Lange termijn wordt lange baan
Je hebt vast van die projecten die op de een of andere manier steeds doorschuiven.
Je zou bijvoorbeeld het kwartaalplan voor volgend kwartaal maken of een verbetervoorstel uitwerken en ook deze week lukte het niet daar echt iets aan te doen. Interessant en uitdagend denkwerk, dus het is niet dat je het niet wìl oppakken.
Hoe vaak denk je als je met kunst- en vliegwerk een deadline haalt: “Dat doe ik volgende keer anders! Dan begin ik op tijd.”
Toch is er ook als het nieuwe project niet urgent is, een wereld aan urgente zaken die je van die niet-urgente taak afhouden: onbeantwoorde e-mails, chatberichten over een project dat niet lekker loopt, een vraag van een ongeduldige klant. Dat kun je niet zomaar negeren.
Kan het ook anders?
Stel je voor dat je in jouw werkweek een mooie balans vindt tussen de zaken die om jouw aandacht vragen en de taken waarmee je structureel bouwt aanlange termijnbelangen. Dat je dag in dag uit momenten vindt om in alle rust aan strategische zaken te werken die nog geen haast hebben.
De waan van de dag
Als je een dag begint met e-mails en een aantal urgente telefoontjes, dan is het lastig daarna te switchen naar een complexe taak die veel concentratie vraagt.
Andersom is makkelijker. De dag beginnen met zogenaamd diep werk is voor veel kenniswerkers natuurlijk, omdat dat het moment is waarop zij het makkelijkst geconcentreerd werken.
Als je op je takenlijst grote, complexe taken hebt staan, kan het lastig zijn om daar tijd voor te vinden in een werkweek.
Wanneer heb je tijd om meerdere uren aan een project te werken? Een taak als ‘Innovatieplan schrijven’ of ‘Begroting Q2 maken’ kan zo overweldigend zijn dat je daar niet snel aan toekomt.
Veel kenniswerkers zijn gewend aan snelle antwoorden op vragen die ze elkaar tijdens het werk stellen of die via chat of e-mail voorgelegd worden.
Uit een onderzoek van Yahoo blijkt dat de helft van de gebruikers van hun e-maildienst een e-mail gemiddeld binnen 47 minuten beantwoordt. Jongeren binnen die groep wachten doorgaans niet langer dan 13 minuten met antwoorden. Als dit soort reactietijden normaal gevonden worden, is dat funest voor je concentratie maar ook voor de tijd die je jezelf gunt om weg te zijn van alle inboxen.
Grote keien en kiezels
Je kunt een aantal acties doen om meer tijd te maken voor de lange termijntaken.
- Zorg voor overzicht over je lange termijnambities door een complete lijst met al je projecten te hebben. Stap één naar tijd vinden voor lange termijnzaken, is ze in kaart brengen. Dus op welke projecten heb je ‘ja’ gezegd?
- Loop tenminste één keer per week in je Wekelijks Onderhoud je Projectenlijst door en ga na welke projecten meer aandacht vragen. Welke projecten lopen niet snel genoeg? Die projecten worden je prioriteitsprojecten de komende weken.
- Heb voor elk project minstens één concrete Eerstvolgende Actie. Zo’n eerste stap zorgt ervoor dat ook grote en complexe projecten een begin hebben, waar je makkelijker tijd voor vindt dan wanneer je geen heldere start-actie gedefinieerd hebt.
- Bovenstaand betekent dat je in je Wekelijks Onderhoud enkele weken vooruitkijkt en eerst plaats maakt voor jouw prioriteitsprojecten en de Eerstvolgende Actie bij die projecten. Misschien lukt dat op je thuiswerkdag of begin je er je dag mee, voordat je e-mails bekijkt. Je kunt het ook in een dagstart of weekstart met je team bespreken en nagaan hoe je elkaar langere blokken ononderbroken werktijd gunt. Door met anderen te bespreken dat je aan grotere taken wil werken, zorgt meteen dat anderen ernaar gaan vragen. Dat levert soms net wat meer druk om die taken ook echt te doen.
- Kijk in je Wekelijks Onderhoud terug en ga na welke vragen, acties, personen jou van je grote taken afhouden. Wat is eraan te doen om die onderbrekingen beter te managen? Onderbrekingen en ad hoc-werk hoort in meer of mindere mate bij elke baan, maar je zult zien dat als je terugkijkt niet alle ad hoc of urgentie even urgent is. Worden veel vragen gesteld uit gemakzucht en kunnen teamgenoten de antwoorden ergens vinden? Dring erop aan. Of maak bespreekpuntenlijstjes voor elkaar die je periodiek afwerkt in plaats van elkaar voortdurend te storen.
Kijk eens naar je agenda voor volgende week en plan de grote taken in!
