rest een stuk vlotter afwerken
- Hoeveel vergaderingen heb je deze week? Zijn ze allemaal even belangrijk voor je? Als je 20 procent van de vergaderingen zou moeten schrappen – welke vergaderingen zouden dan als eerste jouw aanwezigheid moeten missen?
- Heb je deze of volgende week afspraken gepland waarvoor je buitensporig veel reistijd kwijt bent? 80 procent reizen ten opzichte van 20 procent ontmoeten bijvoorbeeld? Is daar misschien nog iets aan te doen?
Op horizon 1: actuele projecten
- In de loop van de weken en maanden stapelen de projecten zich op, maar welke 20 procent van je projecten is ècht het allerbelangrijkst?
- Is er een manier te bedenken om deze belangrijke projecten extra effectief te maken?
- En kun je misschien die andere projecten minder tijd en aandacht geven?
- Of kun je misschien zelfs 20 procent van je projecten beter helemaal stoppen?
Op horizon 2: je rollen en verantwoordelijkheden
- Welke rollen en verantwoordelijkheden voegen weinig toe aan je leven, terwijl ze wel buitensporig veel tijd kosten?
- Is het bijvoorbeeld ècht nodig om 16 uur per week aan de website van de volleybalvereniging te sleutelen? Kun je niet een simpeler website maken die je in 2 uur bij kunt werken?
Op horizon 3: de komende één tot twee jaar
- Welke 20 procent van de doelen voor het komende jaar vind je het meest belangrijk? Hoe zorg je ervoor dat je die doelen in ieder geval haalt?
- Zou je die andere 80 procent van je doelen wel laten staan op je checklijst?
Op horizon 4: de komende drie tot vijf jaar
- Als je naar de middellange termijn kijkt, op welke interessegebieden wil je dan focussen? Maak eens een complete lijst met alles wat je interessant vindt en kies dan weer 20 procent om je ècht verder in te verdiepen.
Op horizon 5: de zin van je leven
- Wat is voor jou ècht belangrijk als je het over je hele leven hebt? Kom je aan die dingen ook toe? Is er een manier om meer tijd (80 procent?) vrij te maken voor die ècht belangrijke 20 procent?
Hoe hoger in het model je komt, hoe groter de impact van een goede 80/20 beslissing.
Wanneer je betere keuzes maakt over jouw doelen voor de komende 5 jaar heeft dat natuurlijk meer invloed dan je e-mails voor de komende 5 dagen.
En ja, je kunt de vragen ook andersom stellen en beantwoorden door te beginnen bij horizon 5 en dan af te dalen naar de begane grond. Het is maar net wat jouw voorkeur heeft.
Wanneer je de Paretosmaak eenmaal ècht te pakken hebt, kan ik je nog het boekje ‘Een werkweek van 4 uur’ van Timothy Ferriss aanraden. Al is het maar om je aan het denken te zetten…
