Met de nieuwe maatregelen omtrent het Coronavirus zijn er veel mensen die vanuit huis werken en misschien ben jij daar een van. Als je thuiswerkt, moet je nog wel samenwerken en overleggen. En omdat je niet naast elkaar zit, wordt het nog belangrijker om dat goed te doen. Dat kan met onderstaande tips prima. Sterker nog, wie weet lopen je vergaderingen met iedereen op afstand effectiever en efficiënter dan in een zaaltje bij elkaar.
Welke tools ga je gebruiken?
Om te beginnen is het belangrijk na te denken over de tools die je hiervoor gaat gebruiken. Tegenwoordig zijn er vele middelen beschikbaar, denk aan Teams, Skype, Zoom of GoToMeeting. Als jullie al tools hebben en gebruiken, gebruik die dan nu ook. Zorg anders eerst dat iedereen weet welke tool er gebruikt wordt, die tool ook gedownload heeft en ingelogd is en ermee kan werken. Om met elkaar te overleggen, zijn ze allemaal krachtig genoeg.
Efficiënt en productief online vergaderen.
Zodra je de juiste tool hebt gevonden, is het handig om van tevoren na te denken hoe je een online vergadering zo efficiënt en productief kunt mogelijk laten verlopen. We hebben een aantal tips en aandachtspunten voor je op een rijtje gezet.
1. Ga na wat het doel van de bijeenkomst is.
Denk goed na of een online bespreking past bij jouw doel. Is het doel bijvoorbeeld kennisuitwisseling, dan is het misschien handiger een document te maken of samen aan een document te werken. Iedereen kan dan in zijn eigen tempo kennis verwerken, toetsen en eventuele toevoegingen doen. Als er interactie nodig is, dan is online vergaderen handig.
2.Videobellen of telefonisch bespreken?
Videobellen geeft een betere garantie op aandacht dan telefonisch vergaderen. Videoconferenties hebben als voordeel dat je elkaar ziet, schermen kunt delen, chat-opties hebt naar allen of enkelen en een opname kunt maken. Allemaal zaken waardoor je meer en beter informatie kunt verwerken en delen. Telefonisch overleggen kan op heel veel plekken, dus weet je niet waar iemand ook aandacht voor heeft.
3. Maak de agenda concreet en beperkt in tijd.
Met een concrete agenda die je in beperkte tijd doorloopt, is het makkelijker de aandacht goed bij het overleg te houden. Vanachter je eigen scherm is toch anders dan bij elkaar in een ruimte. Plan eventueel een nieuw overleg later op de dag als je ondertussen zaken hebt uitgewerkt. Sluit ook elk agendapunt af met een samenvatting van de beslissing of de actiepunten.
4. Voorkom te laat inbellen.
Net als bij een fysiek overleg, wil je ook hier dat de bespreking op tijd begint en dat alle betrokkenen tijdig aanwezig zijn. Zorg er dus voor dat de voorzitter/host al 10 minuten eerder inlogt en geef eventueel een inbeltijd en een starttijd.
5. Spreek af om alleen met de bespreking bezig te zijn.
Uiteraard heeft ieders laptop of desktop een wereld aan afleiding, dus maak vooraf de afspraak om alleen met de bespreking bezig te zijn. Spreek elkaar daarop aan als je iemands blik ziet afdwalen of iemand fiks hoort typen of klikken.
6. Begin met een korte check-in.
Wie is er en waar? Zorg er voor het begin van de vergadering voor dat iedereen aangehaakt is en dat de deelnemers elkaar even zien, horen of lezen. Op deze manier heeft iedereen de tijd om elkaar even kort te spreken en begroeten.
7. Is de bespreking niet effectief? Doe dan een korte time-out en bespreek wat er hindert.
Te vaak accepteren deelnemers in besprekingen onduidelijke leiding, slechte voorbereiding, dominante deelnemers, onderonsjes of deelnemers die mail verwerken tijdens de bespreking. Je bent vast niet de enige die er last van heeft en na afloop erover mopperen helpt niemand. Bespreek het dus, vraag wat er hindert en wat er nodig is om effectief weer verder te gaan.
8. Wees explicieter in beurtwisselingen.
Doorgaans kan maar één iemand het woord hebben, dus wees explicieter in beurtwisselingen. Stel geen open vraag (wat vinden jullie, wie wil daar iets over zeggen?), maar stel vragen aan specifieke personen (Fred, wat vind jij?). Of laat in de chat mensen ‘hun hand opsteken’ of aangeven dat ze wat willen zeggen, zodat je ze het woord kan geven. Hummen en andere non-verbale bevestiging is fijn, maar kan ertoe leiden dat de software jou in beeld brengt als spreker. Maak ook gebruik van de mogelijkheden om deelnemers te ‘muten’ als dat handiger is.
Getting Things Done Live Online training
Het is ons gelukt om een tijdelijke online variant van de GTD training op te zetten waar we dezelfde kwaliteit en leeropbrengst bieden als met onze live training. Lees hier meer!
