De dag start beter met een dagstart

Niet vandaag!

Het gaat de hele dag door: chatberichten, collega’s die iets willen bespreken, ook nog twee overleggen waar je eigenlijk niet op zit te wachten. Op zich hoort het allemaal bij je werk, maar je wilde vandaag juist meters maken met inhoudelijk werk dat nodig is voor de levering aan een klant over een paar weken. En morgen lukt dat ook al slecht door een bezoek van een andere klant. Je baalt dat het net allemaal samenkomt vandaag. Zo wordt die levering haastwerk. Of andersom: je schiet een collega aan voor een vraag, maar die kijkt amper op van zijn beeldscherm. Kennelijk stress van een deadline?

De voortgang die één persoon maakt, heeft invloed op het werk van het hele team. Je bent van elkaars werk afhankelijk. Je geeft elkaar input, kijkt een tekst na, bouwt verder op de start die anderen gemaakt hebben. Je hebt informatie van elkaar nodig. Als jij pas vlak voor de deadline in actie komt, betekent dat ook wat voor je collega’s, als zij nog moeten reviewen of goedkeuren. Als zij hun prioriteiten verleggen, heb jij daar ook mee te maken. Dat is niet erg, behalve als het steeds leidt tot onnodige urgente klusjes.

Stel je eens voor dat je precies weet wie vandaag even uit de wind gehouden moet worden en wie extra hulp nodig heeft? Door meteen ’s ochtends even mee te kijken of te overleggen, help je elkaar verder zodat je die dag goede voortgang kunt boeken. Heerlijk om zo samen te zorgen dat het werk tijdig afkomt!

Je kan geen rekening houden met wat je niet weet

Als je onvoldoende afspraken hebt over samenwerking en er geen (frequent) vast moment is om wijzigingen te bespreken, stoor je elkaar dus vaker. Prioriteiten veranderen continu. Er belt een klant met een probleem. Er is een ontwikkeling in het nieuws, waarop gereageerd moet worden. Tijdens je werk ontdek je iets dat verder uitgezocht moet worden of waar je iemand anders bij nodig hebt. Dat vraagt flexibiliteit en afstemming.

Als je niet goed weet waar iemand mee bezig is, kan je er ook geen rekening mee houden. Als je samen ergens aan werkt, kan je elkaar helpen. Bijvoorbeeld een actie op je nemen, meedenken over een oplossing of elkaar juist met rust laten om concentratiewerk te kunnen doen. Maar dat kan alleen als je snel en frequent genoeg deelt wat er speelt en wat de voortgang is.

Start de dag goed met een dagstart

Een goed begin is het halve werk . In plaats van ‘gewoon’ aan het werk te gaan, start je de dag gezamenlijk zodat je rekening kunt houden met elkaars plannen voor de dag.

  • Bepaal de gewenste uitkomst van het houden van een dagstart. In de standaard dagstart die methodes als Lean hebben, gaat het erom dat bekend is hoe ver je gister gekomen bent, wat je vandaag gaat doen en of je nog collega’s nodig hebt. Zo houdt iedereen zicht op de voortgang en kan je gezamenlijk zorgen dat je goed reageert op ontwikkelingen. Wat zou het jullie opleveren als je dit van elkaar weet?
  • Plan de dagstart de komende maand in. Niet al je collega’s of projectteamleden hoeven tegelijk op het werk te starten, plan het op het moment dat iedereen binnen is. Fysiek als het kan, maar in een skype-call kan natuurlijk ook.
  • Houd het kort. Het is een update, geen vergadering. In het kort: gisteren gedaan, vandaag van plan, wie heb ik nodig. Dat laatste stimuleert ook om te delen waarmee je vastzit, zodat je hulp kan krijgen. Schrijf bespreekpunten eventueel snel op een flip-over of whiteboard, zodat de mensen die zaken verder bespreken na de dagstart, een lijstje hebben. Het helpt om de dagstart staand te doen en het voorzitterschap kan rouleren.
  • Zorg dat iedereen voorbereid is. De dagstart verliest zijn waarde als deelnemers ter plekke hun geheugen afgraven, wat gisteren ook alweer voor een dag was en niet scherp hebben wat vandaag op de agenda staat.  

Plan de dagstart met je collega’s in en bespreek de voortgang van het werk.

Gratis GTD mini-training

© Copyright 2005-2019 meereffect, alle rechten voorbehouden.

Naar boven