Te veel of te weinig planning
Bij een beetje project hoort een plan, maar voor je het weet is het vooral veel werk om dat plan bij te houden. Je maakt voor het komende jaar een plan met mijlpalen, producten, bemensing. Maar vlak na de start blijkt dat de helft van het team op een ander project ingezet gaat worden. Daar gaat je plan…
Hè, lekker, even ’s avonds ontspannen op de bank. Maar je project blijft maar door je hoofd spoken. Heb je wel overal aan gedacht? Zouden we niet ook een extra review moeten doen met de belangrijkste klanten? Klopt de websitetekst na de invoering nog wel? Het laat je niet los.
Hoe zou het zijn als je de goede balans vindt tussen voortgang en planning? Je hebt een planning die helpt om goed aan het werk te zijn, je weet wat er speelt, maar je kunt ook flexibel omgaan met veranderingen en plant geen zaken die je toch nog niet weet. Je bent onderweg naar je Gewenste Uitkomst en hebt voldoende zicht op acties om vooruit te komen.
Meten is weten?
Meten is weten. Dus wil je weten hoe ver je bent, welk percentage iets af is, weten wat er nog te doen is. Bij een bouwproject is het fijn als dat wat preciezer gepland wordt. Maar bij kenniswerk weet je het vaak niet vooraf. Je maakt een inschatting, maar je weet vooraf de uitkomst nog niet. In veel organisaties wordt steeds flexibeler gewerkt, met kortcyclische methodes zoals Scrum waarin je steeds een stukje aanpakt en niet meer alles vooraf helemaal plant en doorrekent.
Soms denken we niet genoeg na. Met enthousiasme en daadkracht hup een vergadering organiseren, mailtjes tikken om een idee te lanceren of probleem te benoemen. Dat kan heel productief voelen, maar leidt soms niet tot het resultaat dat je eigenlijk wilt. Het kan ook juist lastig zijn om tot acties te komen – waar moeten we eigenlijk beginnen? Wat is nu precies het doel? Zouden we niet veel meer mensen moeten betrekken? Kan het niet veel simpeler? Door zoveel analyse wordt het dan weer lastig te starten.
Natuurlijk moet je plannen, maar niet teveel
Om te zorgen dat je precies genoeg plant, gebruik je de volgende richtlijnen.
- Plan zo min mogelijk. Soms is er niet meer nodig dan een Gewenste Uitkomst en een Eerstvolgende Actie.
- Als je er nog aan denkt, is meer planning nodig. Kennelijk is er nog iets wat je aandacht heeft, is het toch niet zo eenvoudig of overzichtelijk als je eerst dacht. Er is dus iets meer planning nodig, te beginnen met een minddump om alles te noteren rondom het project waar je nog aan denkt. Verwerk dat weer in acties.
- Maak onderscheid tussen acties die je kunt doen en mogelijk toekomstige acties. Eerstvolgende Acties mogen uiteraard op je actielijst. Zet acties waarvoor eerst nog iets anders moet gebeuren of aandachtspunten waar je rekening mee wilt houden, eigenlijk je denkwerk rondom dit project, op een aparte plek. Dat kan in een apart document op papier of digitaal, in een notitie in bijvoorbeeld OneNote, op een planbord-achtige omgeving zoals in Microsoft Planner of Trello.
- Beoordeel wekelijks of je project goed loopt. Schrijf nieuwe Eerstvolgende Acties op je lijst, pak je aantekeningen erbij om na te gaan of je afkoerst op het tijdig halen van je resultaat.
- Is de voortgang in het project onvoldoende? Richt je op het definiëren van Eerstvolgende Acties. Wat kan je zelf nog meer doen, wat kunnen anderen nog meer doen? Wacht je nog op anderen? Vraag dan wanneer ze hun reactie gaan geven of wat ze nodig hebben om dat sneller te doen.
- Is er onduidelijkheid in het project? Waar zit de onduidelijkheid? Het waarom van het project? De criteria en principes die je gebruikt om beslissingen te nemen in het project? Hoe je het gaat realiseren? Wat de acties precies zijn? Dit zijn onderdelen van het Natuurlijk Planningsmodel die je helpen om te ontdekken waar het probleem zit. Definieer acties om de onduidelijkheid op te heffen, zodat je weer verder kunt.
Zorg voor precies genoeg planning en doorloop het Natuurlijk Planningsmodel voor een project dat niet lekker loopt.
