Veel kenniswerkers worden omringd met relevante kennis.
Er is ook zo veel interessants! Waar laat je nu dat materiaal, zodat je het terugziet en er nog eens echt over nadenkt? Voor je het weet, heb je er weer een leesstapel bij die alleen maar toeneemt of een map met artikelen die voller wordt, maar die je eigenlijk nooit gebruikt. Of een vergeten folder in de Verkenner.
Waar laat je het allemaal?!
Gebruik de Later/Misschien lijst voor alle items waar je nu geen Eerstvolgende Actie voor bepaalt, maar die je nog eens terug wilt zien. Zowel voor je eigen ideeën als voor van alles dat op je afkomt waar je nu geen actie op wilt nemen.
Vrij parkeren
Hoe zou het zijn als je al die ideeën, teksten en al dat waardevolle gedachtegoed makkelijk op een plaats kon parkeren, die makkelijk toegankelijk is en die je er bij onderhoudsrondes in de toekomst graag weer tevoorschijn haalt?
Later/Misschien is een beetje anders
De Later/Misschien lijst is, anders dan de agenda en Eerstvolgende Acties lijst, niet de plaats voor concrete, urgente acties. Daardoor krijgt deze lijst weleens minder aandacht. Uiteraard gaat er weleens iets mis als je de lijst nooit ziet: je mist de kans opnieuw te beslissen over items die nu niet tot actie leiden.
Vaak start je de Later/Misschien lijst op dezelfde plaats waar je ook je andere lijsten hebt, maar dat is niet per se de beste keuze.
De Later/Misschien lijst pak je op momenten van reflectie, dus die mag op een andere plaats staan als dat beter is voor de inhoud en het gebruik van die Later/Misschien lijst. Dus de Eerstvolgende Acties lijst en agenda in Outlook en je Later/Misschien lijst in Evernote of in een Moleskin? Dit kan als dat beter voor jou werkt.
Wat werkt voor jou?
- Ga na wat voor jou de meeste Later/Misschien items zijn. Zorg dat je die items makkelijk naar je Later/Misschien lijst kunt zetten. Komen die uit e-mails, webpagina’s, gesprekken, individuele brainstormen, vergaderingen, boeken die je digitaal of op papier leest? Kortom, veel digitale vergaderstukken met ideeën de je vast wilt houden, dan is Evernote een mooie verzamelplek, terwijl je tijdens gesprekken en individuele brainstormsessies wellicht een ruime Moleskin wilt gebruiken. E-mails zijn binnen je e-mailprogramma op te slaan, maar ook te kopiëren naar een spreadsheet of te e-mailen naar Evernote. Dat is gedoe voor allerlei dagelijkse acties, maar om een waardevol idee op te slaan, zijn die paar handelingen doorgaans minder een probleem.
- Op welke manier wil jij tijdens momenten van reflectie graag je ideeën, uitgestelde projecten en interessante ontwikkelingen terugzien? Misschien is die lijst in de Outlook-taken lekker efficiënt of juist heel saai? Blader je graag door een notitieboek? Browsen door Evernote door het notitieboek Later/Misschien, waarbij je geclipte websites en gefotografeerde flip-overs terugziet? Ga je het liefste staan voor je whiteboard met allerlei knipsels en notities en mindmaps of wil je een compacte lijst naast je takenmanager die je mobiel kunt raadplegen?
- Al heb je nog niet de ideale vorm en plaats voor je Later/Misschien lijst, zorg ervoor dat je regelmatig je Later/Misschien lijst bekijkt. Voor elke lijst in je systeem geldt dat als je die niet regelmatig terugziet, het vertrouwen erin afneemt. Dat maakt dat wanneer je een item op die lijst parkeert, een deel van jou er niet gerust op is dat dit item ooit nog opduikt. Daarmee is het niet uit je hoofd.
Kies voor jouw Later/Misschien lijst een vorm die je makkelijk kunt vullen, waardoor je periodiek al je waardevolle geparkeerde items opnieuw terugziet en je voordeel kunt doen met alles wat je voor Later/Misschien had bewaard.
